Основные сведения. Приложение Outlook, входящее в состав пакета Microsoft Office, обеспечивает совмещение нескольких функций:

Введение

В профессиональной деятельности современного юриста необходимо активное применение компьютерных информационных технологий. В частности, актуально использование программ-организаторов, баз данных, справочных правовых систем, компьютерных сетей. Все эти направления отражены в данном пособии.

Учебно-методическое пособие включает 13 лабораторных работ, соответствующих рабочей программе дисциплины «Правовая информатика». В каждой лабораторной работе приведен минимум необходимого теоретического материала по изучаемой теме.

Приложение Outlook, входящее в состав пакета Microsoft Office, обеспечивает совмещение нескольких функций:

Ø Управление электронными коммуникациями;

Ø Обработка перечня заданий (работ);

Ø Календаря;

Ø Дневника;

Ø Записной книжки;

Ø Списка контактов;

Ø Секретарские функции.

Рассмотрим некоторые функции Outlook.

Эффективная работа с почтой. Outlook 2003 помогает читать, сортировать, отслеживать и находить сообщения электронной почты. Новый вид окон позволяет одновременно выводить на экран больше сведений. Улучшенная структура списка сообщений эффективнее использует место, и в результате на прокрутку тратится меньше времени, а больше остается на работу. Автоматическая группировка сообщений помогает быстрее находить сообщения, в каком бы месте они не находились - можно даже одновременно перемещать или удалять все сообщения из группы!

Область переходов. Это не просто список папок. В ней для удобства использования объединяются основные средства навигации и совместной работы Outlook. В окне почты отображается некоторое количество почтовых папок, кроме того, можно добавлять свои избранные папки в начало списка. В окне календаря можно просматривать общие календари других пользователей одновременно с собственным календарем. В окне контактов отображается список всех папок контактов, которые можно открыть, как сохраненных на компьютере, так и в сети

Область чтения. Область чтения позволяет читать сообщения электронной почты без необходимости открывать отдельное окно для каждого сообщения. Подобно листу бумаги, область чтения ориентирована по вертикали. Это удобно для глаз и вместе с многострочным списком сообщений позволяет видеть множество сообщений на мониторе.

Несколько календарей. В окне календаря Outlook можно вывести рядом несколько календарей. Одновременно отображаются локальные календари, календари общих папок, календари других пользователей. Для удобства в календарях используются различные цвета.

Правила и оповещения. Outlook будет предупреждать вас о поступлении новых сообщений электронной почты в папку ''Входящие'' с помощью небольшого оповещения на рабочем столе даже во время работы с другой программой. Можно быстро создать правила хранения сообщений на основе любого полученного сообщения; для этого достаточно выбрать сообщение и нажать кнопку ''Создать правило''.

Собрания Outlook — планируемые в календаре действия, которыми предусматривается приглашение других людей или резервирование ресурсов. Вовлекаемые в действие люди имеют следующие отличительные признаки и роли:

Организатор собрания. Пользователь, который создает и настраивает собрание, становится организатором собрания. Организатор — единственное лицо, которое может изменить сведения о собрании после его создания. Также следует помнить, что нового организатора для существующего собрания назначить нельзя. Если уж вы — организатор данного собрания, то навсегда.

Участник. Лицо, приглашенное на собрание, рассматривается как его участник. Существует две категории участников: обязательные и необязательные. Лицо, добавленное к списку участников, всегда будет считаться участником собрания. Даже если участник отклоняет собрание, он продолжает рассматриваться в качестве участника.

Место/ресурс. Место проведения собрания иногда называют ресурсом. Как будет указано место (или ресурс) для собрания — зависит от особенностей политик в данной организации.

Применение Outlook для планирования и контроля собрания помогает значительно повысить эффективность этого процесса, так как Outlook отслеживает информацию собрания, используя папки «Входящие» и «Календарь». При изменении данных собрания они могут быть обновлены для всех участников сразу одним нажатием кнопки.

Организатор собрания намечает собрание и рассылает всем участникам особые сообщения, которые называются приглашением на собрание. Эти приглашения направляются в папки «Входящие» всех участников собрания.

Когда приглашение появляется в папке Входящие участника, Outlook распознает его как элемент, относящийся к календарю, и помещает в календарь как предварительный, или условный, элемент, где он будет находиться, пока участник не ответит на приглашение.

Участники читают приглашение и отвечают на него. Ответ на приглашение, подобный приглашению на собрание, отправляется обратно в папку «Входящие» организатора собрания — и так же, как это происходит с приглашениями, Outlook распознает каждый ответ как особый элемент. Собрание обновляется в календаре организатора с использованием информации о том, кто принял приглашение на собрание.