Общая характеристика ее деятельности

Законодательство каждого государства включает нормативные акты, которые регулируют порядок подготовки и оформления управленческой документации. На законодательном уровне устанавливаются состав и основные требования к документам органов власти, регулируются вопросы доступа к информации и ее защиты, регламентируется порядок использования современных автоматизированных технологий в управлении. Центральными и местными органами власти принимаются инструктивные и методические материалы, содержащие правила оформления различных групп документов.

Важной частью нормативной базы создания управленческих документов являются стандарты, принимаемые национальными службами стандартизации, касающиеся различных сторон оформления документации - форматов бумаги, проектирования бланков, оформления дат, адресов, проставления кодов и т.д.

Требования к оформлению деловой документации в различных странах имеют свою специфику и отражают особенности законодательства, языка, культуры и традиций этих стран. Однако расширение международного информационного обмена обусловливает необходимость выработки правил, общих для всех его участников, проведения на межгосударственном уровне унификации и стандартизации управленческой документации.

Международное сотрудничество по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации и унификации документации осуществляется по линии международных организаций, занимающихся указанными вопросами, а также на двусторонней и многосторонней основах с соответствующими организациями других стран.

Международное сотрудничество в области ЕСКК (Единая система классификации и кодирования) и УСД осуществляется в таких международных организациях, как ООН, ИСО (Международная организация по стандартизации - International Organisation for Standardization, ISO), ЮНЕСКО, Евростат, и заключается в разработке международных классификаций и стандартов, подготовке замечаний и предложений по проектам международных классификаций и стандартов.

Знание международных стандартов по оформлению документов необходимо все большему числу управленческих работников. Особо важное значение оно имеет для специалистов аппарата управления совместных предприятий, представительств зарубежных фирм, всех тех, кто взаимодействует с зарубежными партнерами. Существующие международные нормы в области документации должны также учитываться при разработке правил оформления документов в нашей стране.

Знание стандартов ИСО помогает правильно оценивать принимаемые в нашей стране и за рубежом нормативные акты и методические пособия, например, многочисленные пособия по оформлению служебных писем, отправляемых за рубеж. В пособиях представлены разные, иногда противоречащие друг другу, установки по оформлению таких писем, которые отражают лишь авторские трактовки тех или иных нормативных положений.

ИСО была образована в 1947 году. В этой организации представлены национальные органы по стандартизации более 140 государств. Генеральный секретариат организации располагается в г. Женеве (Швейцария). Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время действует около 13,5 тысячи стандартов.

ИСО трактует понятие «стандарт» как «технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом» (10).

Стандартами ИСО определены общие правила создания документов, в том числе:

· форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров;

· межстрочные интервалы и шаг письма;

· формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов;

· основные требования к бланкам документов;

· принципы компоновки торговых документов.

Стандарты ИСО закрепляют основные принципы и ключевые нормы оформления документов. Их детализация и привязка к условиям конкретных стран осуществляется с помощью национальных стандартов.

Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами, касаются:

Ø требований к проектированию бланков;

Ø состава реквизитов;

Ø написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация);

Ø расположения реквизитов на бланке (11).

Контрольные вопросы для самопроверки:

1) Что является объектом унификации и стандартизации в делопроизводстве?

2) Каковы цели унификации управленческой документации?

3) Назовите основные методы, используемые при унификации документов.

4) Что является результатом работы по унификации документов?

5) Дайте определение термину «унифицированная система документации».

6) Назовите основные принципы, которые лежат в основе разработки унифицированных систем документации.

7) Что представляет собой стандартизация документов? Каково ее предназначение?

8) Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

9) Какие требования содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003?

10) Как трактуется понятие «стандарт» международной организацией по стандартизации? Под каким сокращенным наименованием известна эта организация?

11) В чем проявляются различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами?

Литература

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Госстандарт России. - М.: Изд-во стандартов, 1995.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учеб. пособие /Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.