Управление проектом 1 страница

А.Н. Крестьянинов, В.А. Панин

Утверждено редакционно-издательским

советом университета

в качестве учебного пособия

Нижний Новгород - 2007

УДК 338.5(075)

Крестьянинов А.Н. Управление проектом: Учебное пособие. – Н. Новгород: Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет, 2007. - с.

В учебном пособии изложены основные теоретические вопросы дисциплины «Управление проектом». Рассмотрены основные положения теории управления проектами, методы и функции управления проектом, подсистемы управления проектом на всех стадиях его жизненного цикла.

Пособие предназначено для студентов очной и заочной формы обучения специальности 270115 «Экспертиза и управление недвижимостью», преподавателей и практических работников.

С Крестьянинов А.Н., Панин В.А., 2007

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА…………………4

1.1. Существующие трактовки понятия «проект». Основные признаки проекта……………………………………………………………………………4

1.2. Классификация проектов…………………………………………………...6

1.3. Жизненный цикл проекта……………………………………………..........7

1.4. Участники проекта…………………………………………………………10

1.5. Окружающая среда проекта……………………………………………….12

2. ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ…………………………………...14

2.1. Место и роль управления проектом………………………………………14

2.2.Подсистемы, функции и методы управления проектом………………….15

3. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ……………………………16

3.1. Структуризация как основа управления проектом………………………16

3.2. Организационные структуры управления проектами…………………...19

3.3. Формирование команды проекта………………………………………….21

4. УПРАВЛЕНИЕ НАЧАЛЬНОЙ (ПРЕДИНВЕСТИЦИОННОЙ) ФАЗОЙ ПРОЕКТА……………………………………………………………………….24

4.1. Разработка концепции проекта. Сущность проектного анализа………..24

4.2. Декларация (Ходатайство) о намерениях. Обоснование инвестиций…..27

4.3. Технико-экономическое обоснование проекта. Бизнес-план и его структура………………………………………………………………………...28

5. УПРАВЛЕНИЕ РАЗРАБОТКОЙ ПРОЕКТА………………………………31

5.1. Понятие планирования проекта, принципы, уровни и процессы планирования……………………………………………………………………31

5.2. Планирование предметной области проекта…………………………….33

5.3. Планирование временных параметров проекта………………………….35

5.4. Планирование стоимости в проекте……………………………………....40

5.5. Планирование качества проекта…………………………………………..43

5.6. Планирование коммуникаций (информационного и программного обеспечения проекта)…………………………………………………………..47

5.7. Прогнозирование и оценка риска (управление рисками)……………….50

5.8. Планирование поставок и контрактов (контракты, закупки, торги)……56

5.8.1. Виды подрядных торгов и их участники. Этапы проведения подрядных торгов……………………………………………………………………………56

5.8.2. Процедуры подготовительного этапа подрядных торгов……………..57

5.8.3. Процедуры основного этапа подрядных торгов……………………….59

5.8.4. Порядок оценки оферт и определение победителя. Процедуры заключительного этапа торгов………………………………………………...60

5.8.5. Виды контрактов…………………………………………………………65

5.8.6. Технология разработки и заключения контрактов…………………….67

5.8.7. Заключение контрактов за рубежом…………………………………..

5.9. Разработка сводного плана проекта…………………………………….

6. УПРАВЛЕНИЕ РЕАЛИЗАЦИЕЙ ПРОЕКТА…………………………….

6.1. Основные положения по управлению выполнением сводного плана проекта………………………………………………………………………….

6.2. Контроль и регулирование предметной области проекта………………

6.3. Контроль выполнения расписания работ проекта………………………

6.4. Контроль и регулирования стоимости в проекте……………………….

7. УПРАВЛЕНИЕ ЗАВЕРШЕНИЕМ ПРОЕКТА……………………………

7.1.Общие положения по управлению завершением проекта…………………………………………………………………………

7.2. Закрытие проекта…………………………………………………………

7.3. Послепроектное обслуживание объекта………………………………..

7.4. Оценка и анализ результатов проекта………………………………….

