Организация эффективной деятельности команды

4.1. При организации работы над проектом необходимо решить две главные задачи:

– формирование команды проекта;

– организация эффективной работы команды.

В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций и отдельных специалистов. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его реализацию. Специалистов и организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта, в состав которых входят: заказчики, инвесторы, проектировщики, поставщики ресурсов, подрядчики, консультанты, финансовые институты-банки и, наконец, команда проекта, возглавляемая руководителем проекта – менеджером проекта.

Следует отметить, что участники проекта – категория более широкая, чем команда проекта.

Команда проекта – это одно из главных понятий управления проектами. Количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренным проектом. Как правило, лидеры (менеджеры) функционально или предметно ориентированных групп специалистов и составляют команду управления проектом. Лидеры групп – это руководители, координаторы усилий всех членов группы; члены группы – непосредственные исполнители, которые имеют возможность сосредотачиваться на конкретной работе.

Взаимоотношения участников проекта внутри команды проекта раскрывает её организационная структура. Существуют два основных принципа формирования команды для управления проектом.

Первый принцип: ведущие участники проекта – заказчик и подрядчик – создают собственные группы, которые возглавляют руководители проекта, соответственно, от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта, руководитель от заказчика или от подрядчика может являться руководителем всего проекта. Руководитель проекта во всех случаях имеет собственный аппарат сотрудников, осуществляющих координацию деятельности всех участников проекта.

Второй принцип: для управления проектом создаётся единая команда во главе с руководителем проекта. В команду входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функций, согласно принятому распределению зон ответственности. Система управления командой проекта включает организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, а также осуществляет функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного хода работ и завершения проекта.

Методы формирования команды проекта. Различают четыре основных подхода к формированию команды:

1) целеполагающий (основанный на целях);

2) межличностный;

3) ролевой;

4) проблемно-ориентированный.

Целеполагающий подход (основанный на целях) позволяет членам команды лучше ориентироваться в процессах выбора и реализации общих групповых целей проекта.

Межличностный подход сфокусирован на улучшении межличностных отношений в команде и основан на том, что межличностная компетентность увеличивает эффективность деятельности команды. Его цель – увеличение группового доверия, поощрение совместной поддержки, а также увеличение внутрикомандных коммуникаций.

Ролевой подход – проведение дискуссий и переговоров среди членов команды относительно их ролей.

Проблемно-ориентированный подход (через решение проблем) предполагает организацию заранее спланированных серий встреч с группой специалистов в рамках команды, имеющих общие организационные отношения и цели. Подход включает в себя последовательное развитие процедур решения командных проблем и затем достижение главной командной задачи.

Главная цель формирования команды – создание самостоятельного управления и решение своих проблем. Этот процесс может не реализовываться сразу же, а в течение длительного времени.

В активной стадии процесса выделяются четыре основные цели:

– изменение набора целей или приоритетов;

– анализ и распределение направлений работы;

– анализ норм, способа принятия решений;

– определение взаимосвязей между людьми, выполняющими работу.

4.2. После разработки стратегии формирования команды проекта осуществляется кадровое планирование, которое основывается на знании ответов на следующие вопросы:

– сколько специалистов, какой квалификации, когда и где потребуется;

– каким образом можно привлечь нужный персонал и сократить определенное количество излишнего персонала;

– как лучше использовать персонал в соответствии с его способностями, умениями и внутренней мотивацией;

– каким образом обеспечить условия для развития персонала;

– каких затрат потребуют запланированные мероприятия.

Оценка потребности проекта в персонале может носить количественный и качественный характер.

Количественная оценка потребности в персонале, призванная ответить на вопрос «сколько?», основывается на анализе предполагаемой организационной структуры команды проекта (уровни управления, количество подразделений, распределение ответственности), требований технологии производства (форма организации совместной деятельности исполнителей), маркетингового плана (план реализации проекта, поэтапность развертывания работ), а также прогнозе изменения количественных характеристик персонала (с учетом изменения технологии, этапов проекта). При этом важной является и информация о количестве заполненных вакансий.

Качественная оценка потребности в персонале – попытка ответить на вопрос «кого?». Это более сложный вид прогноза, поскольку вслед за анализом, аналогичным для целей количественной оценки, должны учитываться ценностные ориентации, уровень культуры и образования, профессиональные навыки и умения того персонала, который необходим команде проекта.

Следует отметить, что подбор и оценка персонала представляют одну из значимых управленческих функций управления персоналом проекта. При подборе персонала могут быть использованы как внутренние, так и внешние источники.

Основными критериями оценки персонала являются:

– уровень образования и профессиональной подготовки;

– производственный опыт и практические знания;

– организаторские качества;

– манера держаться (опрятность и аккуратность, вежливость, корректность, умение владеть собой, обаяние, обязательность, честность, уверенность в себе);

– целеустремленность (стремление получать новые знания и навыки, энергичность, инициативность);

– интеллектуальные способности (общая эрудиция, способность к абстрактному мышлению, внимательность, умение вести переговоры);

– состояние здоровья, возраст.

Данные критерии оценки носят общий характер. Реализация в практической деятельности предполагает их конкретизацию применительно к должности.

Важнейшую роль при работе над проектом играет подготовка и переподготовка руководителей и специалистов команды проекта. Её проведение может осуществляться двумя путями.

Первый путь – это повышение профессионально-квалификационного уровня персонала. Система повышения квалификации включает: краткосрочные (от 2–3 дней до года) курсы переподготовки, осуществляемые вузами, бизнес-школами, в том числе зарубежными, институтами повышения квалификации и т.п. По большинству учебных планов существуют федеральные и мировые стандарты (финансовый менеджмент, управление проектами, управление персоналом).

Второй путь – обеспечение активности, заинтересованности и профессионализма персонала в реализации проекта. В рамках этой проблемы возникают следующие задачи развития персонала, в первую очередь, управленческого:

– умение определить своё место и роль в процессе управления проектом, понимание целей и стратегии проекта в целом и функций в рамках команды проекта;

– умение четко сформулировать ключевые проблемы и задачи, которые должны решаться его подразделением и персонально;

– получение знаний по современным подходам и методам решения задач управления проектами;

– освоение методов и навыков эффективной работы подчиненных и прежде всего мотивации их работы на требуемые результаты.

Для решения перечисленных задач необходима целевая подготовка, привязанная к реальным практическим задачам управления проектами и в частности управления человеческими ресурсами проекта. Достичь этого результата можно с помощью привлечения консультантов из специализированных фирм и предприятий, имеющих необходимый опыт, а также сотрудников зарубежных фирм.