Цель, объекты и методы унификации документов

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, обеспечивающих управленческие функции организации. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации.

Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Объектами унификации и стандартизацииявляются:

· термины и определения, используемые при работе с управленческой документацией;

· организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;

· классификаторы управленческих функций;

· управленческая документация (1).

Под унификацией (от лат. unus - один и facio - делаю) в широком значении этого слова понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно.

Унификации документов производится в целях:

· сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов;

· типизации форм документов;

· установленияединообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач;

· снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов;

· достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности (2).

Использование унифицированных документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск

При унификации документации используются различные методы:

· создание типовых форм документов;

· – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач;

· построение единой модели для групп однородных задач (использование формуляра-образца);

· унификация реквизитов документа;

· создание общих синтаксических правил построения документа и др. (3)