Краткий словарь делового человека

Аккредитив – документ, содержащий распоряжение одного кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в нем суммы.

Акт – документ, составленный комиссией из нескольких лиц и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации).

Акцепт – согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

Акцептант – лицо, принявшее на себя обязательство уплатить по представленному счету, векселю.

Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст с пропущенными строками для заполнения (прилагается к письму-заявке, письму-предложению).

Архивная выписка – справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях, заверенная в установленном порядке.

Бизнес-план – план, программа осуществления бизнес-операции, дейст­вий фирмы, содержащая сведения о фирме, рынках сбыта,маркетинге, орга­низации операций и их эффективности и т.д.

Ведомость – перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т.д.).

Виза – подпись руководителя, должностного лица, означающая согласие с содержанием документа.

Выписка – копия частитекстового документа.

Гарантийное письмо – письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.

Гриф – пометка, указывающая на особый характерили особый способ пользования документом ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").

Дата – важнейший реквизит письма. Датой письма является дата его подписания. Датой факсового или электронного отправления является дата его пересылки. Само наличие этого реквизита указывает на официальный статус документа. Даты поступления и отправления письма фиксируются в регистрационных журналах. Дата приводится при ссылках на документ.

Дебет – левая сторона счета в бухгалтерской книге, куда вносятся все наличные поступления по данному счету, а также все имеющиеся по этому счету долги и расходы.

Дежурный лист – талон для регистрации деловойкорреспонденции.

Дело — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо – вид корреспонденции, направляемой от имени одной организации, учреждения и т.д. другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному лицу и подписана одним лицом (такое лицо выступает в этом случае как юридическое, а не частное). Такова дипломатическая, служебная и коммерческая корреспонденция.

Делопроизводство – ведение канцелярских дел,совокупность работпо документированию деятельности учреждений и по организациидокументов в них.

Депонирование документов – установленный порядоких хранения в справочно-информационном фонде.

Дилер – лицо (фирма), осуществляющее биржевое или торговое посредничество за свой счет и от своего имени. Обладает местом на бирже, производит котировку любых бумаг.

Директ мейл – вид рекламы: прямая адресная рассылка рекламных материалов потенциальным покупателям, клиентам, заказчикам по почте.

Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов. В деловой речи представлен жанрами приказов, инструкций, распоряжений, постановлений.

Дистрибьютор – фирма, осуществляющая сбытна основе оптовых закупоку крупных промышленных фирм-производителейготовой продукции.

Доверенность – документ, дающий его предъявителю полномочия на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор – документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.

Договорное письмо – один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.

Докладная записка – документ, адресованный руководству организации, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ – информацияна материальном носителе, бумага, имеющая юридическую силу.

Документооборот – 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Досье – подборка документов, относящихся к какому-либо одному делу.

Дубликат – экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Дубликатный документ – один из экземпляров размноженного документа.

Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара.

Заявка на участие в каком-либо мероприятии, на приобретение каких-либо товаров – разновидность запроса, коммерческий документ.

Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Инвентаризационная опись (ведомость) – перечень имущества учреж­дения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количе­ства, состояния предметов, их стоимости.

Индексация – присвоение индекса документам.

Индексы – условные обозначения,присваиваемые документам в про­цессе учета (регистрации) и исполнения.

Инициативные письма – деловые письма, требующие ответа.

Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Исходящий документ – документ, отправленный из учреждения.

Классификационный индекс – условное обозначение (цифровое, бук­венное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации документов и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах, и на делах.

Коммерческое письмо – название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготавливающего или оформляющего сделку.

Консервация документа — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контрагенты – лица, вступающие в договорные отношения и сотрудни­чающие в процессе выполнения договора: продавец – покупатель, кредитор – заемщик, комиссионер – комитент, арендатор – арендодатель и т.п.

Контракт – договор об установлении, изменении или прекращении пра­вовых отношений, то же, что "договор".

