Допустимые в MS Access типы данных, их назначение и допустимые размеры

Тип данных	Назначение	Размер
Текстовый	· текст; · комбинация текста и чисел; · числа, не требующие вычислений (номера телефонов, почтовые индексы)	до 255 символов
Поле МЕМО	длинный текст или числа (например, примечания или описания)	до 65 535 символов
Числовой	числовые данные (целые, дробные), используемые для математических вычислений	1,2,4 или 8 байт; 16 байт для кодов репликации
Дата/время	даты и время	8 байт
Денежный	денежные значения (используется для предотвращения округлений во время вычислений, предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной)	8 байт
Счетчик	автоматическая вставка последовательных или случайных чисел при добавлении в таблицу каждой новой записи. Обычно используется в качестве ключа. Значения в этих полях не могут обновляться	4 байта; 16 байт кодов репликации
Логический	логические значения (да/нет, истина/ложь, вкл/выкл)	1бит
Поле объекта OLE	объекты, созданные в других приложениях, использующих протокол OLE (например, таблица Microsoft Exel или документ Microsoft Word)	до 1 Гбайта
Гиперссылка	адрес ссылки (путь) на документ или файл, находящийся в Интернете, интрасети или локальном компьютере	до 2048 символов
Мастер подстановок	создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы	тот же, что и у ключевого поля, используемого в подстановке (обычно 4 байта)

После определения всех таблиц необходимо установить связи между полями таблиц.

Типы связей между таблицами:

· связь типа один-ко-многим;

· связь типа один-к-одному;

· связь типа многие-ко-многим;

Если связующее поле в одной из таблиц является ключевым, то такая таблица называется главной.

Вторая таблица, участвующая в связи, называется подчиненной.

Одна и та же таблица может выступать в одной связи как главная, а в другой – как подчиненная. Статус таблицы влияет на действия, предпринимаемые MS Access при редактировании и обновлении записей из связанных таблиц.

Чтобы установить связи между таблицами, необходимо:

1. На панели инструментов База данных нажать кнопку Схема данных
2. В диалоговом окне Добавление таблицы добавить таблицы, предназначенные для связывания.
3. В диалоговом окне Схема данных с помощью мыши установить связь между полями таблиц путем перетаскивания ключевого поля из одной таблицы на это же поле в другой таблице. После этого откроется диалоговое окно Изменение связей, в которомнадо установить флажки:

· обеспечение целостности данных;

· каскадное обновление связанных полей;

· каскадное удаление связанных записей.

В первом случае автоматически будет отслеживаться целостность данных, при которой не допускается наличие в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной записи. Выбор второго параметра означает, что при изменении значения связанного поля в главной таблице соответствующие поля подчиненной таблицы будут автоматически обновлены. Третья позиция означает, что в случае удаления записи из главной таблицы все связанные с ней записи из подчиненной таблицы будут удалены автоматически.

Задания для выполнения

1. Запусзить MS Access.

2. В окне создания базы данных выбрать пункт Новая база данных, после чего указать, в какой папке будет размещена база данных, и ввести её название: D:\Название группы\Access\LR1.

3. В списке объектов выбрать элемент Таблицы. Создаваемая БД будет состоять из пяти таблиц. Структуру таблиц базы данных введём, воспользовавшись режимом КОНСТРУКТОР. Обратите внимание на названия полей: в них не должно быть пробелов.

Таблица Студенты состоит из полей, имеющих следующие свойства:

¨ Код_студента – числовое поле, содержащее число, используемое в базе данных для идентификации студента.

Размер поля: длинное целое

Обязательное поле: ДА

Индексированное поле: ДА (Совпадения не допускаются)

¨ Фамилия – текстовое поле

Размер поля: 15

Обязательное поле: ДА

Индексированное поле: ДА (Допускаются совпадения)

Поля, значения которых не указаны в задании, оставлять без изменения.

¨ Имя – текстовое поле

Размер поля: 15

Обязательное поле: ДА

Индексированное поле: ДА (Допускаются совпадения)

¨ Стипендия – числовое поле

Размер поля: одинарное с плавающей точкой

Обязательное поле: НЕТ

Индексированное поле: НЕТ

¨ Курс – числовое поле

Размер поля: байт

Обязательное поле: НЕТ

Индексированное поле: НЕТ

¨ Город – текстовое поле

Размер поля: 15

¨ День рождения – поле типа дата/время

Формат поля: краткий формат даты

¨ Код_вуза – числовое поле

Размер поля: байт

Обязательное поле: ДА

Индексированное поле: ДА (Допускаются совпадения)

4. После определения всех полей таблицы следует указать поле первичного ключа, что не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. (Щелкнуть по полю Код_студента, выбрать на панели инструмент Ключевое поле (кнопка с изображением ключа) или команду «ПРАВКА». В левой части описания поля, на маркере строки, появится изображение ключа)

5. Сохранить структуру таблицы на диске под именем Студенты.

6. Заполнить таблицу Студенты в соответствии с образцом.