Накопление персональных данных о сотрудниках

Подсистема предназначена для выполнения следующих функций:

• работы с данными о сотрудниках предприятия;

• оформления, хранения и печати приказов по предприятию, печати выписок из приказов по любому сотруднику;

• ведения штатных расписаний и карточек штатных единиц;

• ведения организационной структуры предприятия;

• подбора сотрудников на должности;

• анализа соответствия сотрудников занимаемым должностям;

• ведения журналов по кадровым перемещениям и изменениям штатного расписания;

• формирования и хранения запросов для отбора сотрудников;

• формирования отчетов, списков и статистики. Подсистема позволяет вести справочную работу, подготавливать

различные статистические данные, формировать документооборот. Конфигурация базы данных реализуется как открытая система, кото­рая позволяет пользователю добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках предприятия.

Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме кадровой карточки (рис.10.1), которая содержит сведения о сотруднике: фами­лию, имя, отчество, биографические данные, сведения о выполняе­мой в настоящее время работе и трудовом контракте, паспортные данные, страховой номер ПФР, семейное положение, данные воин­ского учета и т.п.

В журналах, создаваемых пользователями по мере необходимо­сти, отражаются история изменений фамилии, имени, отчества, та­бельного номера сотрудника, его служебных перемещений и сведе­ния о ранее предоставленных ему отпусках.

Присоединенные таблицы также создаются пользователем и свя­зываются с кадровой карточкой, в них может вноситься информация о полученном образовании, знании иностранных языков, результатах аттестации, членах семьи сотрудника, телефонах, прежних местах работы, результатах медицинского освидетельствования и множество других данных, требуемых для учета на предприятии. Содержание присоединенной таблицы определяется пользователем по его усмот­рению и может быть включено в базу данных. Например, для пре­доставления отчетности в государственные органы могут быть созда­ны таблицы с кодами ОКПДТР (Классификатор профессий, долж­ностей и тарифных разрядов)

В базе данных подсистемы регистрируются приказы о приеме со­трудника, его увольнении, перемещении, отпуске, начислении опла­ты труда и др. Как правило, предусматривается возможность выбрать и просмотреть существующие приказы по периодам или типу прика­за, а также выбрать все приказы, относящиеся к конкретному со­труднику. Реестр приказов распечатывается в форме списка.

Обычно печать приказа в целом или отдельной из него выписки происходит согласно настраиваемому для каждого типа приказа шаблону. Шаблон может быть произвольно откорректирован или изменен пользователем.

Формирование приказа проходит несколько последовательных стадий:

• создание проекта приказа и его регистрацию (присвоение но­мера);

• проверку корректности составления приказа;

• проведение (регистрацию) приказа после его подписания.

Регистрация приказа сопровождается автоматическими измене­ниями в кадровой карточке сотрудника, журнале кадровых переме­щений и штатном расписании. При приеме на работу осуществляет­ся проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы.

По данным приказов и персональных карточек формируются вы­водимые на печать документы, например приказы, личные листки, списки, статистические отчеты. Печатная форма приказов формирует­ся по настраиваемому шаблону через механизм генератора отчетов.

В подсистеме выполняется ведение закрепленного штатного рас­писания. Ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должност­ные инструкции по каждой штатной единице. При приеме на работу в рамках штатного расписания автоматически производятся контроль вакантности штатной единицы, а также подбор и проверка соответ­ствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной еди­ницы. Ведется планирование и учет отпусков сотрудников согласно трудовым контрактам.

В рамках подсистемы проводится анализ соответствия сотрудни­ка функциям, закрепленным за данной штатной должностью. Фор­мируется резерв на замещение штатной единицы. Планируется за­крепление сотрудников за штатными единицами в плановых штат­ных расписаниях. Планируется карьерный рост сотрудников. Опре­деляются потребности в обучении сотрудников, формируются персо­нальные планы обучения.

По данным кадровых карточек, спискам приказов и штатному расписанию формируются разнообразные настраиваемые отчеты.

1. Отчеты—персональные документы создаются в форме доку­мента либо текстового файла на основе свободно редактируемого шаблона.

2. Списки сотрудников, содержащие различные данные кадровой карточки. Пользователь по своему усмотрению производит отбор данных (колонок) для отчета и указывает критерий отбора данных: по структурным подразделениям, по приказам, по интервалу дат (периоду) или по произвольно устанавливаемому шаблону.

3. Статистика распределения сотрудников по подразделениям, категориям, стажу, образованию и прочая необходимая статистика в форме сводных таблиц с произвольным выбором критерия группи­ровки.

4. Отчеты по штатному расписанию с использованием специали­зированного генератора отчетов: должностные инструкции, данные по вакансиям и сводной численности, собственно штатное расписание.

5. Графики ежегодных отпусков, содержащие в графическом и текстовом виде сведения об использованном и планируемом отпуске.