Заголовочнгй части документа

Реквизит 11 «Дата документа» - обязательный реквизит, наделяющий документ юридической силой.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ. Проставить дату подписания документа может также работник службы делопроизводства при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование его осуществляется в день подписания. Поскольку проставление конкретной даты оформляется, как правило, рукописным способом, то необходимо, чтобы запись была сделана разборчиво, четко.

Дата может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова «год» не ставится. Например, дату 7 января 2008 г. следует оформить так: 07.01.2008. Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами недопустима (7).

При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и сокращение слова «год» - г.: 07 января 2008 г.

Дата письма указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизитов «Справочные данные об организации», ОГРН, ИНН/КПП от границы левого поля, без кавычек и без предлога от.

Место для проставления даты документа обозначено, как правило, в бланке документа. Дата всегда предшествует регистрационному номеру документа.

ул. Пушкарская, д. 18, оф. 18

Санкт-Петербург, 1960790

тел/факс 234-30-29, 234-22-50

E-mail: TRILONI @vesso/spb/ru/

ОКПО ОКУД

ОГРН 1234567890123

ИНН/КПП 1234567890/123456789

05.09.2008 № 162

Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» - условное, как правило, цифровое обозначение, под которым документ вводят в информационно-поисковую систему организации. Регистрация служебных документов облегчает последующую работу с ними.

Регистрационный номер проставляется от руки или машинописным способом справа от даты регистрации документа. При рукописном способе проставления регистрационного номера необходимо, чтобы все цифры были хорошо читаемы.

Порядковый номер проставляется в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью, в учебных заведениях - в течение учебного года.

По усмотрению организации цифровой номер может дополняться буквами: № 15-р (распоряжение), № 12-л/с (приказ по личному составу).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую линию в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: № 606/209/453.

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в ответных письмах. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного письма не включаются.

На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают На № (затем проставляется цифровое обозначение номера входящего документа) и предлог от (после которого указывается дата). Например: На № 3-11/813 от 11.08.2008.

Реквизит 15 «Адресат» - обязательный реквизит служебных писем, направляемых в другие организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках.

Реквизит «Адресат» печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов адресат находится на одном уровне с наименованием организации - автора документа на расстоянии 40 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал, а составные части адресата - через 1,5 - 2 межстрочных интервала.

Каждая составная часть реквизита начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится.

Состав элементов реквизита и их оформление зависит от того, кому направлен документ.

1) При адресовании документа конкретному должностному лицу, кроме руководителей предприятия или их заместителей, элементы адресата располагаются в следующей последовательности:

· наименование предприятия-получателя в именительном падеже;

· наименование должности в дательном падеже;

· инициалы и фамилия должностного лица в дательном падеже.

Наименование должности пишется полностью, без сокращений. Инициалы указываются перед фамилией.

Перед фамилией должностного лица, которому направляется документ, при необходимости допускается указывать его ученую степень, звания. Сокращения типа т. (тов.), гр., г-ну, г-же при оформлении реквизита «Адресат» использовать не рекомендуется.

При названии организации не рекомендуется использовать сокращения, условные символы или какие-либо знаки вместо полного их наименования, кроме общепринятых, например: АОО, АОЗТ, УВД, Ленгазтеплострой, НИИ, ЗАО, ТОО и др.

АОЗТ «Русские самоцветы»

Начальнику отдела делопроизводства

М.И. Косареву

2) Если документ адресуется руководителям предприятий или их заместителям, то наименование предприятий включаются в наименование их должностей в дательном падеже.

Директору концерна ЗАО «Русь» М.Б. Антонову

Первому заместителю директора муниципального предприятия пансионата «Сосновая поляна» Д.В. Васильеву (8)

3) Если документ адресуется на имя организации или структурного подразделения, то эти наименования ставятся в именительном падеже.

Правительство Ленинградской области Отдел обращений и заявлений граждан

Завод «Арсенал» Отдел снабжения и сбыта

При адресовании документа в организацию почтовый адрес (при необходимости) указывают ниже наименования организации.

Законодательное собрание Санкт-Петербурга   Исаакиевская пл., 6 Санкт-Петербург, 190107

Комитет по благоустройству и дорожному хозяйству   ул. Караванная, д. 9 Санкт-Петербург, 191011

Почтовый адрес не проставляют на письмах, адресованных в правительственные организации или постоянным корреспондентам.

4) Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их названия указываются обобщенно в форме множественного числа: названия организаций - в именительном падеже, а наименование должностей - в дательном падеже.

Администрации районов Ленинградской области

Директорам школ г. Вологды

5) Если документ направляется в несколько разнородных организаций или нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной. В случае, когда документ является ответным, первым (основным) адресатом указывают автора инициативного документа, на который дается ответ, а затем указываются другие организации или лица, которым он направляется для сведения. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Они указываются в документе (один под другим), через два интервала. При б О льшем количестве адресатов составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только один адресат.

6) При адресовании служебного письма физическому лицу вначале указывают его фамилию и инициалы, а затем почтовый адрес.

Шаповаловой О.П.

Кондратьевский пр., д. 20, кв. 2

Санкт-Петербург, 195197 (9)

Элементы адресата располагают флаговым способом - выравнивают строчки по левой стороне. Выравнивание строк по правой стороне не рекомендуется.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16 «Гриф утверждения» является особым способом введения документа в действие, когда одной только подписи для придания ему юридической силы недостаточно. В инструкции по делопроизводству организации содержится перечень документов, подлежащих утверждению. В числе таких документов указывают: акты (проверок, ревизий, передачи дел и т. п.), расписания (штатное, учебное), договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, сметы, номенклатуру дел, некоторые разновидности протоколов и т.п. (10)

Утверждение документа производится после его подписания, санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Устанавливаются два способа утверждения документов, имеющие одинаковую юридическую силу:

1) утверждение документа должностным лицом, к компетенции которого относится содержание документа;

2) утверждение документа правовым актом (постановлением, приказом, протоколом) (11).

