Разработка и оформление докладной, служебной

и объяснительной записок»

Цель работы: закрепить полученные знания на уроках теоретического обучения, разработать и оформить докладную, служебную и объяснительную записку.Студент должен уметь: разработать и оформить докладную, служебную и объяснительную записку. Пояснения к работе ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный вышестоящемуруководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения. Текст докладной записки делится на две части.· Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления,· Вторая – содержит выводы, мнения, предложения составителя. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации). Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать:· Наименование учреждения,· Название вида документа,· Дату,· Индекс,· Место составления,· Адресат, заголовок к тексту,· Текст,· Подпись руководителя,· Фамилию исполнителя, номер его телефона.· Подписывает их руководитель организации.· Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4.· Внутренняя докладная записка включает:· Название структурного подразделения,· Наименование вида документа,· Дату,· Адресат,· Заголовок к тексту,· Подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов).Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору ОАОДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Т.П.Данилову12.07.2001О переводе на должность В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит перераспределение функций сотрудников.Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.Начальник управления (подпись) В.А.Ильин СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины. Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом настандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки. СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного пользования. Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящихорганизаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей.Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:· Наименование организации,· Наименование вида документа,· Дата,· Место составления,· Адресат,· Заголовок к тексту,· Текст,· Подпись. Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.справка должна иметь следующие реквизиты:· Наименование организации,· Наименование вида документа,· Дата,· Регистрационный номер,· Текст,· Подпись,· Печать. Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа:«настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… Действительно работает…» и т. д. Задание Составьте и оформите докладные, и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях. Вариант 1 Заместитель начальника Производственного объединения «Московскаягородская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М. И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г. С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М. И. 12 ноября текущего года. Вариант 2 Курьер ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И. В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А. В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С.Сомову. Вариант 3 Руководитель отдела новых проектов Токарева О. В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д.Иевлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О. В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О. В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладнойзаписке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4–5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы. Вариант 4 В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей. Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П. И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам. Вариант 5 Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков П. Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В. И. (приказ от 10.07.200__г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П. Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200__г. на 2 л. в 1 экз. 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз.. 4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз. Вариант 6 Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М. И. 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором Устиновой М. П. и предложено объяснить причины проступка в письменной форме. Порядок выполнения работы 1. Получите вариант задания у преподавателя.2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.3. Откройте текстовый процессор MS Word.4. Оформите соответствующий документ. Сохраните файл на дискете илифлэш-карте.5. Результат выполнения работы представьте преподавателю. Контрольные вопросы 1. Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок?2. Какие виды докладных записок вы знаете?3. Назовите реквизиты докладных записок и правила их оформления.4. В чем отличие докладной записки от служебной?