Стандартизация как форма юридического закрепления результатов унификации

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его деятельности (государства, отрасли, отдельной организации). Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации документов.

Под стандартизацией понимаетсяпроцесс установления и применения стандарта, т.е. образца, эталона, модели, которые являются исходными для сопоставления с ними других подобных объектов (7).

Результаты работы по стандартизации оформляются в виде государственныхстандартов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, единообразие в оформлении документов и утверждается компетентным органом.

Государственные стандарты разрабатываются:

· на отдельные документы;

· на группы родственных документов;

· на отдельные информационные элементы.

Первые госстандарты на документы у нас в стране появились в 1929 – 1931 гг. и касались формы документов и размещения реквизитов. Обязательность применения этих стандартов подчеркивалась фразой: «Стандарт – железный пролетарский закон».

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В 1970-е годы указывалось: «Несоблюдение стандарта преследуется по закону». Хотя такого закона не существовало, однако соблюдение стандартных требований было обязательным.

В настоящее время применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта России от 3 мая 2003 г. №65-ст и введенный в действие с 1 июля 2003 г. (8).

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, телеграммы, справки и др.), в которых фиксируется управленческая деятельность организации.

Стандарт устанавливает:

· состав реквизитов документов;

· требования к оформлению реквизитов документов;

· требования к бланкам документов;

· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (9).

Стандарт содержит только основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов, поскольку ограниченный объем и установленный порядок изложения государственных стандартов не позволяет подробно осветить в нем специфику оформлению конкретных видов документов.

В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании» ГОСТ Р 6.0-2003 носит рекомендательный характер.

Под рекомендательным характером стандарта следует понимать возможность его добровольного использования, что соответствует мировой практике. Добровольность, однако, не должна пониматься как полная необязательность. Добровольный стандарт становится регламентирующим, если на него дается ссылка в правительственных, отраслевых или корпоративных сводах законов или регламентах.

Одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.д.

Это может быть инструкция по делопроизводству, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае.

Способствует применению стандартных требований тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование документов в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть.

ГОСТ Р 6.30-2003 не делает исключений для каких-либо структур в зависимости от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

Возможно внедрение стандартных требований оформления ОРД на всей территории субъекта РФ. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта РФ, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры. Возможны и иные направления, в частности, повсеместное обучение, реклама, контроль за исполнением и др.

К другим ныне действующим государственным стандартам относятся:

· ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы»;

· ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;

· ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца»;

· ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

· ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Формы, размеры и технические требования» (с измен. от 25.12.2002 №505-СТ).