ПЕРЕЧЕНЬ ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ……………………………………….

ЛИТЕРАТУРА………………………………………………………………...

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА

1.1. Существующие трактовки понятия «проект». Основные признаки проекта

Одним из современных методов управления в условиях рынка является т.н. Управление проектами (Projekt Management).

Управление проектами (сокращенно УП) – это признанная во всем мире методология проектной и предпринимательской деятельности. Она получила широкое распространение и практически стала выступать в качестве стандарта при реализации самых разнообразных проектов.

Применение методов и стандартов УП позволяет достичь высокого уровня качества, сэкономить денежные средства, время, ресурсы, снизить риск и повысить надёжность проекта.

Прежде чем говорить об УП, нужно выяснить, что здесь понимается под словом « проект »? В обычном нашем понимании проект - это документально оформленный план строительства, какого-либо здания или сооружения. Концепция УП трактует понятие проекта более широко. В литературе не существует единого общепринятого определения термина «проект». Рассмотрим некоторые определения этого понятия.

1. Толковый словарь Вебстера (Websters):

« проект » - это что-либо, что задумывается и планируется, например, большое предприятие (в смысле «мероприятие», «затея»).

2. Свод знаний по УП (США):

« проект » - это временное предприятие (опять же в смысле «намерение», «мероприятие») для создания уникального продукта или услуги.

3. Английская ассоциация проект - менеджеров:

« проект » - это отдельное предприятие (опять же в смысле - «мероприятие») с определёнными целями, включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов.

4. Мировой Банк:

« проект » - это комплекс взаимосвязанных мероприятий, которые предназначены для достижения в течение заданного периода и при установленном бюджете поставленных задач с чётко определёнными целями.

Данные определения позволяют выявить основные признаки проекта.

1. Признак цели (или наличия цели)

Любой проект всегда направлен на достижение определённого результата, т.е. каких-либо целей. Нет цели, нет проекта! Т.е., нецелесообразно затевать какой-либо проект без определённой цели. Достижение цели определяет завершение проекта.

2. Признак изменений

Реализация проекта всегда несёт изменения некоторой системы, т.е. так называемой предметной области, в которой реализуется проект.

Обозначим: Sн – начальное (или существующее) состояние системы, Sк – конечное (или желаемое) состояние системы. Осуществление проекта можно рассматривать как целенаправленный динамический процесс перевода некоторой системы S из существующего в желаемое состояние по выбранной траектории К (так называемые концепции осуществления проекта).

3. Признак ограниченности во времени

Он означает, что каждый проект имеет определенное начало и окончание, которые ограничивают продолжительность его реализации. (см. схему: Тн и Тк). В этом, например, состоит отличие проекта от какой либо операции в рамках производственного цикла, скажем, поточной линии. Например, выпуск продукции на какой-то поточной линии – это операция. Она не ограничена во времени и определяется, например, спросом на данную продукцию. С другой стороны, например, ввод в действие данной технической линии – это проект; он имеет свое начало и окончание.

4. Признак неповторимости

Он означает, что в результате реализации проекта мы получаем новый, неповторимый продукт. Этот признак относится не к отдельным составляющим частям проекта, а к проекту в целом. Например. даже строящийся серийный жилой дом отличается от других своим местоположением, отделкой, составом организационных мероприятий, схемой финансирования и обеспечения ресурсами и т.д.

5 Признак ограниченности требуемых ресурсов

В каждом проекте используются различные ресурсы: финансовые, трудовые, материально-технические. Объём ресурсов, выделяемых на проект, всегда ограничен, что влияет на срок его выполнения, и наоборот, т.е. в случае жёстко заданных сроков для реализации проекта может быть определено необходимое количество ресурсов. На практике это означает, что во всех случаях утверждённый к реализации вариант проекта должен иметь спецификацию и график потребления ресурсов.

6. Признак комплексности

Комплексность проекта означает учёт всех внутренних и внешних факторов, прямо или косвенно влияющих на его результаты.

