Порядок выполнения работы. Для решения поставленной задачи можно либо взять готовые наработки, либо начать всю работу с начала

Для решения поставленной задачи можно либо взять готовые наработки, либо начать всю работу с начала. Будет использован второй подход, так как в процессе работы станет ясно, как воспользоваться заранее подготовленными документами.

Подготовка текста рассылаемого документа.

¨ Выберите меню à Сервис à Слияние… à Основной документ à Создать à Документы на бланке… à Создать основной документ;

¨ в появившемся пустом документе напечатайте текст в соответствии с рисунком 5, оставляя пустые области там, где требуется ввод номера отдела, фамилии и других данных. Запомните порядок следования данных: Отдел, Фамилия, ИмяОтчество, Сумма;

¨ Сохраните документ, например, под именем Записка.

Подготовка списка изменяемых полей.

¨ Выберите меню à Сервис à Слияние… à Источник данных à Получить данные à Создать источник данных;

¨ в списке Поля в строке заголовка следует удалить все имеющиеся там строки, а затем вводить поочередно в левое текстовое поле Поле названия полей и нажимать кнопку Добавить. В результате список Поля в строке заголовка должен приобрести вид

Отдел

Фамилия

ИмяОтчество

Сумма

Это список заголовков столбцов таблицы. Каждая строчка этой таблицы будет использоваться для заполнения одного рассылаемого сообщения.

¨ После нажатия кнопки ОК будет предложено сохранить файл источника данных. Задайте имя сохраняемого файла, например Список;

¨ Вам будет также предложено ввести данные в файл источника данных. Нажмите кнопку Правка источника данных и введите порядка 10 записей.

Ввод полей в главный документ.

¨ Выберите меню à Сервис à Слияние… à Основной документ à Правка;

¨ устанавливая курсор на место, где должно находиться каждое из полей, нажимайте кнопку Добавить поле слияния и выбирайте нужное имя поля. В результате на нужных местах должны оказаться поля Отдел, Фамилия, ИмяОтчество, Сумма;

¨ сохраните исправленный текст записки.

Печать итогового документа.

¨ Выберите меню à Сервис à Слияние… à Объединение…à Объединить. Будет создан документ, в котором каждое уведомление находится на отдельной странице;

¨ проверьте, выполнено ли чтение данных из файла источника данных: различаются ли названия отделов, фамилии, суммы.

Результирующие данные можно выводить сразу на принтер или передавать по электронной почте. Однако необходимо проверить, правильно ли выполняются все операции, просмотрев результат в режиме Новый документ, устанавливаемом по умолчанию.

Файл источника данных представляет собой обычную таблицу Word, в чем можно убедиться, открыв его. Таблицу можно редактировать и даже создавать вручную, но чтобы не нарушилась работа, нельзя произвольно изменять число столбцов и их названия.