Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом

История бланка насчитывает более двух столетий. Появление в делопроизводстве России бланков относится к началу XIX в. Вначале они были рукописными (их писали каллиграфы). Для ускорения хода дела бланки заготавливались впрок. Затем их стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, созданные типографским способом.

Бланк документа – это лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа, сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

При получении документа адресат, прежде всего, акцентирует внимание на содержащейся в нем информации, на существе рассматриваемого вопроса. Однако неизбежно в поле зрения попадает и внешний вид документа – качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Поэтому при разработке бланка необходимо стремиться к созданию благоприятного впечатления об организации.

Требования к форматированию бланка могут быть жесткими (регламентируемыми) и мягкими (эстетическими).

К жестким (регламентируемым) требованиям относятся:

· функциональные (место организации в ведомственной иерархии);

· конструкционные (использование твердых форматов бумаги);

· юридические (достаточность состава реквизитов).

Мягкие (эстетические) требования включают:

· дизайн эмблемы или товарного знака;

· цветовое решение;

· качество бумаги;

· продольное или угловое расположение реквизитов.

Бланки документов создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующиеся правами юридического лица.

На бланках изготавливают только первую страницу документа. Для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы чистой бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены в ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении управленческих документов используются принятые в нашей стране стандарты форматов бумаги. Документы изготавливаются главным образом на бумаге формата А4 (210 × 297) и А5 (148 × 210). Бланки формата А3 (297 × 420) отменили в основном из-за технических возможностей принтера. Для оформления резолюций (поручений) допускается использование бланков формата А6 (105 × 148). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Государственным стандартом установлены минимальные («не менее») размеры полей бланка: Каждый лист документа должен иметь поля: 20 мм – левое, верхнее, нижнее, 10 мм – правое. В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов, устанавливаются размеры полей, б О льшие, чем минимальные значения, определенные стандартом. Например, левое поле – от 2,75 до 3,5 см. (для документов длительных сроков хранения, подшиваемых в дело), правое – от 2 до 2,25 см., верхнее – от 2 до 2, 5 см.

Бланки изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета типографским способом, а также с помощью средств оперативной печати или воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Наиболее надежным и традиционным способом изготовления бланков является типографский. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков на компьютере очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерованные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.

При типографском изготовлении бланков, как правило, используются шрифты размером от 6 до 16 кегля. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля.

Допускается в бланках и в тексте письма использовать жирный и наклонный шрифты. Шрифт должен быть четким, ясно различимым. «Слепая» печать не только затрудняет чтение, но и свидетельствует о неуважительном отношении к адресату, о небрежности и даже некорректности отправителя письма.

Государственным стандартом устанавливаются два способа расположения реквизитов: угловой, продольный.

Угловое расположение реквизитов наиболее рационально и экономично, прежде всего, для документов, направляемых в другие организации, т.е. для внешних, исходящих. Размещение заголовочных (надтекстовых) реквизитов в левом углу бланка экономит до 20% рабочей площади документа. При этом правый угол документа остается свободным для размещения адресата, резолюции, грифа утверждения. Допускается два варианта оформления угловых реквизитов - флаговое (все строки выровнены по левой вертикальной линии) и центрованное (строки центрируются по отношению к самой длинной строке).

При продольном способе все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине строки, либо по центру. Продольный бланк применяется в том случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержат большое количество печатных знаков. Бланки с продольным расположением реквизитов используются при создании любых видов документов, но в первую очередь - внутренних.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает создание бланков организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланки структурного подразделения проектируются в том случае, если руководитель подразделения имеет право подписи.

Для управленческих документов организации определены три основных вида служебных бланков:

1) общий бланк - бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк конкретного вида документа (кроме письма);

3) бланк для письма.

Каждый вид бланков имеет определенный состав постоянных реквизитов и (при необходимости) ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, пунктиров, линий или других обозначений для размещения отдельных реквизитов: для адресата - в правом верхнем углу; для заголовка к тексту - под ссылочными данными о входящем документе или ниже даты и регистрационного номера документа. Такие отметки не обязательно наносить на бланк, но следует иметь в виду, что они значительно облегчают оформление документа.

Общий бланк используется при создании внутренних документов. В состав его реквизитов в зависимости от учредительных документов входят: герб (или эмблема), полное и сокращенное наименование организации - автора документа, место для проставления даты и регистрационного номера (___________ №), место составления или издания документа (при необходимости) (6).