Класифікація інформаційних систем обліку

Тема 1. Інформаційні системи обліку та їх роль в управлінні економікою підприємства

План лекційного заняття

1.1.Мета, завдання, зміст навчальної дисципліни, зв’язок з іншими дисциплінами навчального плану. Сутність інформаційних систем та їх роль в економіці і обліку.

1.2.Класифікація інформаційних систем. Их архітектура.

1.3. Структура інформаційних систем.

Сутність інформаційних систем та їх роль в економіці і обліку

Для кращого розуміння об'єкта вивчення дисципліни спочатку потрібно визначитися, що мається на увазі під терміном «інформаційна система».

Термін «інформаційна система» увійшов у наше життя з появою електронних обчислювальних машин (ЕОМ). Він відображає мету її створення та функціонування: це – автоматизована система, яка містить певну інформацію про будь-який об’єкт управління, згруповану за різними ознаками в залежності від самого об’єкта, для збільшення ефективності управління ним.

До таких систем належать, в першу чергу, інформаційні системи обліку, головними функціями яких є: збір, накопичення, перетворення та збереження інформації в автоматизованих базах даних підприємства, надання даних користувачеві на його вимогу.

У вузькому розумінні інформаційна система – це програмний продукт, що створений для виконання визначених функцій в залежності від предметної сфери використання. До предметних сфер в економіці належать: управління виробничими процесами, облік та управління фінансовими потоками, банківська діяльність тощо і, звичайно, бухгалтерський облік.

У більш повному розумінні інформаційну систему слід розглядати як систему обробки даних, що складається із сукупності технічних і програмних засобів для організації «пам’яті» і роботи з інформацією, самої інформації, що міститься у системі, специфічних алгоритмів її обробки та спеціалістів, які взаємодіють із системою. Оптимальний розподіл функцій управління між людиною та ЕОМ дає змогу підвищувати якість управління на всіх стадіях функціонування економічного об’єкта.

Наведені підходи до визначення інформаційної системи підтверджуються й нормативно-правовими документами (табл. 1.1).

Таблиця 1.1

Визначення інформаційної системи в чинному законодавстві

визначення

джерело

- система, яка організовує пам’ять і маніпулювання інформацією щодо проблемної сфери.   - концептуальна схема, інформаційна база та інформаційний процесор, які разом утворюють формальну систему для зберігання й маніпулювання інформацією.   - автоматизована система, комп'ютерна мережа або система зв'язку.   - організаційно-технічна система обробки інформації за допомогою технічних і програмних засобів.

Державний стандарт України (ДСТУ) 2874-94 «Системи оброблення інформації. Бази даних. Терміни та визначення».   ДСТУ 3329-96 «Інформаційні технології. Система стандартів з баз даних. Концепція та термінологія для концептуальної схеми й інформаційної бази».     Президент України, Указ Президента «Про Положення про технічний захист інформації в Україні» від 27.09.1999 N 1229/99.   КМ України, Постанова «Про затвердження Порядку взаємодії органів виконавчої влади з питань захисту державних інформаційних ресурсів в інформаційних та телекомуні-каційних системах» від 16.11.2002 N 1772.

На сучасних підприємствах інформаційні системи відіграють значну роль та завдяки стрімкому їх розвитку все більше розширюють коло застосування, зокрема:

для управління підприємствами значно частіше знаходять свого користувача інформаційні системи і технології обліку та управління фінансовими потоками. Їх запровадження обумовлено залежністю цієї області від помилок: невірно спланована система розрахунків із постачальниками та споживачами може спровокувати наявність кризи навіть при налагодженій мережі закупки, збуту і маркетингу та навпаки, точно розраховані і жорстко контрольовані умови обліку та фінансових розрахунків можуть суттєво збільшити оборотні засоби фірми;

важливим процесом діяльності будь-якого підприємства є документообіг, добре налагоджена система якого реально відображає поточну виробничу діяльність на підприємстві і дає управлінцям можливість впливати на неї;

інструментом для управління бізнесом стали інформаційні системи для розв’язку завдань оперативного управління, основою для яких є бази даних з інформацією про підприємство, і, у першу чергу, облікової.

