Швидка дорога в Excel

Є два основні способи створення файлів Excel із даних зовнішніх додатків:

— використання технологій Microsoft (DDE, OLE тощо);

— використання файла у форматі, зрозумілому Excel (xla, xls, xml, html, csv тощо).

Залежно від того, дані з якого зовнішнього джерела буде імпортовано в Excel, використовується один із цих способів. Так, наприклад, якщо вам треба буде мати у себе на комп’ютері постійно оновлювану таблицю біржових котирувань, яку ви отримуєте з Інтернету, використовується стандартна технологія Micro­soft. Якщо виникне потреба перенести дані з бухгалтерської облікової програми, використовується файл у форматі, зрозумілому Excel.

Сучасні бухгалтерські програми містять функцію експорту даних. Найпросунутіші з них здійснюють експорт безпосередньо у формат даних Excel. Збережений таким чином файл можна відкривати в Excel і обробляти його.

У інших шлях дещо довший. Спочатку вибираються документи, які будуть конвертовані в інший файл, потім слід вибрати його ім’я — як правило, експорт даних відбувається у звичайний текстовий файл (найпоширеніше розширення *.txt, хоча трапляються й інші). Після цієї процедури файл уже імпортується в електронні таблиці.

Щоб пройти процедуру імпорту в Excel, достатньо зробити лише три кроки. Спочатку створіть нову книгу Excel. Потім через меню Данные — Импорт внешних данных — Импортировать відкрийте діалог для вибору імпортованого файла, внаслідок чого автоматично запуститься «Мастер импорта». Залишиться зробити три кроки, щоб дані потрапили до електронної таблиці.

Перший крок — вибирається формат початкових даних і формат файла, тобто вирішуємо, як буде подано інформацію в таблиці. Тут можна також вказати програмі, щоб імпорт даних відбувався не з першого рядка, і попередньо переглянути файл.

Другий крок — встановлюються роздільники для текстових даних. Оскільки імпортується текстовий файл, то в ньому роздільники даних (кома, крапка з комою, табулятор тощо) будуть «мітками» для формування рядків і стовпчиків таблиці. Якщо ви неправильно вибрали тип даних, і вони неправильно розбиті за стовпчиками (результат буде видно у вікні), можна повернутися на крок назад.

Третій крок — встановлює для кожного стовпчика формат даних. На цьому етапі можна вибрати групу даних (стовпчик) і виключити його з процесу імпорту. Для цього слід виділити його і встановити опцію Пропустить столбец. Якщо представлений у вікні зразок розбору даних підходить вам, можна закінчувати імпорт — натисніть кнопку Готово. Залишиться лише визначити, де будуть збережені дані — на тому самому аркуші чи окремому.

Можна також встановити додаткові налаштування (кнопка Свойства). Якщо ви хочете заборонити оновлення даних у створеній таблиці, зніміть прапорець Сохранить определение запроса. Тут можна також вказати інтервал, через який автоматично оновлюватимуться імпортовані дані.

Якщо створена таблиця додатково відформатована (див. мал.), то можна примусити програму зберігати призначений для користувача формат після оновлення зовнішніх даних (встановіть прапорець Автоформат данных). Може статися так, що кількість рядків у джерелі даних зміниться (збільшиться або скоротиться), — цю дію можна врахувати під час імпорту, встановивши відповідний параметр. Для цього у вікні Свойства внешнего источника умімкніть опцію Автоформат данных. І, нарешті, можна копіювати формули з джерела зовнішніх даних, якщо встановити прапорець Заполнить формулами соседние столбцы.

Встановивши всі налаштування, натискаємо у вікні Импорт данных кнопку ОК — і електрон­ну таблицю створено.

Цінність імпорту даних в Excel полягає у тому, що можна періодично оновлювати таблицю, отримуючи свіжі дані з програми-першоджерела. Примусово підтримувати таблицю в актуальному стані із зовнішнім джерелом просто — досить натиснути Обновить данные (меню Данные). З’явиться діалогове вікно, в якому вибирається файл — джерело зовнішніх даних. Натискаєте кнопку Импорт — і дані автоматично будуть актуалізовані. Тепер можна обробляти дані інструментарієм Excel.