Например, принят к реализации проект ввода в действие технологической линии по изготовлению плит на заводе сборного железобетона. Комплексностьтакого проекта состоит в том, что при его подготовке и реализации учитывается спрос на данную продукцию, технологичность при её изготовлении, транспортировке и монтаже, возможность обеспечения различными ресурсами и другие внешние и внутренние факторы.

7. Признак разграничения

Каждый проект имеет чётко определённые рамки своей предметной области и должен быть отделён от других проектов и повседневной деятельности предприятия.

Поясним на предыдущем примере. Проект технологической линии разграничивается с другими проектами, которые реализуются на заводе, а также он отделяется от повседневной деятельности завода по выпуску других видов продукции. Это достигается путём включения в состав проекта только тех работ и ресурсов, которые необходимы и достаточны для сооружения и сдачи в эксплуатацию только данной технологической линии.

8. Признак организационного обеспечения проекта

Он заключается в том, что большинство крупных проектов не может быть выполнено в рамках существующих на предприятиях организационных структур управления. Такие проекты на время своей реализации требуют создания для его реализации специфических организационных структур. Это может быть ВТК (временный творческий коллектив) или достаточно сложная оргструктура. Для мелких или относительно простых проектов создание специальных оргструктур, как правило, нецелесообразно. При этом, во всех случаях необходимо назначение менеджера проекта, который несёт персональную ответственность за его успех.

Например, при строительстве садового домика каждый хозяин одновременно является и менеджером проекта, и проектировщиком, и снабженцем, и строителем. С другой стороны, например, строительство Братской ГЭС потребовало создания специфической организации для управления этим проектом – Управление Братск ГЭСстрой, которое насчитывало 2 тысячи человек и имело сложную организационную структуру.

На основе рассмотренных определений понятия проекта и приведённых его признаков можно сформулировать более общее определение этого понятия, которое принято в российской практике.

Проект – это ограниченное во времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, с возможными ограничениями расходования ресурсов и со специфической организацией.

2.Классификация проектов

Проекты могут классифицироваться по различным признакам (классификаций много, поэтому, приведём одну из них):

1) по размеру проекта, количеству участников и степени влияния на окружающий мир (или масштаб проекта) различают проекты:

- мелкие; средние; крупные; очень крупные.

2) по сложности проекты бывают:

- простые;

- сложные;

- очень сложные.

3) по продолжительности периода реализации (или длительность проекта) различают проекты:

- краткосрочные (до 3-х лет);

- среднесрочные (от 3 до 5 лет);

- долгосрочные (свыше 5 лет).

4) по характеру предметной области проекта (или вид проекта) различают:

- учебно-образовательные проекты;

- научно-исследовательские проекты;

- инновационные проекты; их главная цель – разработка и применение инноваций, т.е. новых технологий, «ноу-хау» и других нововведений;

- инвестиционные проекты, т.е. создание или воспроизводство основных фондов, которые требуют вложения инвестиций;

- комбинированные проекты.

5) по основным сферам деятельности, в которых осуществляется проект (или тип проекта) различают:

- социальные проекты;

- экономические проекты;

- организационные проекты;

- технические проекты;

- смешанные проекты.

6) по составу и структуре проекта (или класс проекта) различают:

- монопроекты, т.е. отдельные проекты различного типа, вида масштаба;

- мультипроекты, т.е. комплексные проекты, состоящие из ряда монопроектов;

- мегапроекты – это целевые программы развития регионов и отраслей. Они содержат множество взаимосвязанных моно- и мультипроектов, объединённых общей целью, выделенными ресурсами и отпущенным на их выполнение временем.

3. Жизненный цикл проекта

Жизненным циклом проекта называется промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации.

Каждый проект проходит в своём развитии определённые состояния или, как принято говорить – фазы. Под фазами проекта понимается набор логически взаимосвязанных работ, по завершении которых достигается один или несколько результатов проекта. Всего принято выделять 4 фазы проекта.