Але особливого значення для ефективного управління в умовах бізнесу набули інформаційні системи обліку, в яких накопичується вся інформація про господарську діяльність підприємств.

Сучасні інформаційні системи обліку дозволяють оцінити фактичний стан підприємства, прогнозувати й моделювати обґрунтовані управлінські рішення як в цілому по підприємству, так і у його підрозділах. Крім цього, їх застосування дозволяє комплексно розв’язувати задачі обліку, аналізу і аудиту.

Обчислювальна техніка суттєво підвищує не лише якість обробки облікової інформації, але й змінює зміст та організацію роботи облікового персоналу. В умовах застосування інформаційних систем бухгалтер займає провідне місце в управлінні підприємством. Він веде не тільки бухгалтерські рахунки, але й здійснює велику роботу з планування, контролю, оцінки, огляд діяльності, проводить аудит та пропонує керівництву управлінські рішення щодо господарської діяльності підприємства.

Класифікація інформаційних систем обліку

Кращому розумінню інформаційних систем (ІС) обліку, виявленню найбільш характерних їх рис, сприяє класифікація ІС. Але в теорії і практиці проектування, створення та функціонування інформаційних систем обліку, та і в економіці в цілому, єдності щодо їх класифікації не існує, тому, в залежності від мети, для класифікації ІС застосовують різні ознаки, найбільш поширеними серед яких протягом тривалого часу вважають наступні:

· рівень або сфера використання та діяльності. За даною ознакою ІС поділяють на державні, територіальні (регіональні), галузеві, підприємств або організацій (установ), технологічних процесів.

Державні ІС вирішують найважливіші народногосподарські проблеми країни, що пов’язані із перспективним та поточним плануванням її розвитку; розробкою Державного бюджету країни та контролю його виконання; веденням обліку результатів та регулюванням діяльності окремих ланок народного господарства і т. ін. Для управління адміністративно-територіальним регіоном створені територіальні (регіональні) ІС, для управління підвідомчими підприємствами та організаціями – галузеві інформаційні системи управління. Інформаційні системи управління підприємствами дозволяють оперативно розв’язувати задачі управління виробничо-господарською діяльністю. ІС управління технологічними процесами керують станом технологічних процесів. В економіці за даною ознакою можна виділити ІС: статистичні, банківські, страхові та податкові, фондового ринку; підприємств та організацій, серед яких значне місце посідають ІС обліку;

· рівень автоматизації процесів управління. За даною ознакою виділяють таки класи ІС: інформаційно-пошукові, управлінські, інформаційно-довідкові, системи підтримки прийняття рішень, інтелектуальні тощо.

Інформаційно-пошукові системи (ІПС) призначені для зберігання та пошуку документів, відомостей про них чи певних фактів. Прикладом є відома ІПС «Ліга».

Інформаційно-довідкові системи основані на гіпертекстових документах і мультімедіа, тому найбільший розвиток вони отримали в мережі Інтернет.

Системи підтримки прийняття рішень орієнтовані на реалізацію складних бізнес-процесів, що потребують аналітичної обробки інформації, формування нових знань. Аналіз інформації при цьому має цільову орієнтацію, наприклад: фінансовий аналіз підприємства, аудит бухгалтерського обліку.

Інтелектуальні ІС – це системи, які здатні виконувати операції, що імітують інтелектуальні функції людини;

· ступінь централізації обробки інформації. Ця ознака поділяє ІС на централізовані, децентралізовані. В основі такого поділу використані різні підходи до організації технології обробки даних.

Як важлива класифікаційна ознака ІС визнається її масштаб та інтеграція компонентів: моделей, методів, алгоритмів отримання управляючої інформації. З їх врахуванням та з відображенням найбільш прогресивних рис інформаційних систем можна виділити наступні:

· автономний АРМ (автоматизоване робоче місце) – програмно-технічний комплекс для реалізації управлінських функцій на окремому робочому місці, що інформаційно і функціонально не пов’язаний з іншими;

· комплекс АРМ, інформаційно і функціонально пов’язаних для реалізації функцій управління у повному обсязі;

· комп’ютерну мережу АРМ з єдиною інформаційною базою для забезпечення функцій управління підприємством або групи бізнес-одиниць;

· корпоративну ІС для забезпечення повного функціонального розподіленого управління великомасштабним підприємством.

