Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1, ст. 5021).

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьём черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона».

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации; на бланках с продольным расположением реквизитов в центре верхнего поля; на бланках с угловым расположением реквизитов - на левой стороне верхнего поля.

Изображение герба на бланке документа не должно превышать 20 мм в диаметре.

Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации так же, как и Государственный герб Российской Федерации, располагается на верхнем поле над наименованием организации.

Как правило, помещать изображение герба субъекта Российской Федерации на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организации их подчинения.

Свою собственную символику, в том числе и герб субъекта РФ, могут иметь и муниципальные образования, если это предусмотрено законодательством субъекта РФ. Изображение Государственного герба РФ на бланках документов муниципальных образований является нарушением действующего законодательства.

Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его Уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленных в законодательстве Российской Федерации и субъекта РФ.

Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланках в соответствии с уставом организации (положением об организации).

Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки – эмблемы, утвержденные указами Президента РФ (эмблема Вооруженных Сил РФ, органов пограничной службы и пограничных войск, организаций федеральной почтовой связи, федеральных органов налоговой полиции, Федеральной службы охраны РФ, Министерства внутренних дел РФ и др.).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Товарный знак (знак обслуживания) изображается на бланках негосударственных организаций с соблюдением требований закона РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изменениями, внесенными Федеральными законами от 27.12. 2000 №150-ФЗ, от 30.12.2001 № 194- ФЗ, от 24.12.2002 №.176-ФЗ).

Согласно Закону товарный знак и знак обслуживания являются обозначениями, служащими для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Эмблему или товарный знак (знак обслуживания) рекомендуется разместить на одном уровне с наименованием организации, с левой стороны, так как восприятие письменного текста у европейца имеет направленность слева направо, поэтому наиболее важная информация должна располагаться именно в этой зоне. Товарный знак может быть расположен и на верхнем поле над наименованием организации и даже разделять посередине наименование организации, если оно дано на двух языках. Неудачным является размещение этого реквизита с правой стороны по отношению к наименованию организации (1).

Диаметр изображения эмблемы, товарного знака не ограничен строгими рамками. Однако следует придерживаться размеров, которые соблюдаются при изображении государственного герба.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть изображен в любом цвете или в цветовом сочетании.

Иногда для идентификации организации используют логотип - оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЗАКРЫТОГО ТИПА

Э лектрика Р адио Н авигация И С вязь

__________________________________________________________________________

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ   ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОПТОВОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ "Ф А Р М А Ц И Я"

Товарный знак, даже если он включает в свой состав наименование организации (как правило, сокращенное) не заменяет собой соответствующий реквизит.

Реквизит 04 «Код организации» проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

В служебных письмах реквизит размещается в составе справочных сведений; в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне: ОКПО 02842708.

Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставление содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №438.

Реквизит представляет собой 13-значный цифровой код: ОГРН 1027700380795.

Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Это цифровой номер налогоплательщика (ИНН), свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Для организаций – десятизначный цифровой код, для физического лица – двенадцатизначный.

В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (ст. 83), в дополнение к ИНН вводится КПП – код причины постановки на учет, который состоит из девяти знаков – цифр: ИНН/КПП 7708033140/771001001.

Реквизиты ОГРН юридического лица и ИНН/КПП указываются только в составе справочных данных в бланках для письма.

Реквизит 07 «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

Код формы документа, как правило, проставляется во внутренних документах, а в бланке для письма указывается по необходимости, в составе справочных данных об организации, после ОКПО, например, код письма с сообщением о ликвидации организации (предприятия) - 02131019.

Реквизит 08 «Наиме н ование организации» - один из наиболее важных и обязательных в бланке документов любой организации, является обозначением автора документа.

Авторами служебных (официальных) документов являются учреждения, организации, предприятия.

Подписывающие служебные документы должностные лица выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лишь представителями учреждений, организаций, предприятий. Например, письмо в министерство подписал директор завода, но автором письма является завод.

В соответствии со стандартом наименование организации на бланке дается в двух вариантах: полное и сокращенное в виде аббревиатуры, если оно официально закреплено.

Наименование организации указывается на бланке, как правило, без кавычек, за исключением случаев, когда оно является именем собственным: АОЗТ «Русский дом».

Этот реквизит может включать в свой состав следующие элементы:

· сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей инстанции (министерства, ведомства, консорциума и т.п.), если она имеется;

· указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);

· собственное индивидуальное наименование организации (предприятия, фирмы, комиссии и т.д.);

· наименование филиала, представительства, территориального отделения, структурного подразделения, должностного лица (если они являются авторами документа).

Все наименования указываются в именительном падеже (точка в конце наименования не ставится). Не принято отделять чертой отдельные элементы реквизита друг от друга и от последующих реквизитов – справочных данных, даты и пр.

Возможно использование полужирного шрифта для выделения одного из элементов реквизита, указывающего непосредственно на автора документа. Реквизит допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков) наименования организации.

Наименование вышестоящей инстанции (полное или сокращенное) указывается лишь в бланках тех предприятий и организаций, которые имеют прямое или административное подчинение. Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывают не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, то предпочтение отдается наименованию местных органов. Эту часть реквизита, как правило, печатают более мелким шрифтом по сравнению с наименованием непосредственно автора документа.

Российская Федерация Министерство науки, высшей школы и технической документации   САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МОРСКОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Министерство финансов Российской Федерации   УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ

В бланках коммерческих организаций наименованием вышестоящей организации является наименование консорциума или промышленно-финансовой группы, в систему которой входит данная организация.

ХОЛДИНГОВАЯ КОМПАНИЯ «ЦЕНТР»

Общество с ограниченной ответственностью «РУСБАРТЕР»

Индивидуальное наименование организации – автора документа предполагает представление её в двух вариантах: полном, а под ним - в сокращенном (в скобках), если это сокращенное наименование закреплено в учредительных документах.

Для внутренних документов достаточно указать наименование организации без уточнения ее подведомственности.

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минтруд России)

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ   Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Организации, осуществляющие внешнеэкономические связи, для переписки с зарубежными корреспондентами могут использовать либо обычный бланк письма на русском языке, либо специальный бланк на двух языках - русском и одном из иностранных, если наименование на иностранном языке закреплено в учредительных документах. Такие бланки недопустимо использовать для ведения переписки внутри страны.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном. Наименование на национальном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе (Положении об организации).

Наименование организации, воспроизведенное на национальном или иностранном языке, помещается ниже наименования на русском языке, либо на одном уровне с ним с правой стороны.

ЗАО «Торговый Дом Бородино» Санкт-Петербурга

SAINT-PETERBURG JSC «Trade House BORODINO»

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения проставляют в том случае, если оно является непосредственным автором документа, и располагают ниже наименования организации.

МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА РОССИИ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА Отдел приема и обустройства вынужденных мигрантов (2)

Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Эта часть реквизита помещается после наименования организации.