Бухгалтерові завжди чогось не вистачає

Здавалося б, що ще потрібно йому, озброєному найсучаснішою обліковою програмою, — багато розрахунків автоматизовано, до системи за умовчанням закладено десятки звітних форм. Якщо треба врахувати особливості обліку на підприємстві, — прошу дуже, будь-яка з цих форм може бути спеціально налаштована під запити користувача. Щоб зробити максимально зручною підготовку звітів, до послуг бухгалтера різні регламентовані звіти. Але, як мовиться, завжди чогось не бракує. Насамперед це стосується нерегламентованих звітів. Налаштовуючи облікову програму, не можна відразу передбачити потребу у такій аналітичній інформації. Тільки під час роботи стає зрозуміло, які знадобляться дані і в якій формі. Ось тут і може проявити себе Excel як зручний систематизатор табличних даних і гнучкий їх аналізатор. Для цього достатньо лише імпортувати дані у відповідний формат і завантажити їх в електронні таблиці.

В облікових автоматизованих програмах чимало даних подано у табличній формі — саме в тому вигляді, в якому зручно обробляти в електронних таблицях. Візьміть, наприклад, розрахунок заробітної плати. Ще не бачив такої програми, яка б відповідала потребам користувача. Ось де повною мірою проявляють свої значні здібності електронні таб­лиці Excel. Досить імпортувати таблицю основних даних, а далі можна додавати необхідні графи, записувати до них розрахункові формули й отримувати необмежені облікові та управлінські можливості. І що найголовніше — дані у таблиці Excel завжди підтримуються в актуальному стані з першоджерелом.

Не менш зручно перенести до електронних таблиць, наприклад, дані з довідників (клієнтів, товарів тощо). Це дозволить не лише роздруковувати їх, а й розширити додатковими функціями з можливістю аналізу вхідних даних.

Нарешті, імпорт даних дозволяє уникнути повторного їх введення для аналізу в електронних таблицях Excel. Само собою зрозуміло, що дані, імпортовані в електронні таблиці, можна підтримувати в актуальному стані — при кожному занесенні до бази даних нової інформації вони автоматично оновлюватимуться у таблиці. В Excel для цього вбудовано функцію Обновление данных. Є кілька способів оновлення імпортованих даних, наприклад при кожному відкритті книги або автоматичне оновлення через задані інтервали часу. Причому під час актуалізації даних можна продовжувати роботу в Excel.

Отже, висновок один: імпорт в Excel даних, створених в інших програмах, — добра можливість розширити функціонал спеціалізованої бухгалтерської програми, обробити імпортовані дані потужним обчислювальним інструментарієм і провести комплексний аналіз даних, отриманих із зовнішніх джерел¹. Як її реалізувати?