21 страница. при этих словах — сказавши це

при этих словах — сказавши це

при подписке газеты — передплачуючи газету;

7) причиною порушення синтаксичних норм може бути ситуація,
коли біля дієслів, які вимагають неоднакових відмінків, уживається
спільний додаток, напр.: Я люблю (що?) і захоплююся (чим?) футбо-
лом; Ми маємо прагнути до вдосконалення (чого?) і повного опану-
вання (чим?) методами; Оцінці підлягають і якості людей, важливі
для самого процесу організації і управління, які сприяють (чому?) чи
ускладнюють (що?) здійснення процесу, впливають (на що?) і спря-
мовують (що?) його. Про цей тип помилки було згадано тоді, коли
йшлося про вимоги до побудови однорідних членів речення.

Дотримання синтаксичних норм керування сприяє чіткості форму­лювання, точності викладу, а отже, зрозумілості, дохідливості ділового чи наукового стилю.

Розділ 6 ДОКУМЕНТ ЯК ОСНОВНИЙ ВИД ПИСЕМНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ

§ 1. Документ, його функції. Класифікація документів

Документ (з лат. аоситепгит - повчальний приклад, спосіб веден­ня) - це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного зако­нодавства має юридичну силу.

Як джерело та носій інформації документи широко використову­ють у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрі­шньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є під­ставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової ро­боти, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службо­ві, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.

У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська¹.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

- видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

- не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;

- бути точним, достовірним і переконливим;

- бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чин­них стандартів;

- містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

- бути придатним для тривалого зберігання.

Див.: Ділова українська мова: Посібн. для студентів вузів / За ред Н.Д. Бабич. -Чернівці, 1996. -С. 81.

Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змо­гу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організува­ти чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування. Правильно складений та оформлений до­кумент є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього праців­ника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з докумен­тами.

Відповідно до загальних ознак документи поділяють на²:

1. За способом фіксації інформації:

- письмові - рукописні або виготовлені за допомогою друкарсь­ких пристроїв та розмножувальної техніки;

- графічні - документи, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схе­ми, плани);

- фото- й кінодокументи - створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки);

- фонодокументи - створюються за допомогою будь-якої систе­ми звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час про­ведення засідань, зборів, нарад тощо).

2. За призначенням:

2 Класифікацію документів подаємо за: Бибик СП., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - К., 1997; Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібн. - 3-тє вид. - К., 2001.

- організаційні - документи, які закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, прави­ла, інструкції тощо);

- розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється роз­порядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, нака­зи, вказівки, ухвали тощо);

- інформаційні - документи, що містять інформацію про фактич­ний стан справ в установі. Вони є підставою для прийняття розпоряд­чих документів і мають допоміжний характер порівняно з організа­ційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки,

протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)³.

3. За назвою:

- заява;

- автобіографія;

- резюме;

- протокол;

- наказ;

- доручення;

- розписка тощо.

4. За походженням:

- службові - документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

- особисті - документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

5. За місцем складання:

- внутрішні - документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;

- зовнішні - документи, які є результатом спілкування між різни­ми установами, організаціями чи службовими особами, що їх пред­ставляють (вхідні та вихідні документи).

6. За формою:

- стандартні (типові) - документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язко­вими, строго регламентованими правилами. Документи високого рів­ня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським спосо­бом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;

- індивідуальні - документи, які створюють у кожному конкрет­ному випадку для вирішення окремих ситуацій.

7. За терміном виконання:

' За цією класифікаційною ознакою А. Коваль визначає такі види документів, як роз­порядчі, статутні, виконавчі, інформаційні. А. Діденко взагалі не виділяє цієї кла­сифікаційної ознаки і розподіляє такого типу документи відповідно до змісту на організаційно-розпорядчі (організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, з кадро­вих питань, особові офіційні), фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо.

- нетермінові (звичайні, безстрокові) - документи, які розгляда­ють згідно з черговістю надходження;

- термінові - документи, термін розгляду яких визначено зако­ном, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також доку­менти, що мають позначку „Терміново" або „Дуже терміново".

8. За ступенем гласності:

- несекретні (звичайні, для службового користування);

- секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні) - до­кументи цього виду мають спеціальну позначку „Таємно" або „Дуже таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримі­нальної відповідальності.