Одной из главных целей начальной фазы является разработка концепции проекта. В состав начальной фазы входят следующие работы:

1) инициация проекта, т.е. формальное признание того, что работы по проекту начинаются (т.е. издаётся приказ, распоряжение);

2) формирование инвестиционного замысла (или, как ещё говорят - идеи) проекта;

3) определение проекта (есть такой термин) (это: цели, задачи, результаты, основные характеристики);

4) предварительный анализ осуществимости проекта;

5) подготовка декларации (или ходатайства) о намерениях;

6) разработка обоснования инвестиций;

7) разработка технико-экономического обоснования;

8) разработка бизнес-плана.

Главным содержанием второй фазы, т.е. фазы разработки, является, как следует из самого названия, разработка основных компонентов системы УП. Эта фаза включает следующие работы:

1) инициация работ данной фазы;

2) назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь – её ключевых членов;

3) установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, а также других ключевых участников (состав участников проекта подробно рассмотрим позднее);

4) планирование предметной области и других элементов проекта;

5) разработка сводного плана проекта;

6) организация и проведение торгов, заключение контрактов с основными исполнителями;

7) организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ;

8) утверждение сводного плана проекта и получение одобрения на продолжение работ;

Основное содержание фазы реализации – это выполнение основных работ проекта, которые необходимы для достижения его цели. Сюда входят:

1)полный ввод в действие разработанной системы УП;

2)организация выполнения работ;

3)ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;

4)ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта;

5)детальное проектирование и технические спецификации;

6)оперативное планирование работ;

7)установление системы информационного контроля за ходом работ;

8)организация и управление материально-техническим обеспечением работ (МТО), т.е. поставками, закупками, запасами;

9)выполнение строительно-монтажных работ (СМР);

10) руководство, координация работ, согласование темпов, прогноз состояния;

11) контроль и регулирование основных показателей проекта;

12) решение возникающих проблем и задач;

13) подтверждение окончания работ и получение одобрения для начала работ следующей фазы.

На фазе завершения достигаются конечные цели проекта, т.е. осуществляется подведение итогов, разрешение конфликтов и закрытие проекта. Эта фаза, как правило, включает следующие основные работы:

1)планирование процесса завершения проекта;

2)пуско-наладочные работы и эксплуатационные испытания конечного продукта проекта;

3)подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

4)подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;

5)оценка результатов проекта;

6)подготовка итоговых документов;

7)закрытие работ и проекта в целом;

8)разрешение конфликтных ситуаций;

9)реализация оставшихся ресурсов;

10) накопление фактических и опытных данных для последующих проектов;

11) расформирование команды проекта.

Следует отметить, что фазы 2,3 и 4 могут выполняться с совмещение работ во времени, т.е. по последовательно-параллельной схеме.

Применительно к инвестиционному проекту обычно различают следующие фазы:

1)прединвестиционную (или начальную);

2)инвестиционную;

3)экспуатационную.

1.4. Участники проекта

Состав участников проекта, их роли, распределение функций и ответственности зависят от типа, вида, масштаба и сложности проекта, а также от фаз его жизненного цикла. Вместе с тем существуют некоторые постоянные для всех проектов функции и соответствующие им участники.

1. Проект должен быть осмыслен, придуман и инициирован – значит, у него должен быть инициатор.

2. У проекта должно быть главное заинтересованное лицо или организация, которое станет будущим владельцем и пользователем результатами проекта и будет нести за него ответственность. Это заказчик проекта.

3. Реализация проекта требует привлечения инвестиций, значит, у него должны быть инвесторы, т.к. средств заказчика, как правило, недостаточно.

4. Проект нужно готовить и осуществлять, значит, у него должны быть соответствующие исполнители.

5. В результате реализации большинства проектов должно что-то производиться, или оказываться какие – либо услуги. Это значит, что у проекта должны быть свои производители, продавцы и потребители.

6. Проектом нужно управлять, значит, у проекта должен быть менеджер.

Кроме того, каждый проект может затрагивать интересы самых разных сторон: местных властей, общественных групп населения, отдельных граждан, конкурентов, т.е. также потенциальных участников проекта.