На що важливо ще звернути увагу? Імпортувавши дані до таб­лиці Excel, користувач, звичайно ж, доповнить її графами і розширить її можливості, записавши необхідні формули. Але майте на увазі, що при кожному подальшому оновленні оновлені дані розміщуватимуться у тих самих стовпчиках, що й до оновлення. Тому всі призначені для користувача нововведення проводіть лише у додаткових стовпчиках праворуч від основних.

Спеціальні інформаційні технології аналізу даних в MS Excel

Інформаційні технології аналізу даних широко використовуються в сучасних ІСБО. Вони служать цілям узагальнення звітної інформації, виявлення тенденції розвитку господарських процесів, прогнозування значення показників, обґрунтування економічних нормативів і т. ін. В складі ІСБО виділяють спеціалізовані підсистеми, складені по типу систем підтримки і прийняття рішень. Теорія прийняття рішень використовує поняття:

· альтернативна – можливі варіанти рішення задачі, множину кінцевих результатів задачі. Задачі вибору одної з відомих альтернатив називаються задачі оцінки, на відміну від задач розробок, які створюють стратегії рішення;

· рішення – вибір однієї чи декількох альтернатив, а також процес вибору. Для прийняття рішення необхідно чітко сформулювати ціль, список альтернатив і правил їх вибору. Прийняття рішень здійснюється з урахуванням усіх факторів. Рішення основане на моделюванні ситуації.

· вибір – правила (алгоритм) вибору альтернативи при прийняття рішення і системі оцінки (критеріїв), які приймають рішення;

· корисність – характеристика ефективності рішення;

оптимізація – покращення корисності шляхом вибору альтернативи та інші.

Microsoft Excel забезпечує аналіз даних і підготовку рішень на основі економіко-метематичних моделей. В середовищі Microsoft Excel 2000 можна створювати комплексні інформаційні технології для підтримки і прийняття рішень, які базуються на компонентній архітектурі (СОМ – Component Object Model). В окремому додатку інтегруються функції обробки різних програм у вигляді додаткових команд користувача чи спеціальних надстройок, між компонентами підтримуються стандартні інтерфейси. Інформаційна технологія ОLE 2.0 (Object Linking and Embedded) дозволяє включати в додаток Microsoft Excel об'єкти інших додатків Microsoft Office.

Аналіз даних потребує застосування ефективних інформаційних технологій підготовки вихідних даних. Для великих та вихідних даних в додатку Microsoft Excel регулярно формуються технології автоматизованого вводу даних шляхом конвертування даних, створення запитів до зовнішніх даних на базі Microsoft Query.

До стандартних технологій аналізу даних, які реалізуються у Microsoft Excel належать:

· подання вхідних даних у вигляді списків (бази даних) Microsoft Excel з метою аналізу;

· фільтрація списків (бази даних) Microsoft Excel за різними вимогами;

· використання вбудованих функцій Microsoft Excel для формування економіко-математичних моделей;

· підбір параметрів моделі за заданими значеннями функціонала;

· багатоваріантні розрахунки та аналіз чуттєвості моделі за допомогою сценаріїв;

· підстановка табличних значень параметрів у функціонал моделі;

· методи математичного програмування для рішення оптимізаційних задач;

· статистична обробка економічної інформації за допомогою Пакета аналізу;

· графічні методи рішення економічних задач і пред'явлення результатів аналізу;

· агрегування і вихідних даних у вигляді списків (бази даних) Microsoft Excel та ін.

Економіко-математичні моделі, які реалізуються в середовищі Microsoft Excel, основні на вбудованих функціях Microsoft Excel, а також функціях користувачів мовою Visual Basic. Найбільш популярні для користування в економіко-математичних моделях вбудовані функції категорії Фінансові.

Інформаційні технології інтегрованої обробки даних в Microsoft Office

Інформаційні технології інтегрованої обробки даних в Microsoft Office (2000) забезпечують масове використання інформаційних ресурсів різних додатків, розширення функцій обробки даних додатків, колективний доступ до інформаційних ресурсів додатків.

Масове використання інформаційних ресурсів (документів, масивів інформації) у додатках Microsoft Office 2000 здійснюється за рахунок безпосереднього зв’язку взаємодіючих додатків під час обміну фрагментами (об’єктами), які зберігають властивості додатків-джерел, а також за рахунок конвертування файлів обміну. Windows підтримує динамічний обмін даними двох додатків – DDE (Dynamic Data Exchange), що забезпечує автоматичний запуск початкової програми і відкриття у ній файла обміну.

