Основные сведения. Вводить информацию в Access можно двумя способами: используя таблицу или форму

Вводить информацию в Access можно двумя способами: используя таблицу или форму. Выбор способа ввода данных зависит от частоты их изменения. Если предполагается, что вводимые данные будут изменяться редко, то для работы с данными удобнее использовать таблицу. Но если вводимые данные будут изменяться часто, их предпочтительнее поместить в форму, поскольку в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи, например, на информации, касающейся конкретного студента, преподавателя или вуза.

Любая форма строится на основе таблицы или запроса. На основе одной таблицы пользователь может построить несколько форм. Поля таблицы, помещаемые в форму, выбираются из таблицы в соответствии с назначением формы.

Форму можно создать тремя способами:

q с помощью конструктора форм;

q с помощью мастера создания форм;

q используя автоформу.

Форма может быть представлена на экране в одном из трех режимов:

q в режиме конструктора;

q в режиме формы (рабочем режиме)

q в режиме таблицы;

Переключение между перечисленными режимами осуществляется с помощью кнопки ВИД на панели инструментов (первая кнопка слева), открывающей список с названиями режимов.

При помощи составной формы можно получить, например, сведения о конкретных предметах и преподавателях, преподающих эту дисциплину. После готовую форму можно дополнить иллюстрациями и другими оформительскими элементами.

Отчет – объект базы данных, который используется для представления данных в виде печатного документа в удобной и наглядной форме. Результат создания отчета – бумажный документ.

Преимущество отчетов перед формами заключается в возможности группирования данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его читаемость.

При создании отчёта прежде всего нужно нажать кнопку СОЗДАТЬ на вкладке ОТЧЕТЫ окна БД.

В окне Новый отчет Access предложит указать таблицу, на базе которой будет строиться отчет. Составим, например, отчёт, результатом которого будет список студентов, сгруппированных по вузам. Откроем список таблиц и выберем таблицу Студенты, а затем воспользуемся помощью Мастера отчетов.

На первом этапе разработки отчета указываются включаемые в него поля. Пользуясь кнопкой со стрелкой (>), выберем следующие поля: Фамилия, Имя, Стипендия, Курс.

В списке Таблицы и запросы выберем таблицу Университеты, выберем поля Название, Город. Щелкнем кнопку Далее, чтобы перейти к следующему диалоговому окну Мастера. В окне Вид представления данных таблицу Университеты сделаем активной. Переходим Далее.

В результате анализа данных Мастер отчетов предложит добавить уровни группировки. Выберем группировку по полю Название. Таким образом, в группу будут объединяться записи с одинаковыми значениями в заданном поле, т.е. будут сгруппированы студенты, обучающиеся в одном вузе.

На следующем шаге определяется способ сортировки данных. В нашем примере можно произвести сортировку по полю Фамилия.

В следующем окне мастеру отчетов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчете. В распоряжении пользователя имеются следующие варианты отображения данных:

q ступенчатое

q блочное

q ступенчатое с перекрытием (структура 1 и структура 2)

q выравнивание всех уровней по левому краю (по левому краю 1 и по левому краю 2)

Активизируйте переключатель ступенчатый. Мастер предоставляет возможность просмотреть, как выглядит отчет при выбранном способе расположения данных. Для этого отведена левая часть его окна. В области Ориентация этого же окна можно выбрать подходящую ориентацию листа. Чтобы полнее использовать площадь страницы, установите опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице, с помощью которой задается подбор оптимальной ширины полей. Нажмите кнопку Далее.

Следующее окно предназначено для оформления отчета. В нем тоже имеется поле для просмотра образцов. Выберите стиль Обычный, нажмите кнопку Далее в последний раз и присвойте отчету имя, например Список студентов.

Чтобы оценить внешний вид отчета, следует выполнить щелчок на кнопке Просмотр отчета.

Уже сейчас отчет можно открыть в режиме конструктора, чтобы внести исправления или улучшить его оформление. Для этого следует выполнить щелчок на кнопке ВИД панели инструментов.