Очевидно, что для любого проекта этот состав функций и участников остается неизменным. Другое дело, что существуют крайние варианты. В простейшем случае, например, теплица на садовом участке, все основные функции проекта могут быть реализованы одним лицом. В другом крайнем случае, например, строительство автомобильного завода, мы, очевидно, сталкиваемся с полным набором участников и с детальным распределением функций между ними.

На практике в большинстве случаев мы имеем дело с промежуточными структурами участников проекта. Рассмотрим, каково же распределение ролей и как связаны с проектом и между собой основные его участники?.

Инициатор проекта – это сторона, которая является автором главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по реализации. В качестве инициатора может выступать практически любой из участников проекта. Однако, как правило, инициатива, направленная на осуществление проекта, должна исходить от заказчика.

Заказчик – это главная сторона, заинтересованная в реализации проекта, которая станет будущим владельцем и пользователем его результатов. Заказчик определяет основные требования и масштабы проекта, обеспечивает его финансирование за счёт своих средств или средств привлекаемых инвесторов, заключает контракты с основными исполнителями проекта. Заказчик несет ответственность за проект в целом перед обществом и законом.

Инвесторы (в крупных проектах их обычно несколько) – это стороны, которые вкладывают в проект средства, например, путём привлечения кредитов. В качестве инвестора могут выступать физические и юридические лица, в частности, банки. Главная цель инвесторов – это получение от реализации проекта максимальной прибыли на свои инвестиции.

Руководитель проекта (менеджер проекта или проект – менеджер) – это юридическое лицо, которому заказчик и инвестор делегируют полномочия по руководству работами, связанными с реализацией проекта, т.е. планирование, контроль и координация работ всех участников проекта.

Конкретный состав полномочий проект-менеджера определяется контрактом с заказчиком. Как правило, перед менеджером проекта ставятся задачи общего руководства работами, связанными с реализацией проекта, на протяжении его жизненного цикла.

Команда проекта – это специфическая организационная структура, возглавляемая менеджером проекта, которая создается на период его реализации. Главная задача команды проекта – это осуществление функций управления проектом до эффективного достижения его целей при соблюдении установленных сроков, бюджета проекта и требований к качеству. Состав и функции команды проекта зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта.

Проектировщик – это юридическое лицо, выполняющее по контракту проектно - изыскательные работы в рамках проекта. В зависимости от масштабов проекта (скажем, для крупных и сложных проектов) может быть определена организация, которая несёт ответственность за выполнение всего комплекса этих работ. Она называется генеральным проектировщиком (генпроектировщиком).

Подрядчики (генподрядчик, субподрядчики) – это юридические лица, которые несут ответственность за выполнение строительно-монтажных и пуско-наладочных работ в соответствии с контрактом. Генподрядчик подбирает субподрядчиков и заключает с ними договоры на выполнение отдельных работ и услуг.

Поставщики – это организации, которые на контрактной основе осуществляют в рамках проекта различные виды поставок (сырьё, материалы, оборудование и т.д.).

Лицензоры (лицензирующие органы) – это организации, выдающие лицензии на выполнение определённых видов работ и услуг.

Органы власти – это сторона, которая удовлетворяет свои интересы путём получения налогов от участников проекта. Она также выдвигает и поддерживает социальные, экологические и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.

Производитель конечной продукции – осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную продукцию. Его главная цель – получение прибыли от продажи готовой продукции потребителям.

Потребители определяют требования к производимой продукции и формируют спрос на неё. Продукция от производителя к потребителям поступает через продавцов.

На процесс реализации проекта оказывают влияние и другие заинтересованные стороны, которые также могут быть отнесены к участникам проекта. К ним, например, относятся:

- общественные группы населения, чьи интересы затрагивает реализация проекта;

- конкуренты основных участников проекта;

- различные консалтинговые, юридические и другие организации, привлекаемые к выполнению проекта.

Зарубежная практика УП предусматривает включение в состав участников проекта, т.н. контракторов, администратора проекта, владельца земельного участка.

