Учет медицинского имущества

Медицинское имущество, используемое СМК, является госу­дарственной собственностью и подлежит учету. Поскольку учреж­дения и формирования СМК содержатся за счет бюджета, учет медицинского имущества регламентируется «Инструкцией по бух­галтерскому учету в бюджетных учреждениях», утвержденной приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н. Порядок приме­нения положений этой инструкции, некоторых нормативных документов Минздрава России по учету лекарственных средств в бюджетных организациях и отдельных форм первичных учетных документов определены «Руководством по учету медицинского иму­щества в отделах медицинского снабжения территориальных цен­тров медицины катастроф Минздрава России» (утверждено Мин­здравом России 12.01.01).

Учет медицинского имущества представляет собой комплекс мероприятий по сбору и документированию данных о предметах медицинского имущества в процессе хозяйственной деятельности учреждений (формирований, подразделений) СМК. Он заключает­ся в оформлении соответствующих оправдательных документов, правильных и своевременных записях в книгах (карточках) учета (накопителях информации) для регистрации хозяйственных опера­ций, связанных с движением медицинского имущества, изменени­ем его количества, качественного (технического) состояния. Учет позволяет получать и накапливать количественные и качественные характеристики, находящегося на хранении и подвергающегося различным хозяйственным операциям медицинского имущества, определять динамику изменений его состояния, а также данные о самих хозяйственных операциях.

Хозяйственная операция - действие (факт), вызывающее из­менение состава, количества, качественного (технического) со­стояния, размещения медицинского имущества или источника его образования. К основным из них относятся изготовление, поступ­ление, убытие и т.д. В учете они отражаются с помощью учетных операций - приход, расход. Приход - учетная операция, отража­ющая в учете поступление (получение) медицинского имущества. В результате ее выполнения количество медицинского имущества по учету увеличивается. Расход - учетная операция, отражающая в учете отпуск, расходование или списание медицинского имуще­ства. В результате выполнения этой учетной операции количест­во медицинского имущества по учету уменьшается.

Учет медицинского имущества осуществляется с помощью сис­темы учетных документов.

Учетным документом называется документ, содержащий в зафиксированном виде информацию о медицинском имуществе и хозяйственной операции, которой оно подвергалось, оформ­ленный установленным порядком. Порядок их оформления опре­делен «Руководством по учету медицинского имущества в отделе медицинского снабжения территориальных центров медицины катастроф»*.

Различают несколько типов учетных документов, в том числе:

· первичный учетный документ - документ, разрабатывае­мый в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по ее окончании. С его помощью оформляют поступление, перемещение, отпуск и изменения характеристик медицинского имущества;

· сводный учетный документ - документ, разрабатываемый на основе первичных учетных документов для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях;

· вспомогательный учетный документ - документ, способст­вующий выполнению операций, связанных с учетом, движением и изменением качественного (технического) состояния медицин­ского имущества.

Сводные учетные документы, в свою очередь, подразделяют на накопительные и регистрационные:

· накопительный учетный документ - разновидность сводно­го учетного документа, в котором на основании первичных учет­ных документов накапливают информацию о наличии, движении, качественном (техническом) состоянии медицинского имущества за учетный период по каждому подразделению (материально от­ветственному лицу) или учреждению (подразделению) в целом;

· регистрационный учетный документ - разновидность свод­ного учетного документа, в котором в хронологическом порядке фиксируют разрабатываемые и поступающие в учреждение (под­разделение) учетные документы или совершаемые хозяйственные операции с медицинским имуществом за учетный период.

Формы первичных учетных документов разрабатываются Госком­статом России и являются междуведомственными и обязательными для применения на территории Российской Федерации. К ним относятся акты о приемке, требование и др. Формы сводных учетных документов разрабатываются так же министерствами и ведомствами для собственных нужд, в основном формы спе­циализированных учетных документов, по согласованию с Мин­фином России. К числу специализированных внутриведомствен­ных форм учетных документов относятся документы по учету медицинского имущества, разрабатываемые Минздравом России.