9. За стадіями створення:

- оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його при­мірник;

- копії- це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види ко­пій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - дру­гий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

- прості - містять інформацію з одного питання;

- складні - містять інформацію щодо двох і більше питань.

11. За терміном зберігання:

- тимчасового зберігання - термін зберігання встановлюють у ме­жах 10 років;

- тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками;

- постійного зберігання - для цих документів не існує терміну дав­ності.

12. За технікою відтворення:

- рукописні;

- відтворені механічним способом;

- відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

- загальні;

- з адміністративних питань;

- спеціалізовані — сукупність документів, які взаємодіють, створю­ють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юри­дичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні - створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в прак­тичній діяльності.

§ 2. Основні реквізити документа, їхня характеристика

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і по­рядок їхнього розташування різний. Однак існують встановлені єдині моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок, що від­повідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів⁴:

Набір реквізитів відповідає видові організаційно-розпорядчих документів.

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класи­фікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлін­ської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства.

7. Повна назва організації, установи чи підприємства.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце укладання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

На основі формуляра-зразка проектують бланки документів, тобто друковану стандартну форму документа, що містить тільки ті реквізи­ти, які відповідають змісту документа і фіксують постійну інформа­цію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації (довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо). Вони мають трафаретний текст - дослівне відтворення постійної ін­формації (постійні реквізити) з пропусками для подальшого запов­нення (змінні реквізити).

Встановлено два види бланків: І) загальний (для виготовлення на­казів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок тощо); 2) для служ­бових листів.

5 Докладніше про вимоги до виготовлення бланків організаційно-розпорядчих до­кументів див.: Діденко А.Н. Зазнач, праця. - С. 16-23.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускають, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць. Бланки друкують на білому папері або папері світлих тонів формату А4 (210x297 мм) або формату А5 (148x210 мм)⁵. При меншій кількості документів послуговуються штемпелем, який містить групу реквізитів і їхніх постійних частин, що відтворюються у вигляді єдиного блока. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90.

Застосування бланків надає інформації офіційного характеру, під­вищує культуру ділового спілкування.

Для бланків документів установлено два варіанти можливого роз­ташування реквізитів - кутовий і поздовжній. Поздовжнє розташу­вання реквізитів доцільне в тих випадках, коли назва складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній дер­жавним стандартом для кутового розміщення, наприклад, назва орга­нізації разом із назвою вищої інстанції.

Загальні правила оформлення реквізитів такі:

1. Державний герб України - Тризуб.

Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою ряд­ка з назвою організації.

2. Емблема організації чи підприємства.

Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна вико­ристовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

3. Зображення державних нагород.

Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації. Розташовується у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа.

Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємст­ва, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується
установа (назва вищої установи або засновника).

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку.

7. Повна назва установи, організації або підприємства - автора
документа.

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку під попереднім реквізитом. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

8. Назва структурного підрозділу.

Розташовується у верхньому лівому кутку або під попереднім рек­візитом. Дозволяється друкувати машинописним способом. Усі рекві­зити, що позначають автора документа, розміщують у такій послідов­ності, яка чітко передає їхню підлеглість. Усі назви подають у назив­ному відмінку, напр.:

Міністерство освіти і науки України

Львівський національний університет імені Івана Франка

Економічний факультет

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса,
номер телетайпа, телефону, факсу, номер банківського рахунка,
електронна адреса.

Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповід­но до поштових правил: вул. Володимира Великого, 21, м. Черкаси, 18022, тел. (0472) 43-50-86. На бланку для листів, що призначені для виконання розрахункових операцій, вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку, напр.: Розрахунковий рахунок №153241749/ 215149 в Укрінбанку м. Львова МФО 111321.

10. Назва виду документа.

Розташовується зліва або посередині сторінки. Є в усіх докумен­тах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, струк­тура тексту, особливості викладу. Допомагає кращому сприйняттю тек­сту, його швидкій обробці, полегшує роботу з ним.

11. Дата.

Документ датують днем його створення або затвердження. Доку­менти колегіальних органів (протоколи, акти та ін.) датують днем, коли відбулася подія, яку задокументовано. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеці­ально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку (заява, характеристика, автобіографія тощо), то дату ставлять під текстом зліва. Існує два способи подання дати - цифровий і цифро­во-словесний. Цифровий передбачає написання трьох пар арабських цифр на позначення дня, місяця, року: 04.03.05 або 24.06.05 (крапки ставимо між парами). Цифрово-словесний має такий вигляд: 4 берез­ня 2005 року або 24 червня 2005 р. Його використовують у докумен­тах матеріально-фінансового характеру.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи записують у такий спосіб: з 15.10 до 07. 11.05 або з 16.12.04 до 08.01.05.

