Практическая работа № 8

«Документирование деятельности коллегиальных органов»

Цель работы: научиться разрабатывать повестку дня, составлять документыдля проведения собраний (заседаний) коллегиальных органовСтудент должен уметь: подготавливать совещания, протоколировать проводимое совещание. Пояснения к работе В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях ит.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведение собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.). Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам. В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1,5 часа. Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения онеобходимости его проведения, обсуждения выносимых на него вопросов и составления списка предполагаемых участников. Далее определяются время и место проведения совещания. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квартальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний. Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают,прежде всего, количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования. Ha основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке совещания. В таких коллегиальных органах, как коллегии, различные советы и т.д., имеющих годовые, квартальные и месячные планы работы, при формировании повестки дня заседания выносятся на обсуждение, как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя. При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и трудоемких к более простым. В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об" или формулируются в именительном падеже. Например:Повестка дня 1. О состоянии финансовой дисциплины в... (учреждениях)... (отрасли).Докладчик заместитель директора В.П. Павлов 2. Об итогах международной деятельности в 1999 г. Управления (название управления).Докладчик: начальник Управления П.В. Толкунов 3. Подготовка к переходу на новое программное обеспечение.Докладчик: заместитель начальника Отдела... (название отдела) А.О. Крикунов Список участников - это второй документ, который подготавливается. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица. Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания. Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения), или устно (по телефону). Если все участники совещания являются работниками одной организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций. Пример приглашения телефонограммой: Муниципальный округ Ясенево Начальнику РЭУ № 5 Передал – секретарь Е.К. Четкиной И.И. Афанасьева Принял – секретарь А.Г. Фомина Тел. 425 00 00 Тел. 422 0202 14 ч. 15 мин. ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 №42 Москва 16.06.2000 в 10 ч. 30 мин. В помещении актового зала школы № 151 (Цветочная ул., д. 53) состоится совещание представителей РЭУ по вопросу подготовки к работе в зимних условиях. Супрефект И.И. Иванов В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседаниях обычно рассылается. Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания о том, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторногоприглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если предполагается рассылать повторное приглашение лицам, подтвердившим свое участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении. Например: ПРИГЛАШЕНИЕ Мы получили вашу заявку, спасибо за участие в DOCFLOW 98! Дата проведения: 27 мая 1998 года. Место проведения: Российская академия Госслужбы при Президенте РФ, учебный корпус № 2. Адрес: пр. Вернадского, 84. Проезд: до ст. метро Юго-Западная, последний вагон из центра, по подземному переходу при выходе все время поворачивать налево. Выйдя из метро, Вы увидите 3- этажное здание Российской академии Госслужбы при Президенте РФ. Ждем Вас у главного входа с 8.15 до 9.00. Регистрация с 8.30 до 9.00. Схема проезда:………. Другой пример: Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются Ассоциация работников НИИ точного машиностроения машиностроения Москвы Гл. инженеру (адрес) И.П. Севрюгину 00.00.0000 № 01-12/85 110441, Москва, ул. Правды, 2 Об участии в совещании Уважаемый Иван Петрович! Ассоциация работников машиностроения Москвы приглашает Вас на совещание, посвященное современным проблемам развития машиностроения. Совещание состоится 15.06.2000 в 10 час. утра в зале заседаний Института приборостроения по адресу: Москва,Академический просп., 8, 2-й этаж. Проезд: ст. метро Щелковская, далее тролл. № 2 до остановки "Академический проспект". Председатель ассоциации Т.Г. Хижняков современные формы связи - факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера состоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату. В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.). Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков. Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющиеглубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д. Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить.Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса. Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода. Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этимзанимаются административно-хозяйственные службы. Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются илиорганизуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры. Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещенияучастников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов. Обслуживание совещаний Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне. В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается, еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры, ее рабочее состояние, готовность рабочего места стенографистки или ведущего протокол. На небольших совещаниях на место каждого участника совещания кладутся необходимые документы (если они не были разосланы заранее). Кроме того, на стол ставятся минеральная вода или другие прохладительные напитки, стаканы, бумажные салфетки. Если есть президиум, аналогично готовится место для каждого члена президиума. При проведении совещания с ограниченным числом участников их встречают перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствуют каждого и приглашают пройти на совещание. В ряде случаев один из организаторов встречает при входе в зал совещания, а другой сотрудник встречает при входе в здание, приветствует, указывает, где раздеться, куда пройти. На больших совещаниях развешиваются указатели и таблички. Но часто бывают и такие ситуации, когда какого-то участника надо встретить в аэропорту, другого- на железнодорожном или автовокзале, или в день совещания заехать за участниками в гостиницу и т.д. Поэтому процедура встречи должна быть продумана до мельчайших деталей и расписана между членами рабочей группы: кто кого и где встречает. Участники совещания регистрируются. Если их число ограниченно, эту работу проводит секретарь руководителя. Если совещание с большим количеством участников, их регистрирует специально выделенный работник или группа работников. Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. В тех случаях, когда принятие решения предполагает голосование, прибывший на совещание расписывается взаранее заготовленном списке присутствующих. При организации больших конференций участники могут заполнять анкеты (карточки) с последующим обобщением этих данных в списки. Анкеты (карточки) позволяют получить всю необходимую информацию об участниках. В регистрационных анкетах (карточках) как минимум указывается фамилия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях - наличие ученых степеней и званий. Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать составприсутствующих, их количество. Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным. После окончания регистрации уточненный список присутствующих, включающий фамилию, имя, отчество и название организации, передается председателю, что позволяет ведущему ориентироваться при проведении совещания. Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. Если эту операцию не провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача отмеченных командировочных удостоверений участникам совещания, или же каждый участник должен будет по этим вопросам обращаться к организаторам совещания. Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в обратных билетах. При хорошей организации совещания рабочая группа берет на себя задачу приобретения билетов на обратную дорогу. В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы. При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы. Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время окончания совещания. Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха необходимо произвести ее регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть предусмотрены кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., организована продажа литературы. Ответственным этапом является документирование совещания, т.е запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ход совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать. Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что говорилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи частотрудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что позволит установить принадлежность каждого выступления, реплики, вопроса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование. Протокол Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качествозаписи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, являетсяответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, заголовок, текст, подписи. На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Например, 11-13.03.2005 Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении может быть учебного года). В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание. Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы. Например, "Совещания студсовета", "Заседания комиссии", "Собрания трудового коллектива". После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово "секретарь". Председатель - Харченко В.И. Секретарь - Веселкова С.