Основные сведения. Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данные о клиентах проживающих в определенном регионе

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данные о клиентах проживающих в определенном регионе, данные о торговых операциях за какой-то период и т.д.). Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице. В Access запросы делятся на QBE–запросы (Query by Example – запрос по образцу) и SQL–запросы (Structured Query Language – структурированный язык запросов), при создании которых применяются операторы и функции языка SQL.

Этапы создания запросов на выборку в режиме конструктора:

· определение таблиц или запросов, на основании которых будет создаваться новый запрос;

· выбор полей, участвующих в запросе;

· определение порядка сортировки записей динамической таблицы;

· определение полей, которые должны быть выведены в динамической таблице;

· определение условий выборки данных;

· сохранение запроса.

Для создания запроса в режиме конструктора следует:

· в окне базы данных выбрать вкладку Запросы;

· нажать на кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных (или ссылку Создание запроса в режиме Конструктора);

· открывается окно Конструктора запросов и диалоговое окно Добавление таблицы, в котором надо выбрать нужные таблицы (или запросы) нажатием кнопки Добавить. После добавления всех нужных таблиц окно Добавление таблицы надо закрыть.

В строке заголовка окна Конструктора запроса указывается имя запроса (новому запросу по умолчанию присваивается имя Запрос1). Окно конструктора запросов состоит из двух частей. В верхней части окна находятся списки полей тех таблиц или запросов, на основе которых строится данный запрос, в нижней части окна располагается бланк запроса.

Каждая строка бланка запроса выполняет определенную функцию:

· Строка Поле используется для выбора полей;

· Строка Имя таблицы позволяет определить, какой таблице принадлежит поле;

· В строке Сортировка указывается тип сортировки записей;

· Строка Вывод на экран позволяет указать те поля, которые должны быть выведены в динамической таблице;

· Строка Условие отбора используется для ввода условия выбора данных.

После добавления таблиц в окно Конструктора запросов необходимо из этих таблиц выбрать поля, участвующие в запросе, несколькими способами:

· Перетянуть мышью поле из списка полей таблицы в верхней части окна конструктора в нужный столбец бланка запроса;

· Выбрать нужное поле двойным щелчком мыши в списке полей соответствующей таблицы (при этом оно будет помещено в следующий свободный столбец бланка запроса);

· Выбрать нужное поле из раскрывающегося списка строки Поле.

Для включения в запрос всех полей некоторой таблицы надо сделать двойной щелчок мышью по строке заголовка списка полей этой таблицы. При этом каждое поле будет помещено в отдельный столбец. Можно перенести знак *, находящийся в начале каждого списка полей, приведенных в верхней половине окна, в бланк запроса. В этом случае имя поля в бланке запроса будет содержать имя таблицы, за которым следует точка, а затем – символ *, что означает выбор всех полей исходной таблицы.