Технологічні операції обробки облікової інформації

В інформаційній технології автоматизованої обробки облікової інформації розглядають операції збору інформації, обробки, збереження даних і створення звітів.

Технологічний процес обробки облікової (як і будь-якої) інформації, починається з її збору: в установлені терміни інформація про факти господарської діяльності у вигляді первинних документів, які повинні бути заповнені за встановленими вимогами, надходить до відповідних виконавців; перевіряється, реєструється, вводиться в інформаційну базу. І збір, і реєстрація можуть виконуватись вручну, автоматизовано або автоматично. Але найчастіше у сучасних інформаційних системах обліку реєстрація первинної інформації (документів) виконується під час введення даних до електронної форми того чи іншого документу, яка відповідає паперовій.

Після введення інформації починається її обробка за допомогою обраної для цього програми. Процес обробки облікової інформації фактично виконується паралельно із процесом введення і закінчується формуванням носіїв інформації для збереження та наступного використання на різних рівнях управління. Результати обробки можуть бути відображені на екрані чи папері. Для збереження інформації попередньо створюються бази даних.

В інформаційній технології обробки облікових даних необхідно створювати документи для працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як за оперативними запитами відповідно проведеній фірмою операції, так і періодично: наприкінці кожного місяця чи кварталу року, року. Як правило, автоматизовані системи, що призначені для ведення бухгалтерського та податкового обліку, містять регламентні звіти, форми яких повністю відповідають стандартам.

Для формування нової інформації та її впорядкування за встановленими ознаками бухгалтерського обліку господарської діяльності, використовуються наступні типові операції:

· класифікація або угруповання. Первинні дані звичайно мають вид кодів, що складаються з одного чи декількох символів. Коди, що виражають визначені ознаки об'єктів, використовуються для ідентифікації й групування записів. Наприклад: при розрахунку заробітної плати кожен запис містить у собі код (табельний номер) працівника, код підрозділу в якому він працює, займану посаду і т.п. Відповідно до цих кодів можна зробити різні угрупування;

· сортування, за допомогою якої упорядковується послідовність записів;

· обчислення, що складаються з арифметичних і логічних операцій, і дають можливість одержувати нові дані;

· укрупнення або агрегування, що дозволяє зменшувати кількість даних і реалізується у формі розрахунків підсумкових чи середніх значень.

Ще одною важливою операцією на будь-якому етапі інформаційної технології є контроль, метою якого є забезпечення достовірності інформації в ІС. Він може здійснюватись вручну (наприклад, на етапі приймання первинних документів), або автоматично (в процесі заповнення і переносу даних з первинних документів, обробки їх). Для цього існують спеціальні методи автоматичного контролю.

Але потрібно пам’ятати, що в ІС здебільш помилки виникають на стадії ручного введення даних або за невірно обраною операцією користувачем. Якщо таки помилки не виявити своєчасно, після оброблення інформації їх виявлення та коригування є досить складним.

Виявити помилки введення дає й контроль вихідних даних, але для цього потрібно мати вхідні контрольні суми для зіставлення з вихідними.