Л. При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенныхсобраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например, Присутствовали: 43 человека (список прилагается) На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требуетопределенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: "На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117". Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется. Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога "О" ("Об"), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога "О" или "Об". Например:1 О перспективах развития завода. Доклад директора... (Ф., И., О.)2 Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад руководителя социологической службы... (Ф., И., О.)или Перспективы развития завода. Доклад директора... (Ф., И., О.) Итоги социологического опроса рабочих. Доклад руководителя социологической службы... (Ф., И., О.) В ряде случаев, например, при протоколировании заседаний коллегийминистерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: "Повестка заседания прилагается". Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст. Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности докладчика не указывается, так как оно уже указано в повестке дня. После фамилии и инициалов лиц, выступивших в прениях, лучше указать должность. В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются,записываются вопросы и ответы в порядке поступления. Например: Соколов А.В. - какие приняты меры по ликвидации аварии? Колесов И.К. – к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение. Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна, и содержать следующие составные части: кому, что сделать и к какому числу. Например: 1. СЛУШАЛИ: Иванова П.И. - текст доклада прилагаетсяВЫСТУПИЛИ: Петров А.П. - краткая запись выступления Иконников И.И. - краткая запись выступленияРЕШИЛИ: 1.1 Специальным кафедрам провести, совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра. 1.2 Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 2005 г.2 СЛУШАЛИ:ВЫСТУПИЛИ:РЕШИЛИ: Председатель Подпись В.П. КаштановСекретарь Подпись КР. Редькин В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно. Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится особое мнение. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: "Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в видесамостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов. Например: Название учрежденияВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА05.02.2005 № 21 г. ИвановоСовещания преподавателейиностранных языков 2 СЛУШАЛИ: Харьковскую А.Н. - о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе ПОСТАНОВИЛИ: Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков Председатель Подпись А.Л. Акимов Секретарь Подпись Б.Б. Борисов Название учреждения ПРОТОКОЛ02.07.2005 № 34 МоскваЗаседания коллегииПредседатель - Добровская А.В.Секретарь - Пшеничная Л.Ф.Присутствовали: (перечисляются фамилии членов коллегии в алфавитном порядке без указания должностей)Приглашенные: (перечисляются фамилии приглашенных в алфавитном порядке с указанием должностей) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1.О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения.Доклад начальника отдела Сергиенко К.И.2.О представлении Ракивненко О.О. к присвоению почетного звания "Заслуженныйработник культуры Российской Федерации".Доклад начальника отдела Титоренко М.С. 1 СЛУШАЛИ: Сергиенко К.И. - текст доклада прилагаетсяВЫСТУПИЛИ: Кузнецов С.Л. – ставит вопрос о дополнительном выделении компьютеров типа " Pentium" для отдела. Сумцов А.С. – предлагает передать отделу массив имеющихся в других подразделениях информационных карточек. Загладина О.А. – сообщает о имеющихся в отделе новых разработках по улучшению организации информационных процессов.ПОСТАНОВИЛИ:1.1 Одобрить основные направления работы отдела1.2 Разрешить административно-хозяйственной службе приобрести для нужд отделаинформатизации 3 компьютера необходимой конфигурации.2 СЛУШАЛИ:Титаренко М.С. – текст выступления прилагается.ВЫСТУПИЛИ:Семенов Ф.М. – поддерживает предложение о выдвижении Раквиенко О.О. на присвоениепочетного звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации".Лученков И.Н. – говорит о серьезных заслугах Раквиенко О.О. в деле развитияотечественной культуры.ПОСТАНОВИЛИ:2.1 Выдвинуть Ракивненко О.О. на присвоение ей почетного звания «Заслуженнымиработник культуры Российской Федерации. Председатель Подпись А.В. ДобровскаяСекретарь Подпись Л.Ф. Пшеничная Протоколы формируются в дела с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру). Практическая часть Для своего варианта подготовить совещание, для этого: 1. составить повестку дня; 2. определить круг участников и время совещания; 3. определить место совещания (выбрать помещение); 4. оповестить участников совещания, составив письмо – приглашение; 5. подготовить материалы для рассмотрения на совещании: основного сообщения, справочно-информационных материалов, проекта решения; 6. организовать рабочую группу совещания и распределить обязанности; 7. определить финансовые расходы; 8. рассмотреть проведение организационных мероприятий: заказ гостиницы, заказ транспорта, организация кофе-паузы, организация культурно-массовых мероприятий, закупку канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д. 9. составить полный и краткий протокол вашего совещания. Оформление отчета 1. Цель работы. 