Контрольный лист – талон для индивидуальной регистрации докумен­тов, включающий резолюцию и тему письма.

Корреспондент – учреждение илиотдельное лицо, с которымведется переписка.

Кредит – включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен рас­ход на определенную потребность; ссуда, предоставленная кредитором заем­щику на условиях возвратности.

Лимит – документ, определяющий предельный размер ассигнований де­нежных средств, отпуска материалов из государственных фондов.

Лицевой счет – бухгалтерский документ, отражающий передачукакого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зда­ний и т.д.) определенной организации или лицу.

Личное дело – дело, включающее документы о каком-либо лице(о био­графии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Маркировка – индексация технических документов или товаров.

Менеджер – наемный профессиональный управляющий предприятия, член руководящего состава компании, банка, финансового учреждения,их структурных подразделений; специалист в области управления.

Мотивация – определение целей деятельности фирмы, предприятия.

Накладная – документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд – документ, содержащий сведения о распределении работмежду рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейсяим зарплаты.

Номенклатура – перечень наименований.

Номенклатура дел – систематизированныйперечень, список наимено­ваний дел, заводимых в делопроизводстве учреждения..

Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы – документы, содержащие показатели затрат времени, мате­риальных или денежных ресурсов, выпускаемой продукции, приходящиесяна какую-либо единицу (изделие, операцию).

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание от­дельных положений основного документа; 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись – юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа – 1) первоначальный экземпляр документа; 2) эк­земпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки – это отметки, указывающие на особенности работы с документом: степень секретности, срочность исполнения документов и т.д.

Оферент – физическое или юридическое лицо, выступающее с офертой.

Оферта – см. «Предложение».

Официальные документы — документы, составленныеучреждением илидолжностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию доку­ментов, служащих средством общения между учреждениями и между учреж­дениями и частными лицами.

Письмо информационное – письмо, информирующее другое предпри­ятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

Письмо-извещение – письмо, в котором что-либо сообщается или ут­верждается.

Письмо-напоминание – письмо, повторно сообщающее о каком-либо факте. Такое письмо по лаконизму приближается к телеграмме.

Письмо-подтверждение – письмо, подтверждающее фактотправки до­кументов, участия и каком-либо мероприятии, и т.п.

Письмо-приглашение – такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом меро­приятии.

Письмо-просьба – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, принятии какого-либо решения, получении документации или материальных ценностей.

Повестка – официальное сообщение частному лицу или представителю организации о необходимости посетить государственную организацию.

Подлинник документа – 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) ру­копись.

Поисковые данные документа – сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.

Полный пакет предложения – текст предложения (оферты), каталог или образцы материалов, текст контракта (договора), возможно вложение до­полнительных документов — паспортов качества и т.п.

Положение – 1) правовой акт, устанавливающий основные правила ор­ганизации и деятельности государственных органов, структурных подразде­лений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.

Прайс-лист – перечень видов товаров, услуг и т.п. с указанием их цены или расценок на них.

Предложение – письменное заявление от имени одной организации дру­гой организации о готовности заключить договор на определенных условиях.

Предметный каталог – каталог документов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, кото­рые упоминаются в документах.

Предметный указатель – указатель основных предметных (тематичес­ких) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Проект документа – предварительный вариант документа, предназна­ченный для рассмотрения.

Производственный график – календарный план выпуска продукции.

Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для регистра­ции документов в делопроизводстве.

Регистрационный штамп – штамп, содержащий следующую информа­цию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помешен документ.

Регистрация документов – запись в учетных формах (журналах, карточ­ках) кратких сведении о документе и проставление на документе индекса и даты регистрации.

Регламент – правила, регулирующие порядок деятельности государст­венных органов, учреждений, порядок и время проведения мероприятий и действий (например, регламент проведения собраний, совещаний).

Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (реестр описей).

Резолюция – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе – письменное указание руководителя испол­нителю о характере и сроках исполнения документа.