12. Індекс.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит забез­печує оперативний пошук документа, контроль виконання. Складається з трьох пар арабських цифр, де перша пара - індекс структурного під­розділу, в якому уклали документ; друга пара - номер справи за номен­клатурою для підрозділу; третя пара - порядковий номер за журналом обліку, напр.: № 12-14/49.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та

індекс, вказані установою, яка уклала чи видала документ, напр.: на №12-14/49 від 23.01.05. Таке посилання роблять у разі оформлення листа-відповіді. Це допомагає організації, що одержує лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь. Укладач відповіді пере­писує дату та індекс вхідного документа.

14. Місце укладання чи видання.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

Розташовується з правого боку під кодом форми документа. Запи­сують від середини рядка: „Для службового користування", „Таємно", „Цілком таємно".

16. Адресат.

Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Склада­ється з таких елементів:

- назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку);

- назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

- назва посади особи-адресата (у давальному відмінку);

- прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку);

- поштова адреса.

Кожну із частин пишуть з нового рядка. Розділових знаків між час­тинами не ставлять, напр.:

Львівський національний університет імені Івана Франка Факультет міжнародних відносин Деканові проф. Камінському В.1. В особових документах відомості про адресата мають такий вигляд:

Директорові Інституту української мови Національної Академії наук України акад. Кузишину Р.В.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. внесено зміни у правила оформлення поштової адре­си, а також місця її подання на конверті. Адресу відправника (адресан­та) пишуть у лівому верхньому куті конверта, напр.:

М.С. Стацюк

вул. Наукова, 60, кв. 23,

м. Львів-59, 790059

Адресу одержувача (адресата) зазначають у правому нижньому куті конверта, напр.:

Пономареву Віктору Олеговичу

вул. Івасюка, 45,

м. Червоноград,

Львівська обл.,

17. Гриф затвердження.

Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціо­нує поширення дії документа на визначене коло структурних підроз­ділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

- слово ЗАТВЕРДЖУЮ (великими літерами без лапок);

- назва посади особи, яка затверджує документ;

- особистий підпис;

- розшифрування підпису (ініціали та прізвище особи, яка затвер­дила документ);

- дата затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор заводу (підпис) Л.В. Семенюк 07.02.05

Якщо документ затверджується спеціальним розпорядчим актом, на документі зазначають гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ Міністерства фінансів України 20.04.05 №15

18. Резолюція.

Це напис на документі, який робить керівник установи. Він міс­тить вказівки щодо виконання цього документа.

Розміщується у верхній лівій частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім по­лів. Складається з таких елементів:

- прізвище та ініціали виконавця, якому буде надіслано документ;

- вказівка про порядок і характер виконання документа;

- термін виконання документа;

- особистий підпис керівника;

- дата.

Як виконавців у резолюції зазначають службових осіб, а не струк­турні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, яку названо в резолюції першою. На документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є потреба деталі­зувати порядок виконання документа. Якщо документ підлягає повер­ненню або треба деталізувати порядок його виконання, резолюцію оформляють на окремих аркушах чи спеціальних бланках. Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До відома; До на­казу; Вжити заходів; Обговорити питання та ін.

19. Заголовок до тексту.

Друкують малими літерами, розміщують під назвою виду докумен­та. Відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається прийменником про, напр.: Про порушення дисципліни; Про надання приміщення в оренду тощо. Має бути лаконічним і точним, якнайпов­ніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кіль­ка питань, заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на аркуші формату А5, можна по­давати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефоно­грам, телеграм та повідомлень.

20. Відмітка про контроль.

Ставлять на документах, що вимагають виконання (вжиття певних заходів) чи відповіді, у вигляді букви К (контроль). Розташовують з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа.

21. Текст.

Основний реквізит документа. Складається з таких логічних елементів:

- вступу;

- доказу;

- закінчення.

У вступі адресата готують до сприйняття теми; у доказі виклада­ють суть питання; у закінченні формулюють мету, заради якої складе­но документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат; мета пасивного - по­інформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Розташову­ється на всю ширину сторінки (від поля до поля).

22. Відмітка про наявність додатка.