Регистрация в учете данных о медицинском имуществе осуществ­ляется в стандартных единицах натурального (количество, масса, длина и др.) и денежного (стоимость) измерителей. Она может производиться с помощью бланков учетных документов по уста­новленным формам, в том числе книг, карточек и т.д., а при ав­томатизированном учете - на магнитных носителях информации.

Каждый учетный документ состоит из нескольких частей: пас­портной, содержательной и оформляющей.

В паспортной части указывают такие основные реквизиты, как наименование документа (формы), дата составления и его номер по регистрации, наименование учреждения, от которого составлен документ, а также другие реквизиты, однозначно ха­рактеризующие хозяйственную операцию, которая им зафикси­рована (участники операции, основание и содержание операции, место ее совершения и др.).

Содержательная часть отражает данные, характеризующие ме­дицинское имущество (наименование, качественное или техниче­ское состояние, комплектность и т.д.), измерители хозяйственной операции (штука, кг, л, м, тара, упаковочные и вспомогатель­ные материалы, руб., коп. и др.), количество предметов, их цену и сумму. В зависимости от характера документа содержатель­ная часть может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом. В конце содержательной части указывается «Итого наи­менований» и прописью их количество и общая стоимость. Неза­полненные строки и графы бланка учетного документа перечер­киваются так, чтобы между итоговыми записями и подписями должностных лиц нельзя было что-нибудь вписать.

Оформляющая часть содержит даты совершения хозяйствен­ной операции и утверждения документа, наименования должно­стей лиц, ответственных за выполнение хозяйственной опера­ции, правильность ее оформления и утверждающего документ, их подписи и расшифровки, печати, если они предусмотрены, и другие данные.

В зависимости от характера хозяйственной операции, технологии обработки учетной информации, дополнительных требова­ний, обусловленных потребностями практической деятельнос­ти, в учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды предметов и операций, показатели общей массы и количества мест по документу, номера транспортных доку­ментов и т.д.).

Постоянные реквизиты заносят в учетный документ при изготовлении его бланка, а переменные - записывают в процессе оформления операции. При отсутствии бланка учетного доку­мента, он может быть оформлен от руки или с помощью множи­тельной техники, но по установленной форме.

Все учетные документы обязательно регистрируют в соответст­вующих журналах (книгах) регистрации, по которым им присва­ивают соответствующий номер. По учетным документам, не за­регистрированным, не подписанным должностными лицами и без печати, где она требуется, производить какие-либо операции с ме­дицинским имуществом запрещается.

Ответственность за учет медицинского имущества несут назна­ченные соответствующим приказом материально ответственные лица, у которых оно находится на хранении. Материально ответ­ственными за наркотические лекарственные средства, психотроп­ные вещества, ядовитые и сильнодействующие лекарственные средства и лекарственные средства списка А назначают должно­стных лиц, допущенных действующим законодательством к вы­полнению мероприятий по их обороту.

Независимо от принадлежности к той или иной группе (теку­щее снабжение, резерв, неснижаемый запас) медицинское иму­щество классифицируют по учетным признакам:

· основные средства - медицинская техника длительного поль­зования (эксплуатации) стоимостью за единицу на дату приобре­тения более пятидесятикратного, установленного законом разме­ра минимальной месячной оплаты труда;

· расходное медицинское имущество - лекарственные средства, иммунобиологические и радиофармацевтические препараты, ре­активы, дезинфекционные, дезинсекционные и дератизационные средства, репеленты, фотореактивы, материалы для стоматологии и т.д. (далее именуемое лекарственные средства), а также мало­ценные и быстроизнашивающиеся медицинские предметы стои­мостью за единицу не более 0,5 минимального размера оплаты груда, которые расходуются полностью в момент применения (потребления) или приходят в негодное состояние при кратковременном использовании (перевязочный и шовный материал, перчатки и иглы хирургические, боры зубоврачебные, рентге­новская пленка, аптечные и лабораторные материалы, пробир­ки и т.д.);

· малоценное и быстроизнашивающееся медицинское имуще­ство - предметы медицинского назначения, приходящие в негод­ное состояние в результате непродолжительного применения, стоимостью за единицу выше 0,5 минимального размера оплаты труда (предметы по уходу за больными и т.д.).