Контрактор (генконтрактор, субконтракторы) – это сторона или участник проекта, вступающий в отношении с заказчиком, и берущий на себя ответственность за выполнение работ по контракту. Его задача – это заключение контракта с заказчиком, заключение договоров с субподрядчиками, принятие и оплата работ соисполнителей. В качестве контрактора может выступать руководитель проекта.

Администратор проекта снимает часть административных функций с менеджера проекта, что дает возможность последнему уделять больше времени своей непосредственной деятельности по УП.

1.5 Окружающая среда проекта

Реализация проекта происходит в некоторой окружающей среде, которая оказывает на него определённое воздействие.

Под окружающей средой проекта понимается совокупность внешних и внутренних (по отношению к проекту) факторов, которые влияют на достижение его результатов.

Окружение проекта бывает внешнее и внутреннее.

Кроме этого во внешнем окружении можно выделить как бы два слоя:

1) ближнее окружение – т.е. это среда предприятия, в рамках которой существует проект;

2) дальнее окружение – т.е. окружение самого предприятия.

К наиболее существенным факторам внутреннего окружения проекта относятся:

1. участники проекта; формируют свои требования в соответствии с целями проекта, а также реализуют различные интересы в процессе его осуществления;

2. команда проекта; является тем «мозговым центром» и исполнительным органом проекта, от которого во многом зависит его успешное выполнение;

3. стиль руководства проектом (относится в первую очередь к проект-менеджеру); определяет психологический климат и атмосферу в команде проекта и влияет на ее творческую активность и работоспособность;

4. методы и средства коммуникации; определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта; это по существу – это как бы «нервная система» проекта, от степени совершенства которой во многом зависит его успех;

5. экономические условия проекта; связаны со сметой и бюджетом проекта, ценами, налогами, тарифами, которые действуют внутри проекта и определяют его основные стоимостные характеристики;

6. прочие факторы (социальные, экологические, технические и т.д.). (Вот это что касается внутреннего окружения проекта).

Внешние факторы, влияющие на реализацию проекта, связаны в первую очередь с «ближним» окружением проекта, т.е. со средой предприятия.

Ближнее окружение проекта самым непосредственным образом будет влиять на реализацию проекта. Рассмотрим характер этого влияния.

Руководитель предприятия – определяет цели и основные требования к проекту, по существу являясь заказчиком проекта.

Сфера финансов – определяет бюджетные рамки проекта (с учётом калькуляции для серийного производства продукта), а также способы и источники его финансирования.

Сфера сбыта – формирует требования и условия к проекту, связанные с рынком сбыта, которые определяются решениями покупателей, а также наличием и действиями потенциальных конкурентов.

Сфера производства – (связана с рынком средств производства) выдвигает свои специфические требования, например: рекомендации по использованию определённых технологий и оборудования из числа имеющихся на рынке и отказ от других, устаревших технологий.

Сфера материально- технического обеспечения (связана с рынком сырья и полуфабрикатов) формирует свои требования к проекту, которые вытекают из возможности обеспечения сырьём и материалами по приемлемым ценам (также связана со сферой финансов).

Сфера инфраструктуры (связана с рынком различных услуг и сервиса) диктует требования к проекту в части рекламы, связи, информационного и других видов обеспечения проекта.

И, наконец, сфера очистки и утилизации промышленных отходов (связана со службой по охране окружающей среды и) направлена на рациональное использование отходов производства на предприятии.

Значительное влияние на реализацию проекта также оказывают внешние факторы, связанные с т.н. «дальним» окружением проекта. Они действуют на проект как через предприятие, так и непосредственно, напрямую. При этом, чем крупнее масштабы проекта, тем более существенно влияние этого внешнего окружения. Рассмотрим эти факторы на примере крупных международных проектов:

1. Политика (или политические факторы):

- политическая стабильность;

- поддержка проекта правительством;

- торговый баланс со странами-участниками проекта;

- другие факторы, например, участие в военных союзах;

2. Экономика (или экономические факторы):