Visual Management

Как измерить успешность компании? Какие показатели надо улучшить, чтобы обойти конкурентов? Как связать текущую деятельность со стратегией? В большинстве случаев у компаний нет ответов на эти вопросы.

Между тем для повышения эффективности бизнеса очень важно научиться оценивать факторы, которые влияют на ее рост, соотносить эффективность ежедневных операций со стратегическими целями. В последнее время тема измерения эффективности, performance measurement, набирает популярность.

KPI (ключевые показатели эффективности), даёт возможность компании не только оценить свою работу, но и сравнить полученные результаты с аналогичными показателями конкурентов, поставщиков, клиентов.

Философия ключевых показателей эффективности весьма проста: "Если вы пытаетесь чем-то управлять, вы должны уметь это измерять. До тех пор, пока что-то не измеряется, на него не обращают внимания". Приведу пример: всем известно, какое значение в деятельности компании играет так называемый «подготовительный» этап. На подготовку производства товара или услуги обычно уходит немало сил и средств. Часто бывает, что время и ресурсы, потраченные на "разработку и внедрение продукта", несоизмеримо велики в сравнении с итоговым результатом: производство запущено, но его прибыль не покрывает расходов по предварительной работе. Возможно, это перспективный проект и в будущем расходы окупятся, а может быть, и нет. Как оценить, насколько время и ресурсы, потраченные на подготовительном этапе, адекватны достигаемому результату?

Система ключевых показателей помогает смотреть на текущую ситуацию в стратегической перспективе. И увидеть, например, за незначительной прибылью конкретного проекта долгосрочные вложения в программу работы с заказчиками, которая уже в ближайшие месяцы даст экономический эффект.

При создании системы KPI очень важно, чтобы используемые показатели были понятны всем сотрудникам, участвующим в процессе. Обычно задействованные в конкретной сделке или проекте люди сосредоточены лишь на своем участке работ, по-разному понимают эффективность операции и практически никогда не понимают значение и место данной сделки в структуре целей компании. Одни концентрируются на своевременности подготовки документов, другие - на подписании контракта, третьи - на снижении затрат и т. д. KPI позволяет свести представления о том, как нужно функционировать, в частности исполнять проект, к единому пониманию, придать целевую направленность деятельности сотрудников и подразделений. Общая для всех система координат позволяет ориентироваться в процессе и говорить на одном языке всем его участникам. Ее отсутствие серьезно тормозит работу компании как слаженного механизма, поскольку сотрудники тратят очень много сил и времени на то, чтобы на неформальном уровне договориться и достигнуть общего понимания, понять, куда же все-таки нужно двигаться.

Основным методом повышения качества (продукции, производственного процесса, условий труда) является цикл контроля PDCA, где:

Персонал фирмы обучается применению цикла PDCA на своем уровне. При составлении плана должны учитываться так называемые условия 5W и 1H:

1) What (каково содержание работы);

2) Why (каковы предпосылки и цели работы);

3) When (к какому сроку должна быть закончена работа);

4) Who (кто должен выполнять работу);

5) Where (где должна выполняться работа) и

6) How (какими методами должна выполняться работа).

После утверждения плана надлежит:

• уверенно приступать к выполнению работы в соответствии с планом;

• выполнять работу, четко соблюдая последовательность пунктов программы;

• если не удается выполнить какой-либо пункт программы в соответствии с планом, немедленно обратиться за советом к вышестоящему руководству и наметить нужные меры;

• если работа идет не гладко, стремиться, не отступая перед трудностями, решить проблемы одну за другой и закончить работу в соответствии с планом.

После выполнения работы проверяется соответствие полученного результата запланированному. Эта проверка осуществляется с позиций так называемых Q, C, D, S, HR, в результате чего все затруднения обычно бывают выясненными. Эти позиции имеют следующее значение:

Q - качество и производительность (нельзя ли повысить?),

C - стоимость (нельзя ли понизить?),

D - срок выполнения работы (нельзя ли сократить?),

S - безопасность (есть ли проблемы?),

HR – человеческие ресурсы (все ли в порядке с токи зрения морали, здоровья и условий труда подчиненных).

Выявленные в результате проверки трудности тщательно анализируются, после чего назначаются меры для их разрешения (вплоть до разработки необходимых стандартов с тем, чтобы предотвратить трудности в будущем).

Одним из условий достижения высоких производственных показателей является строгая экономия рабочего времени, чему на японских предприятиях уделяется особое внимание. В систему общефирменного обучения обязательно включается курс совершенствования работы для каждого уровня персонала. В кружках качества рабочие учатся повышению эффективности работы на своем рабочем месте.