Основные средства по качественному состоянию подразделяют на годные к эксплуатации (новое, не введенное в эксплуатацию, находящееся в эксплуатации и после ремонта), подлежащие ремонту и негодные, подлежащие списанию из-за невозможности или нецелесообразности ремонта. Для основных средств установ­лен размер ежегодного износа (амортизации).

Расходное медицинское имущество характеризуется наличием срока годности и поэтому по качественному состоянию подраз­деляется на: годное, которое полностью отвечает требованиям Государственной фармакопеи, нормативно-техническим докумен­там, и негодное, срок годности которого истек. Малоценное и быст­роизнашивающееся медицинское имущество подразделяется на аналогичные две группы, но срок годности для ряда предметов не устанавливают — к негодному относятся также предметы, ко­торые не могут быть использованы по предназначению ввиду полного износа или порчи.

Приведенная классификация медицинского имущества позволя­ет организовать его учет в соответствии с требованиями бухгалтер­ского учета, правильное хранение на складах и в подразделени­ях ЛПУ; предупредить ошибочные действия при его применении; разграничить порядок использования; обеспечить определенные удобства при планировании снабжения, оценке обеспеченности им СМК. Классификация по учетным признакам позволяет про­следить, документально отразить и оценить все хозяйственные операции, которым подвергается медицинское имущество в про­цессе пользования, установить объемы его потребления.

Медицинское имущество, поступающее в формирования или уч­реждения СМК (от поставщиков по договорам или разовым закуп­кам, в виде гуманитарной помощи), принимают надлежащим обра­зом и приходуют по учету, независимо от источников поступления. Его учет организуют главный бухгалтер и начальник отдела медицинского снабжения. В ЦМК оно обязательно проходит через материально ответственных лиц (медицинский склад) и приходуется по учету отдела медицинского снабжения и затем бухгалтерии. Таким образом, учет медицинского имущества распределен на два этапа:

первый - формирование первичных (исходных) данных в местах хранения и пользования (обращения) им, где формируют первич­ны, учетные документы и по ним выполняют учетные операции материально-ответственные лица; второй - учет и обобщение первич­ных данных в отделе медицинского снабжения и бухгалтерии.

Где бы не учитывалось медицинское имущество, учет его осуществляют в целях обеспечения сохранности и рационального использования медицинского имущества по предназначению; фор­мирования полной, достоверной и своевременной информации о

наличии, качественном (техническом) состоянии и движении медицинского имущества, необходимой для принятия управленческих решений должностными лицами СМК; разработки установленной отчетности. В связи с этим учет медицинского имущества должен быть своевременным, полным, достоверным и точным.

Бухгалтерия осуществляет учет с целью обеспечения должностных лиц ЦМК информацией финансового характера. Учет медицинского имущества в бухгалтерии ведут по закупочным ценам в стоимостном выражении по материально ответственным и щам подразделений. Основные средства учитывают по инвентарным номерам.

Учет медицинского имущества в отделе медицинского снаб­жения и подразделениях ЦМК ведут предметно-количественным и особом отдельно от других материальных средств. Отдельно (руг от друга учитывают медицинское имущество для текущих нужд, резерва, неснижаемого запаса, а также полученное в виде гуманитарной помощи. Их приемку и отпуск оформляют от­дельными учетными документами. Кроме того, отдельно от дру­гих лекарственных средств осуществляют приемку, учет и отпуск наркотических и психотропных, ядовитых, сильнодействующих лекарственных средств и лекарственных средств списка А. Таким образом, в отделе медицинского снабжения ЦМК учет медицин­ского имущества ведут по следующим учетным группам:

· наркотические и психотропные лекарственные средства;

· ядовитые и сильнодействующие лекарственные средства и ле­карственные средства списка А;

· лекарственные и перевязочные средства, подлежащие пред­метно-количественному учету;

· прочие лекарственные средства;

· малоценное медицинское имущество;

· гуманитарная помощь.