ІС класифікують і за ступенем формалізації (структурованості) та складності алгоритмів обробки інформації функціональних компонентів та відповідних інформаційних технологій, серед яких розрізняють:

· системи оперативної обробки даних – OLTP (On-Line Transaction Processing) системи;

· системи підтримки прийняття рішень – DSS (Decision Support Systems).

До перших належать традиційні ІС обліку, в яких виконується збір та реєстрація великих обсягів первинної інформації. Для них характерні достатньо прості алгоритми розрахунків та запитів щодо бази даних, структура якої стабільна протягом довготривалого часу.

В OLTP–системах значна увага приділяється захисту інформації від несанкціонованого доступу, захисту від апаратних і програмних збоїв під час роботи ІС. Форми вхідних та вихідних документів, схеми документообігу жорстко регламентовані.

Системи підтримки і прийняття рішень відрізняються: створенням сховищ даних великої місткості - DW (Data WareHouse) шляхом інтеграції різнорідних джерел, що знаходяться в OLTP – системах; використанням методів та засобів аналітичної обробки даних – OLAP- технологій (ON-Line Analytical Processing); інтелектуальним аналізом даних для забезпечення формування нових знань – DM технологій (Data Mining).

Але наведена інформація щодо класифікації ІС досить умовна, тому що одна і та ж інформаційна система може мати різні класифікаційні ознаки та належати до різних класів.

Все вищесказане можна сказати і про інформаційні системи обліку, на особливості яких впливають і галузева специфіка бухгалтерського обліку, що знаходить своє відображення в моделях і алгоритмах обліку, елементах облікової політики; і види та масштаби діяльності підприємств навіть одної галузі. Існуючі великі програмні комплекси дозволяють автоматизувати роботу бухгалтерії практично будь-яких розмірів. Корисними для малих і середніх бухгалтерій стали невеликі та інтегровані системи обліку. Не останню роль в автоматизованих системах обліку відіграє повнота та інтеграція облікових функцій, тому серед систем обліку можна зустріти від систем для окремих дільниць обліку (склад, зарплата, торгівля тощо) до повноінтегрованих систем з функціями управління підприємством.

Для застосування інформаційних систем в економіці потрібно орієнтуватись, яка з них на відповідному рівні управління дозволить створити оптимальні інформаційні потоки для забезпечення потреб управління. А це залежить, в першу чергу, від архітектури обробки даних в ІС, яка пов’язана з технічними і програмними засобами, типами мереж, способами організації баз даних (БД). Все це має вплив на час виконання запиту, продуктивність ІС, вартість їх створення, експлуатації, розвитку.

У сучасній класифікації ІС з архітектурою пов’язана така її ознака, як спосіб організації ІС, за якою їх підрозділяють на таки класи:

· системи з автономною обробкою даних;

· системи на основі архітектури “файл-сервер”;

· системи на основі архітектури “клієнт-сервер”;

· системи на основі багаторівневої архітектури.

Особливостями автономної обробки даних (рис.1.1) є те, що на одному комп’ютері функціонують і програмні засоби інтерфейсу користувача для забезпечення інтерактивного режиму його роботи, і програмні засоби додатків для змістовної обробки даних, і бази даних.

Комп’ютер

БД

Додатки

Інтерфейс користувача

Рис. 1.1. ІС з архітектурою автономної обробки даних

Зрозуміло, що розвиток ІС із такою архітектурою обмежений технічними параметрами локального комп’ютера (обсягом оперативної і дискової пам’яті, надійністю роботи самого комп’ютера та його програмного забезпечення, а також швидкодією процесора тощо).

Більш прогресивною у порівняні з попередньою є архітектура ІС з розподіленою обробкою даних типу “файл-сервер” на базі комп’ютерних мереж локального типу (рис. 1.2).