Решение – I) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.

Свободное предложение — предложение без обязательств. Если заказчик примет условие такого предложения, сделка считается заключенной.

Сертификат – письменное свидетельство; документ, удостоверяющий какой-либо факт (сертификат качества).

Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Состав удостоверения – подпись и печать.

Составные наименования - наименования, представляющие собой сло­восочетание (чаще всего существительного с прилагательным), имеющееодно лексическое значение: юридическое лицо, твердая валюта, товарный знак, свободная экономическая зона и т.п.

Социальные роли – коммуникативные роли, обусловленные социальным статусом и целями говорящих: партнер – партнер, поставщик – потребитель, руководитель – подчиненный.

Спецификация – документ, содержащий подробную опись отправляе­мых деталей какого-либо изделия, конструкции и т.п.

Справка – документ, содержащий запрашиваемую информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справочно-информационный фонд – совокупностьсистематизирован­ных произведений печати и неопубликованнойнаучной и технической документации, использующейся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий еди­ницы величин, термины и их определения, требования к продукции и произ­водственным процессам.

Счет – документ, в котором указана причитающаяся к выдаче за что-либо денежная сумма.

Табель – перечень каких-либо показателей, составленный в определен­ном порядке (например, табель отчетности).

Табуляграмма – таблица, отчетный документ с результатом решаемой задачи, выписанный на табуляторе или на многоразрядном печатающем уст­ройстве ЭВМ.

Талон обратной связи – документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Твердое предложение – предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

Тезаурус — полный лексикон, свод данных, полностью охватывающий термины, понятия какой-либо специальной сферы.

Терминологические эквиваленты – дублеты и русские соответствия иноязычной терминологической лексики: девальвация – обесценивание, офе­рент – предлагатель, инвестор – вкладчик, контракт – договор, реестр – кадастр-лист, банк-эмитент – эмиссионный банк, страховой полис – страховое свидетельство и т.п.

Техническая документация – обобщающее название документов, отра­жающих результат проектирования, конструирования, инженерных изыска­ний и прочих работ по строительству зданий и сооружений, а также изготов­лению изделий промышленного производства.

Технологическая документация – обобщающее название документов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных дляописания и оформле­ния технологических процессов.

Типовые документы – тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по одинаковым об­разцам.

Товарный знак – зарегистрированное в установленном порядке название фирмы, товара. Товарный знак является важнейшим инструментом мар­кетинга и рекламы организации, предприятия.

Трансферт – 1) перенос сделки с одного счета на другой; 2) перевод денег из одного финансового учреждения в другое; 3) перевод именных бумаг с одного владельца на другого.

Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позво­ляющая многократно воспроизводить подпись на документах.

Факторинг – 1) разновидность торгово-комиссионной операции, сочета­ющейся с кредитованием оборотного капитала клиента; 2) продажа права на взыскание долгов.

Физическое лицо – гражданин, участвующий в экономической деятель­ности и выступающий в качестве полноправного субъекта этой деятельности.

Формулировка – языковая формула, точно выражающая мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в деловых текстах, при ссылках.

Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок и т.п.)

Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в не­сколько адресов.

Чартер – договор на аренду судна (самолета) в рамках конкретного срока.

Электронная почта – система пересылки сообщений между пользовате­лями вычислительных машин, в которой компьютер, подключенный к обще­ственной (или специальной) телефонной системе с помощью модема, беретнасебя функции по хранению и пересылке сообщений. По каналам электронной почты передаются биржевые сводки, платежные документы и коммерческая документация.

Юридическое лицо – организация, учреждение, предприятие, фирма, выступающая в качестве единого, самостоятельного носителя прав и обязан­ностей. Юридическое лицо имеет свое фирменное наименование, устав, юри­дический адрес, а также печать и расчетный счет в банке.

Языковая формула (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и за­крепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гаран­тийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделении.... банка".

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА