Документы по учету личного состава, учету труда и его оплаты

Постановлением Госкомстата РФ № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 г. установлены унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты. Постановление распространяется на все организации, независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (кроме бюджетных учреждений).

Первичными документами по учету личного состава (кадров) являются:

– приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. № Т-1 и ф. № Т-1а). Эти документы применяются для оформления принимаемых по трудовому договору (контракту) сотрудников. Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику под расписку. На его основании в отделе кадров оформляется личная карточка работника, делается запись в трудовую книжку работника, открывается личный лицевой счет работника в бухгалтерии. Работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и его оплаты;

– личная карточка работника (ф. № Т-2). В ней содержится вся информация о работнике, его образовании, стаже работы, занимаемым ранее должностям, наградам;

– штатное расписание (ф. № Т-3). Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц;

– приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (ф. № Т-5, ф. № Т-5а). Применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией. Заполняется работниками отдела кадров с учетом письменного согласия работника. На основании этого документа делаются соответствующие записи в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку и изменяется табельный номер;

– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам) (ф. № Т-6, ф. № Т-6а). Используется для оформления и учета отпусков, предоставляемым работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. На основании данного документа отдел кадров делает отметку в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет отпускных в «Записке-расчете о предоставлении отпуска работнику» (ф. № Т-60);

– график отпусков (ф. № Т-7). Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График является сводным, при его составлении учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников;

– приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т-8, ф. № Т-8а). Применяется для оформления и учета увольнения работников. При увольнении материально-ответственного лица к приказу прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя к приказу прилагаются в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии его в организации). В соответствии с приказом отдел кадров оформляет соответствующие записи в трудовой книжке, личной карточке, бухгалтерия производит полный расчет с работником, для чего используется «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (ф. № Т-61);

– приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (ф. № Т-9, ф. № Т-9а) заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания. В приказе отражаются фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность, специальность (профессия) лица, отправляемого в командировку, цель и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты суммы командировочных расходов и другие условия направления в командировку;

– командировочное удостоверение (ф. № Т-10) – документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывает командировочное удостоверение работник отдела кадров на основании приказа на командировку. После возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих командировочные расходы;

– служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т-10а) выписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации и передается в отдел кадров для издания приказа на командировку. Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом;

– приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (ф. Т-11, ф. № Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе, составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Приказ подписывается руководителем и объявляется работнику под расписку. На основании приказа делаются записи в личной карточке и трудовой книжке.