1) При утверждении документа должностным лицом гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ; наименования должности лица (с прописной буквы), утверждающего документ; его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (перед датой предлог от не ставится).

УТВЕРЖДАЮ Директор ТОО «Квант»   Личная подпись Р.В. Якушин 18. 07. 2008

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне, в пределах зоны, отведенной для размещения реквизита «Наименование организации». В этом случае рекомендуется оформлять документы не на бланке, а на чистых листах бумаги.

В грифе утверждения документа должны указываться наименование должности и расшифровка подписи лица, фактически утвердившего документ. Внесение изменений в сведения о лице, фактически утвердившем документ, в заранее оформленный гриф утверждения производится так же, как и в реквизите «Подпись» (См.)

2) При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже (со строчной буквы), его даты и номера. Слово, производное от глагола «утверждать», согласуется в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, например:

· акт, устав, регламент - УТВЕРЖДЕН,

· инструкция - УТВЕРЖДЕНА,

· положение, штатное расписание - УТВЕРЖДЕНО,

· правила - УТВЕРЖДЕНЫ (12).

Элементы реквизита располагают флаговым способом (выравнивают по левой стороне) или центрируют каждую строку по отношению к самой длинной строке реквизита.

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 15.08.2007 № 15

УТВЕРЖДЕНО приказом директора от 01.08.2007 № 26

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек, без подчеркивания и без двоеточия после слова. Дата в грифе утверждения проставляется цифровым способом, перед датой необходим предлог от.

Реквизит 17 «Резолюция» оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа. В состав реквизита должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции и дата резолюции.

Васильевой Е. В.

Прошу рассмотреть

и дать свои предложения

к 20.02.2008

Личная подпись

10.02.2008

Если исполнителей несколько, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция проставляется обычно от руки в правой верхней части листа (или на свободном от текста месте) на первом листе подлинника документа.

Многие руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его к документу. Это придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, плохо обеспечивает сохранность резолюции (лист с резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка изымается и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Все части резолюции оформляются в соответствии с определенными требованиями:

1) Входящий документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении; нежелательно переадресование документа от одного лица другому.

2) В резолюции руководитель может выразить свое решение по затронутым вопросам.

Решите вопрос положительно

Согласен. Для исполнения

3) Поручение должно быть конкретным, выполнимым. Недопустимы формулировки заданий типа: Прошу рассмотреть; Для решения; На рассмотрение и т.д. Такие резолюции свидетельствуют о том, что руководитель не решает вопроса по существу, а лишь знакомится с содержащейся в документе информацией и переадресовывает её решение. Чаще всего причиной формального характера резолюции является перегрузка руководителей высшего ранга входящей документацией, которая не «фильтруется» до поступления к руководителю.

4) В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения.

Разработать концепцию и лично доложить мне 13.02.2008

Подготовьте ответ о невозможности удовлетворения просьбы из-за отсутствия ресурсов. Срок исполнения - 16.03.2008

5) Поскольку резолюция исполняется рукописным способом, большую роль играет почерк, т.е. разборчивое письмо. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не «расшифровываться».

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Реквизит 19 «Отметка о контроле» проставляется на тех документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметку о контроле располагают в правом верхнем углу бланка. Отметку проставляют от руки цветным карандашом или фломастером (буква К) или соответствующим штампом (слово Контроль) (13). Срок исполнения документа может быть указан в резолюции руководителя или в самом документе. Если такого указания нет, то срок контрольного документа определяется нормативно-правовым актом.

Контрольные вопросы для самопроверки:

1) Как следует размещать реквизит «Эмблема или товарный знак (знак обслуживания)»? Обоснуйте свой ответ.

2) Каков порядок следования элементов реквизита «Наименование организации»?

3) Какие сведения включаются в состав реквизита «Справочные данные об организации» по усмотрению организации?

4) Каков порядок расположения элементов почтового адреса в реквизитах «Справочные данные об организации» и «Адресат»? Каким нормативным документом установлен такой порядок?

5) В каком случае реквизит «Место составления или издания документа» является обязательным? Расскажите о месте этого реквизита в документе и о правилах его оформления.

6) В каких случаях использование сокращения «г.» (город) в реквизите «Место составления или издания документа» является обязательным, а в каких - допустимым?

7) Как может быть оформлен реквизит «Дата документа»?

8) Как следует оформлять реквизит «Адресат» в документах, направляемых руководителю или заместителю руководителя организации?

9) В чем проявляются особенности оформления реквизита «Адресат» при направлении документа физическому лицу?

10) Какие документы подлежат обязательному утверждению? Что означает гриф утверждения?

11) Какие существуют способы утверждения документов?

12) В чем проявляются языковые особенности оформления реквизита «Гриф утверждения» при утверждении документа другим документом?

13) В каких документах и каким образом проставляется реквизит «Отметка о контроле»?

Литература

· Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

· Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Госстандарт России. - М.: Изд-во стандартов, 1995.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418.

· Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Книжный мир, 2008. - 416 с.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учеб. пособие /Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.

· Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд. «Проспект», 2004. - 216 с.