Приемку медицинского имущества по количеству, качеству и комплектности от организаций транспорта и почтовых отправ­лений от организаций связи осуществляет приемная комиссия. Она назначается приказом директора ЦМК в количестве не ме­нее трех человек. В ее состав входят: председатель комиссии - из числа руководства ЦМК и члены комиссии - начальник отде­ла медицинского снабжения (материально ответственное лицо), представитель от общественности ЦМК и компетентный предста­витель незаинтересованной организаций (при необходимости).

Порядок и сроки приемки медицинского имущества по количе­ству, качеству, комплектности и ее документального оформления регулируют действующими техническими условиями, договором купли-продажи, условиями поставки. Приемка медицинского имущества от отечественных поставщиков по количеству преду­сматривает проверку его фактического наличия согласно данным транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документов. Осуществляется она в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, «Инструкцией о порядке приемки про­дукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной постанов­лением Гос-арбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65 № П.6 с изменениями от 22.10.97, «Инструкцией о приемке продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утвержденной постанов­лением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25.04.66 № П.7 с изменениями от 22.10.97, а также - требованиями к качеству и комплектности, предусмотренными в договоре поставки (купли-продажи).

Условия приемки медицинского имущества от зарубежных по­ставщиков по количеству и качеству устанавливают договором поставки. Если порядок и сроки приемки медицинского имущест­ва в нем специально не оговорены, то руководствуются «Инст­рукцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по ко­личеству и качеству, составления и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.

Полученное медицинское имущество приходуют по учету на ос­новании сопроводительных документов или акта о приемке в тех случаях, когда он должен составляться - при приемке наркотических, психотропных, ядовитых, сильнодействующих лекарствен­ных средств и лекарственных средств списка А (форма № 429). При выявлении в поступившем грузе расхождений с сопроводительными документами и других нарушений составляют акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2), акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма № ТОРГ-3), акт приемки товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4). Приемку медицинского имущества, относящегося к основным средствам, оформляют актом приемки-передачи основных средств и бюджетных учреждениях по форме № ОС-1 бюдж.

Акт о приемке, а в случаях, когда медицинское имущество при­нимали без его составления, счет, транспортная накладная или другие документы регистрируют в отделе медицинского снабжения в журнале регистрации приемных актов и накладных на отпуск товара из отдела по соответствующей форме. При боль­шом обороте медицинского имущества целесообразно вести два разных журнала: в одном регистрировать акты о приемке, в другом - накладные (требования) на отпуск.

Приемку и отпуск медицинского имущества осуществляют материально ответственные лица:

· должностные лица, имеющие высшее или среднее фармацевти­ческое образование (лекарственные средства);

· начальник (заместитель начальника) отдела медицинского снаб­жения, начальник (заведующий), заместитель начальника (заве­дующего) медицинского склада, аптечного учреждения, провизор или фармацевт аптечного учреждения (наркотические и психо­тропные лекарственные средства).

Медицинское имущество, поступившее в ЦМК, прежде всего учитывают в отделе медицинского снабжения. Материально ответственное лицо отдела ведет его учет в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей по форме № 296 или книге складского учета материалов по форме № М-17. Запи­си в них делают на основании счета, акта о приемке, других первичных учетных документов.

Наркотические лекарственные средства и психотропные веще­ства учитывают в журнале регистрации операций, связанных с обо­ротом наркотических лекарственных средств и психотропных веществ (форма согласно приказу Минздрава России от 12.11.97 № 330). В отдельном журнале по той же форме учитывают ядо­витые и сильнодействующие лекарственные средства и лекарст­венные средства списка А.

В пользование медицинское имущество выдают из отдела меди­цинского снабжения по накладной (требованию), оформляемой по унифицированной междуведомственной форме № 434, кроме малоценного, стоимостью до 0,5 минимального размера оплаты труда, установленного действующим законодательством.

Предметы, относящиеся к перечисленным ниже группам меди­цинского имущества, выдают по отдельным накладным:

· наркотические и психотропные лекарственные средства;

· ядовитые и сильнодействующие лекарственные средства и ле­карственные средства списка А;

· лекарственные средства, подлежащие предметно-количествен­ному учету;

· спирт этиловый;

· перевязочные средства;

· относящиеся к малоценным предметы медицинского имущест­ва стоимостью свыше 0,5 минимального размера оплаты труда, установленного действующим законодательством;

· основные средства.

Медицинское имущество, относящиеся к малоценным пред­метам стоимостью до 0,5 минимального размера оплаты труда, установленного действующим законодательством, выдают в поль­зование по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (форма № 410).

Накладную (требование) и все другие первичные расходные документы подписывают материально ответственное лицо и бух­галтер (на это предоставляет право приказ директора ЦМК) и регистрируют в журнале регистрации накладных на отпуск товаров из отдела. Накладные (требования) и другие первичные документы, в том числе на выдачу основных средств, утвержда­ет директор ЦМК.

Для каждого наименования предмета открывают отдельную кар­точку или страницу в журналах учета.

Списание по учету израсходованного подразделениями ЦМК на выполнение научно-исследовательских работ спирта этилового осуществляют ежемесячно по акту о списании материальных запасов (форма № 230).

Малоценные предметы стоимостью свыше 0,5 минимального размера оплаты труда списывают по учету только при полном износе и непригодности для использования. Об этом составляют акт о списании малоценных предметов (форма № 443).

Основные средства, пришедшие в негодное состояние, списыва­ют с учета, только если они не подлежат восстановлению и после Получения заключения об их техническом состоянии, а также заключения органа управления здравоохранением по подчиненнос­ти о возможности списания. Все данные о предмете, подлежащем списанию, и необходимые заключения отражают в акте о ликвидации основных средств (форма № ОС-4 бюдж.).

Органы медицинского снабжения СМК Минздрава России подот­четны бухгалтериям соответствующих ЦМК или медицинских уч­реждений, через которые они финансируются и осуществляют вза­иморасчеты за медицинское имущество, его ремонт и другие услуги. Поэтому все учетные документы отдельно на принятое и отпу­щенное медицинское имущество (приемный акт, накладная и др.) материально ответственное лицо отдела медицинского снабжения ежедневно или в другие сроки, устанавливаемые ЦМК, сдает в бух­галтерию по реестру сдачи документов (форма № 442), который одновременно является товарным отчетом о поступлении или от­пуске медицинского имущества за отчетный период.

Бухгалтерия, в свою очередь, осуществляет контроль за нали­чием и движением медицинского имущества, находящегося у ма­териально ответственных лиц. С этой целью на каждого их них ежегодно заводят оборотную ведомость по материальным запасам (форма № М-44), в которой на основании данных об остатках на конец каждого квартала вычисляют расход за истекший пери­од и остаток на начало очередного. Для этого по окончании каж­дого квартала в 3-дневный срок материально ответственные ли­ца переносят количественные остатки медицинского имущества из карточек складского учета и журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных ве­ществ, ядовитых и сильнодействующих лекарственных средств и лекарственных средств списка А в оборотную ведомость.

При обнаружении расхождений данных учета бухгалтерии и товарного отчета материально ответственное лицо вместе с бух­галтером проверяют движение медицинского имущества по первичным учетным документам за отчетный период. Выявленные ошибки исправляют следующим месяцем. В этом случае к обо­ротной ведомости медицинского имущества прилагают объясни­тельную записку по всем ошибкам, подписанную материально ответственным лицом и бухгалтером.

Ежегодно в установленные сроки проводят инвентаризацию ме­дицинского имущества одновременно текущего снабжения, резер­ва, неснижаемого запаса, но ее результаты оформляют раздельно.

Ввиду особенностей предметов медицинского назначения, при­меняемых в здравоохранении, учет их достаточно сложный и гро­моздкий. Поэтому для его совершенствования используют со­временные средства автоматизации, в частности программные средства для персональных компьютеров. В учете медицинского имущества с использованием вычислительной техники применя­ют учетные документы и их формы, предусмотренные соответст­вующими нормативными документами для автоматизированного учета или приведенные в соответствие для него.

Приведенный выше порядок учета медицинского имущества со­блюдают во всех режимах функционирования СМК. Особеннос­ти учета в режиме ЧС будут изложены в разделе 5.