Порядок выполнения работы. Создание новой формы в Word

Создание новой формы в Word.

¨ Создайте новый документ;

¨ наберите текст без полей формы[33];

¨ включите панель инструментов Формы, предназначенную для создания форм, выбрав меню à Вид à Панели инструментов à Формы;

¨ установите курсор в то место, где требуется вставить поле;

¨ щелкните по кнопке для создания текстового поля (фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес, стоимость); – для создания флажка (дополнительные пожелания) – для создания поля со списком (уровень подготовки);

¨ удаление ошибочных полей производится клавишей Delete.

¨ параметры полей формы задаются через контекстное меню à Свойства. Окна свойств различны для каждого типа поля, но порядок задания свойств понятен из пояснительных надписей. Наиболее важно задать список значений поля со списком (начальный, средний, высший). Для показа даты и времени установите для полей соответствующий Тип: Текущая дата или Текущее время;

¨ чтобы в форме могли производиться вычисления, установите в свойствах поля итоговой суммы Тип: Вычисление, а в текст занесите формулу. Формула должна иметь вид, аналогичный приведенному ниже:

=ТекстовоеПоле1+ТекстовоеПоле2,

где ТекстовоеПоле1, ТекстовоеПоле2 – закладки (имена полей формы). Их можно узнать в окне свойств тех полей формы, которые должны входить в формулу. Вычисления будут производиться автоматически, если Вы установите флажки Параметры поля: Вычислить при выходе для каждого поля, которое участвует в вычислении формулы.

Сохранение формы.

¨ Нажмите кнопку (Защита формы). Теперь возможен доступ только в поля, а поле со списком приобрело свой обычный вид;

¨ при сохранении формы в виде файла целесообразно защитить его от изменений паролем.

Можно сохранить бланк формы и как шаблон, задав соответствующий тип файла в окне сохранения. При этом файл попадает в папку Шаблоны. Далее при выборе меню à Создать… имя файла будет в списке возможных форматов документов. Положительная сторона этого способа в том, что шаблон не будет испорчен, а при закрытии заполненной анкеты будет выдан запрос на ее сохранение в виде файла документа. Минус рассмотренного подхода: плохой шаблон трудно удалить из папки шаблонов, так как надо предварительно узнать, где она находится. Это видно в меню à Сервис à Параметры… à Расположение. Найдите в окне, в какой папке располагаются шаблоны пользователя.

Использование формы происходит в следующем порядке. Секретарь открывает файл бланка формы только для чтения (не вводя пароль на изменение формы), заполняет форму со слов нового слушателя и сохраняет файл под новым именем. Сохранение под тем же именем не будет выполнено из-за защиты паролем.

Возможно и заполнение формы самим слушателем. Так как форма открывается в защищенном режиме, он не сможет испортить бланк.

Распечатайте заполненную форму.