Робоча станція

Файловий сервер

Інтерфейс користувача

БД

Додатки

Передача файлів

Рис. 1.2. ІС з архітектурою “файл-сервер”

За такою архітектурою на робочій станції (підключеного до мережі персонального комп’ютера користувача, якому доступні її ресурси) встановлюються програмні засоби інтерфейсу користувача і програмні засоби додатків. Бази даних знаходяться на файловому сервері (комп’ютері, підключеного до мережі, що надає певні послуги користувачам).

Перевагами архітектури “файл-сервер” є простота інструментів, на базі яких вони створюються (СКБД), зручність їх використання та доступність, а також забезпечення високого рівня захисту даних від несанкціонованого доступу. До недоліків архітектури належать: обмін на рівні файлів, доступ до яких у режимі редагування блокується для інших користувачів; перевантаження трафіку мережі; високі вимоги до технічного оснащення робочих станцій, на яких виконується змістовна обробка даних. Завдяки розвитку мережевих технологій такі інформаційні системи все більше витискуються клієнт-серверними та багаторівневими їх реалізаціями.

Архітектура обробки інформації типу “клієнт-сервер” дозволяє розв’язати проблеми файл-серверної архітектури розподілом компонентів додатків між сервером і робочою станцією з метою більш ефективного їх функціонування. Особливістю такої архітектури є використання виділених серверів баз даних, що розуміють мову структурованих запитів SQL (Structured Query Language) і виконують пошук, сортування і агрегування інформації.

Більшість конфігурацій “клієнт-сервер” використовують дворівневу модель (рис. 1.3), в якій клієнт звертається до послуг серверу. Це пов’язане із тим, що додаток працює у клієнта, СКБД – на сервері, що значно зменшує вимоги до серверу.

Сервер БД

БД

Робоча станція

Додатки

Інтерфейс користувача

Передача запитів

Рис. 1.3. ІС з архітектурою “дворівневий клієнт-сервер”

В ІС за такою архітектурою суттєво зменшується трафік мережі, знімаються обмеження різним додаткам на доступність даних БД. “Клієнтська” частина додатків стає де в чому полегшеною, але для великих ІС із ускладненою логікою обробки даних виникає проблема “товстого” клієнта: робоча станція повинна мати досить високі технічні параметри для роботи із складними додатками.

В ІС зархітектурою “багаторівневий клієнт-сервер” окремо виділений сервер додатків, на якому знаходяться програмні засоби загального використання. Такі сервери повністю виконують змістовну обробку даних. Перевагою архітектури є ефективне використання додатків загального призначення багатьма клієнтами. Клієнти перетворюються у “тонкі”, при цьому знижуються вимоги до обладнання робочих станцій. Серверів додатків та БД у мережі може бути декілька, але у класичній формі така архітектура складається з трьох рівнів (рис. 1.4).

Робоча станція

Сервер БД

Сервер додатків

БД

Додатки

Інтерфейс користувача

Рис. 1.4. ІС з архітектурою “багаторівневий клієнт-сервер”

Наявність самостійних рівнів в такій архітектурі дає можливість варіювати апаратними та програмними засобами: обирати операційні системи, СКБД, інтерфейси кінцевих користувачів, типи серверів і робочих станцій. Багаторівнева архітектура ІС забезпечує ізоляцію паралельно працюючих процесорів, у результаті чого помилки у роботі однієї програми не впливають на роботу інших, у тому числі, операційної системи. Доступ до баз даних в ІС здійснюється за допомогою адміністрування – виконання функцій визначення, організації, керування і захисту даних у цій базі.

Така архітектура найбільш доцільна для корпоративної інформаційної системи: сукупності спеціалізованого програмного забезпечення та обчислювальної апаратної платформи, де встановлено і налагоджено програмне забезпечення. Саме корпоративні інформаційні системи є необхідним інструментарієм для успішного управління бізнесом у сучасних умовах.

Поєднання багаторівневої архітектури із Internet/Intranet–технологіями дозволяє створювати найбільш зручні і прості у використанні та супроводженні корпоративні інформаційні системи, що ефективно працюють з базами даних.