Додатки до документа можуть бути трьох видів:

а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими
документами (додатки до розпорядчих документів);

б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із су-
провідним листом;

в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного доку-
мента.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазна­чають у тексті, напр.:

Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОН) за формою, зазначеною у додатку 1.

Додатки до розпорядчого документа мусять мати відмітку з поси­ланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітку роб­лять у верхньому правому полі першої сторінки додатка:

Додаток

до наказу Міністерства освіти і науки України 15.10.05 №15

Додатки до розпорядчих документів підписують керівники струк­турних підрозділів установи на останній сторінці додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, по­відомлень, листів тощо оформляють у такому порядку:

1) якщо документ має додатки, про які згадується у тексті, або ті,
що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:

Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно
перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кіль-
кість примірників, напр.:

Додаток: „Проект реконструкції ділянки " на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові.

У разі великої кількості додатків окремо складають їхній опис, а в самому документі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до опису на 7 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою: Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу. 23. Підпис.

Обов'язковий реквізит будь-якого документа. Підписують, як зви­чайно, перший примірник документа. До складу підпису входять:

- найменування посади (з лівого боку);

- підпис (між назвою посади і прізвищем);

- ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч). Наприклад:

Директор рекламної агенції

„Панорама" (Підпис) Л.М. Кузовський

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що на­лежать до сфери управління установи, підписують тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилають за­свідчені канцелярією примірники.

Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відпові­дає кілька осіб (грошово-фінансових документах, угодах тощо).

Підписи кількох службових осіб на документах розташовують один
під одним у послідовності, що відповідає посаді, напр.:
Директор (Підпис) A.B. Саварин

Головний бухгалтер (Підпис) О.І. Микитенко

Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові
посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні, напр.:
Директор ВАТ "Галич - Авто " Директор торгового Автоцентру
(підпис) М.Й. Джунь (Підпис) Н.К. Бурмай

В актах, висновках та подібних документах, які уклала група або комісія, зазначають не посади осіб, які підписали документ, а розподіл їхніх обов'язків у конкретній комісії, напр.:

Голова комісії Члени комісії

(Підпис) (Підпис) (Підпис)

Л.1. Мокрицька М.О. Борисюк Б.Г Яворський

У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад вказують науковий ступінь і наукове звання (професор, доцент, кандидат філологічних наук, доктор економічних наук тощо), напр.:

Завідувач кафедри вищої математики доктор фізико-математичних наук,

професор (Підпис) Д-М. Гнатюк

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсут­ня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує її обов'язки, або заступник. Тоді обов'язково зазначають посаду (в.о., заст.), ініці­али та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять чорнилом або машинописним способом).

Не допускається підписання документа з прийменником за чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Документ колегіальних органів (протокол, рішення тощо) підписує голова та секретар колегіального органу.

24. Гриф погодження.

Розрізняють дві форми погодження документів - внутрішнє (з під­розділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з відомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

- слова ПОГОДЖЕНО;

- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;

- особистого підпису;

- розшифрування підпису;

- дати.

Грифи погодження розташовують нижче від реквізиту „підпис" або на окремій сторінці, напр.:

СП. Дмитрів

ПОГОДЖЕНО
Директор ЗОШ№ 93
(Підпис) СП. Д.

01.09.05

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіаль­ним органом, то гриф погодження оформляють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.05 №12

25. Віза.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з:

- особистого підпису особи, що візує;

- дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифрову­ється її підпис (ініціали та прізвище):

Завідувач кафедри кібернетики (Підпис) М.І. Свирид

28.08.05

Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовують перед візою, напр.: Не заперечую; Не бачу підстави; Уважаю, що пункт 3 треба доопра­цювати. Якщо зауважень чи доповнень більше, їх оформляють на окре­мому аркуші.

У разі внутрішнього погодження візи ставлять на першому примір­нику документа, а листи чи інші вихідні документи візують на примір­нику, який залишається в установі.

26. Печатка.

Печатка - це обов'язковий реквізит документів, що вимагають особ­ливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка при­кладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні пра­ва осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпо­рядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

27. Відмітка про засвідчення копії.

У правому верхньому кутку пишуть слово „Копія"; під реквізитом „підпис" - слово „Правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. Якщо потрібно, підпис засвідчують печаткою.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

Цей реквізит обов'язковий у вихідних документах (листах, довід­ках, висновках). Складається з:

- прізвища виконавця;