2. Вариант задания. 3. Описание практической части работы. 4. Документы, разработанные в ходе работы. Контрольные вопросы 1. Дайте определение совещанию. Каким может быть совещание?2. Как составляется повестка дня?3. Какие вопросы рекомендуется ставить первыми при подготовке повестки дня?4. Как составляется список участников?5. Как происходит оповещение участников? Какие способы вы знаете?6. Как составляется письмо – приглашение?7. Составление проекта решения.8. Как происходит регистрация участников?9. Как происходит документирование совещания?10. Дайте определение протоколу.11. На чем оформляется протокол?12. Какие реквизиты используются при составлении протокола?13. Как оформляется дата и номер протокола?14. Как оформляется заголовок к протоколу?15. Из каких частей состоит текст протокола? Охарактеризуйте каждую из них.16. Как оформляется повестка дня протокола?17. Дайте понятие краткого и полного протокола. Чем они отличаются друг от друга. Вариант 1. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РЕАЛ» (ЗАО «РЕАЛ»)440044 г. Москва. ул. Мойка, 56ОКПО 8273632, ОГРН 837465018, ИНН/КПП 27849040/08655323Директор Л.Д. ИванчинБухгалтер Р.О. СоловьеваЭкономист Н.Н. ВадинаПредседатель профкома Е.Л. ЛюбинаПодготовить протокол собрания трудового коллектива о проведение субботника, которое состоится 23 апреля 2005 г. Вариант 2. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АРСЕНАЛ»736453 г. Ульяновск, ул. Мира,21ОКПО 1223356, ОГРН 77566435, ИНН/КПП 213457/086553Директор Р.А. РепинаБухгалтер П.П. ШнаевНачальник отдела маркетинга В.Ю. ЗнойГлавный экономист Т.И. ИваеваПредседатель профкома В.Д. КругловПодготовить заседание совета директоров об участие в международной выставке «Профи-2005» Вариант 3. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МОДИС-СЕРВИС»872653, г. Москва, ул. Тверская,98/3ОКПО 5436236, ОГРН 16523435, ИНН/КПП 513457/642463Директор П.П. ПавловНачальник производственного отдела Р.О. СоловьевГлавный бухгалтер С.И. МихайловаНачальник отдела маркетинга Т.Б. БирковаПредседатель профкома А.Л. ЛеоноваПодготовить протокол собрания акционеров об открытие филиала в г. Пензе Вариант 4. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАРЯ»532416, г. Пенза, ул. Воронова, 54ОКПО 432153, ОГРН 4313435, ИНН/КПП 764457/642321Директор О.О. СидоровГлавный бухгалтер Л.Д. КрасновЮристконсульт О.л. БугровПредседатель профкома Б.Б. ПетровПодготовить протокол собрания об образовании функционального подразделения отдела информатизации. Вариант 5. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОСТХЛЕБКОМБИНАТ»123543, г. Ростов-на-Дону, ул. Фрунзе,7ОКПО 487653, ОГРН 311435, ИНН/КПП 4357/664321Генеральный директор Г.Л. ЗахаровГлавный бухгалтер О.Ю. ЮлинаГлавный экономист Б.Л. БолдинаПредседатель профкома Т.Ю. ТининПодготовить заседание совета директоров отчет о работе хлебокомбината за октябрь 2005 года. Вариант 6. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТАРТ»223346, г. Саранск, ул. Ленина, 76ОКПО 1223356, ОГРН 77566435, ИНН/КПП 213457/086553Директор У.Ф. МизгуноваНачальник планового отдела Н.Е. ОчкинНачальник производственного отдела П.П. ПавловаПредседатель профкома В.Д. ДеминПодготовить протокол заседания на котором обсуждается работа отдела информатизации по обеспечению деятельности организации. Вариант 7. МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЗЕЛЕНСТРОЙ» (МУП «ЗЕЛЕНСТРОЙ»)635341, г. Пенза, ул. Зеленая, 54ОКПО 487653, ОГРН 311435, ИНН/КПП 4357/664321Директор В.Г. МорозовНачальник хозяйственного отдела М.С. МишинНачальник планового отдела Т.И. ЛиньковПредседатель профкома Л.О. КозловаПодготовить протокол собрания о заключении договоров о хозяйственной деятельности организации. Вариант 8. МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «КАРАТ» (МУП «КАРАТ»)716253, г. Саратов, ул. Б.Нагорная,98ОКПО 8273632, ОГРН 837465018, ИНН/КПП 27849040/08655323Директор П.Ю. АлексеевНачальник планового отдела П.Г. ГоринНачальник хозяйственного отдела А.М. МарининПредседатель профкома И.О. ОзеровПодготовить протокол собрания о выдвижение В.Ю. Пшеничной на присвоениепочетного звания «Заслуженный работник РФ» Вариант 9. ГОСУДАРСТВЕННО УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «АГРОСЕРВИС» (ГУП «АГРОСЕРВИС»)334455, г. Казань, ул. Пролетарская, 76ОКПО 1223356, ОГРН 77566435, ИНН/КПП 213457/086553Директор П.Р. ШляповГлавный экономист А.Д. ДеминаНачальник планового отдела И.Г. РозоваПредседатель профкома В.С. СемовПодготовить протокол собрания о премировании работников за 2005 год. Вариант 10. ГОСУДАРСТВЕННО УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ВОСТОК» (ГУП «ВОСТОК»)128790, г. Пермь, ул. Московская,66ОКПО 487653, ОГРН 311435, ИНН/КПП 4357/664321Директор П.П. НиконенкоГлавный экономист Б. К. КашеваГлавный бухгалтер у.Д. ДолотовПредседатель профкома М.С. ЧеботарьПодготовить протокол собрания о дополнительном выделении компьютеров для планового отдела