Перетворення форматів файлів виконується за допомогою внутрішніх або зовнішніх конверторів. Так команди меню різних додатків Microsoft Office 2000 “Открыть” і “Сохранить как” дозволяють обирати формат файла при його відкритті або збереженні. Зовнішні конвертори, що підтримують доступ до баз даних за допомогою стандартної мови SQL, потребують інсталяції драйверів ODBC (Open Data Base Connectivity) за допомогою програми Windows “Администратор источников данных ODBC”.

Розширення функцій додатків з обробки даних досягається за рахунок:

· використання інформаційної технології OLE (Object Linking and Embedded) – “зв’язування” і “запровадження” різнорідних об’єктів у додатках;

· реалізації компонентів моделі об’єктів (Component Object Model – COM), яка реалізує архітектуру сумісного доступу до файлів “настройок” з різних додатків для добавлення команд і спеціальних функцій обробки. Завдяки цьому створюються, наприклад, документи складної структури у текстовому редакторі із полями злиття джерела: таблиці реляційної бази, списку табличного процесору тощо;

· підтримки протоколу динамічного обміну даними (DDE) для додатків, яки працюють у середовищі Windows.

В Microsoft Office 2000 є спеціальний програмний засіб – Microsoft Query, що забезпечує доступ до зовнішніх джерел, їх сумісну обробку, а також конвертування форматів даних за допомогою драйверів ODBC. В MS Query реалізуються запити, а їх результати пересилаються в Microsoft Excel або Microsoft Word.

Питання для самоперевірки

1. Що розуміють під поняттям інформаційного аспекту інформаційної технології?

2. В чому полягає сутність інформаційного та соціального аспектів інформаційної технології?

3. Що спільного мають і чим відрізняються інформаційна технологія та інформаційна система?

4. Що розуміють під поняттям операція в інформаційної технології?

5. Назвіть основні типові операції технологічного процесу автоматизованої обробки даних.

6. Чим відрізняються технологічні операції інформаційній технології автоматизованої обробки облікової інформації?

7. На які типи поділяються технологічні процеси інформаційної технології?

8. Як впливають параметри задач на технологію автоматизованої обробки даних?

9. В чому проявляється вплив режимів роботи ЕОМ на технологію обробки економічної інформації?

10. Обґрунтуйте необхідність та види контролю під час автоматизованої обробки облікової інформації.

11. В чому полягає необхідність застосування комп’ютерних технологій Microsoft Office в автоматизованих системах бухгалтерського обліку?

12. Які технології Microsoft Word сприяють автоматизованій обробці облікової інформації?

13. В яких режимах може оброблятися документ Microsoft Word?

14. Як створити шаблон документа за допомогою текстового редактора Microsoft Word?

15. Які технології табличного процесора Microsoft Excel найбільш сприяють створенню автоматизованої інформаційної системи для бухгалтерського обліку?

16. Які із стандартних функцій табличного процесора Microsoft Excel можна використовувати для автоматизованого розв’язку задач бухгалтерського обліку?

17. З якою метою в сучасних ІСБО використовуються спеціальні інформаційні технології Microsoft Excel?

18. Які недоліки мають інформаційні системи обліку, що створені на базі табличного процесора Microsoft Excel?

19. В чому полягає сутність роботи з таблицею Microsoft Excel як з базою даних?

20. Які технології табличного процесору Microsoft Excel можна використовувати для пошуку даних в базах даних?

21. В чому сутність технологій агрегатування даних Microsoft Excel?

22. З якою метою можуть використовуватись в бухгалтерській програмі, яка створена на базі Microsoft Excel, технологій агрегатування даних?

23. Для чого призначені інформаційні технології інтегрованої обробки даних Microsoft Office?

24. За допомогою яких методів додатки, що працюють під управлінням операційної системи Windows, підтримують стандартні технології інтеграції?

25. Як виконується перетворення форматів файлів у додатках Microsoft Office?

[1] Ожегов С.И. Словарь русского языка: Ок. 57000 слов/ Под ред. чл..-корр. АН СССР Н.Ю. Шведовой. –17-е изд., стереотип. –М: Рус. яз., 1985. Ст. 692. (Переклад авторів)

[2] Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. -СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2000, с.347. (Переклад авторів.)