Структуризація та формалізоване подання економічної інформації

Автоматизоване оброблення інформації потребує її структуризації. Економічна інформація має певну структуру незалежно від застосування технічних засобів її обробки. Структуру економічної інформації утворюють конкретні інформаційні сукупності, які мають певний зміст. Одиницею (структурним елементом) найвищого рангу можна вважати всю інформаційну множину деякого об‘єкта (галузь, регіон, підприємство, цех, фірма, установа тощо), його інформаційну базу. Така множина поділяється на структурні одиниці нижчого рангу, поки не буде досягнуто неподільних одиниць.

Кожна структурна одиниця має певні особливості й характеристики, що притаманні лише їй, і вирізняють її серед подібних (наприклад, такими властивостями виробу є його ціна, габаритні розміри, маса, потужність тощо).

Усі ці властивості відображаються за допомогою змінних величин: реквізитів – елементарних структурних одиниць економічної інформації, які є логічне неподільними елементами будь-якої складної її сукупності.

В інформаційних системах в залежності від того, які властивості об‘єкта відбиває реквізит, визначають тип реквізиту: числовий, текстовий та логічний

Реквізити числового типу відображають кількісні властивості об’єкта. Їх називають реквізитами-основами. Якісні властивості й характеристику обставин, за яких відбувався той чи інший господарський процес, відображають реквізити текстового типу – реквізити-ознаки. Однорідні за формою реквізити-ознаки, що мають різні значення, поєднують у номенклатури.

Під час обробки економічної інформації над реквізитами-основами виконують арифметичні операції, за допомогою реквізитів ознак здійснюють логічні операції: пошук, упорядкування, порівняння тощо.

В економіці головною структурною одиницею економічної інформації вважають показник – складну структурну одиницю, яка утворюється з одного реквізиту-основи та кількох реквізітів-ознак, пов‘язаних із ним логічно.

Роль показників в економіці надзвичайно велика, тому що вони характеризують певне економічне явище з кількісного та якісного боків. На їх основі складають документи, які у сукупності відображають усю господарську діяльність економічного об‘єкта для управління ним.

З показників утворюють повідомлення, які складаються з кількох реквізитів, які дають кількісну і якісну або лише якісну характеристику об‘єкта чи процесу. Повідомлення може набирати різних форм, зокрема подаватися у вигляді показника або документа. Отже, показник завжди є повідомленням, але не кожне повідомлення є показником.

Повідомлення, що зафіксовані на матеріальних носіях відповідно до встановлених правил і мають юридичну силу, являють собою документи. Кожний документ має самостійне змістовне значення і характеризується повним набором реквізитів та показників.

Провідного значення, як структурна одиниця в автоматизованій обробці інформації, набув інформаційний масив – укрупнене сполучення реквізитів та показників. Він практично інтерпретує номенклатуру, об‘єднує реальні значення реквізитів, що утворюють інформаційні повідомлення.

Основними елементами інформаційного масиву є записи, під якими розуміють значення однієї позиції масиву, з якими здебільш оперує користувач.

Залежно від засобів, принципів автоматизованої обробки інформації, навіть від мов програмування, можуть бути створені та відокремлені інші структурні елементи інформації, а саме: бази даних, каталоги і словники даних, файли даних (інформаційні, програмні, текстові) тощо.

Окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах) складають у сукупності інформаційні ресурси інформатизації.

Інформаційні ресурси повинні розглядатись як стратегічні, аналогічні по значимості запасам сировини, енергій тощо, тому що вони сприяють:

· формуванню світового та внутрішньодержавного ринку інформаційних послуг;

· утворенню різноманітних баз даних ресурсів регіонів та держав, до яких можливий порівняно недорогий доступ;

· підвищенню обґрунтованості та оперативності рішень, що приймаються за рахунок своєчасного використання потрібної інформації;

· перетворенню діяльності по наданню інформаційних послуг в глобальну людську діяльність.

Важливого значення для автоматизованої обробки економічної інформації набуває і формалізація подання інформації, її структурних утворень та перетворень останніх.

Для формалізованого подання економічної інформації спочатку потрібно описати реквізити, у тому числі, і для формалізованого подання показників.

Кожний реквізит характеризується назвою (ім’ям), значенням і структурою.

Ім‘я реквізиту потрібно для його однозначного визначення. Під час автоматизованої обробки використовується й скорочене ім‘я реквізиту – ідентифікатор. Він також однозначно визначає реквізит і являє собою набір знаків і символів, що накладаються технічними та програмними засобами. Крім цього формули та алгоритми обробки інформації можна задавати буквено-цифровими позначеннями заздалегідь визначеними для цього мовами.

Структура реквізиту – це спосіб завдання його значень. Довжина реквізиту являє собою кількість знаків. Вона може бути сталою або змінною.

Для опису реквізитів зручно скористатись табличною формою (табл. 2.1).

Таблиця 2.1.

Опис реквізитів

№ п/п	Назва реквізиту	Ідентифікатор	Тип	Довжина	Точність

Ідентифікатор, як було зазначено, уніфікує кожний реквізит. Він необхідний для формалізованого запису показників у математичних виразах, для побудови алгоритмів їх визначення. Тип реквізиту може бути числовим або текстовим. Довжина реквізиту показує загальну кількість символів, точність – кількість знаків після коми. Наприклад, реквізит “Сума платежу” може мати ідентифікатор – SUM_P, тип – числовий, довжину – 10 символів, точність – 2. Довжина запису масиву дорівнює сумі довжин реквізитів, які до нього входять.

Іноді у формулах використовують інші позначення реквізиту. В такому випадку у таблицю вставляється ще один стовпець: позначення.

Слід зазначити, що під час автоматизованої обробки інформації зберігаються, як правило, лише значення первинних показників, значення решти показників обчислюються за необхідністю.

Для формалізованого подання інформації суттєвим є і спосіб її фіксування. Таким середовищем для фіксування первинної інформації є первинний документ, для переробленої інформації – різні носії (паперові, отримані за допомогою засобів друку, наприклад, регламентовані звіти, або технічні).