Документальное оформление операций по движению запасов

Материальные ценности, поступающие на склад бюджетной организации, приходуются на основании первичных документов поставщиков (товарных накладных, товарно-транспортных накладных).

При получении материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность (типовые формы М-2, М-2б) на получение ценностей. Выписка доверенности производится в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96г. № 99 с изменениями и дополнениями.

Поступившие на склад бюджетной организации запасы оформляются первичными документами, типовые формы которых утверждены приказом Государственного казначейства Украины от 18.12.2000г. № 130. Приемка и оприходование материальных ценностей оформляется накладной, которая составляется на основании товаросопроводительных документов в двух экземплярах.

Материальные ценности, поступающие на склад бюджетной организации, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству, указанных в сопроводительных документах. Приемка ценностей по количеству и качеству осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65г. №П-6 с изменениями и дополнениями, и Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25.04.66г. №П-7 с изменениями и дополнениями. При получении запасов материально ответственное лицо на документе поставщика или на акте приемки запасов должно расписаться в получении этих ценностей и принять их на ответственное хранение.

В случаях выявления расхождений между данными первичных документов и фактическим наличием материальных ценностей составляется акт сдачи-приемки материалов (форма № 3-1). Акт составляется приемной комиссией в двух экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителя поставщика, а в случае неявки последнего – представителя незаинтересованной организации. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, а второй – для направления претензионного письма поставщику.

При этом факт приемки и оприходования запасов подтверждается подписью материально ответственного лица, принявшего их на ответственное хранение.

В целях обеспечения сохранности и правильной постановки учета запасов необходимо обеспечить надлежащую организацию складского учета. Хранение материальных ценностей должно производиться в специально приспособленных помещениях (складах). Порядок размещения материальных ценностей в складских помещениях должен обеспечить быстроту операций по их приемке, выдаче и проведению инвентаризации. Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения. С должностными лицами, отвечающими за сохранность материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В учреждениях запасы учитываются по месту их ответственного хранения и в бухгалтерии. Для аналитического учета запасов, в том числе материалов в пути, бухгалтерией и материально ответственными лицами бюджетных учреждений применяются следующие учетные регистры (табл. 7.1).

Таблица 7.1.