Системы документации

Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач. И расположенное на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, который имеет единство формы, содержания и материального носителя. Документ имеет следующие свойства:

· Полу функциональность (документ предназначен для выполнения функций регистрации информации по состоянию элементов и процессов, которые происходят в экономической системе). Регистрация информации нужна для обработки, хранения и передачи информации на расстоянии.

· Наличие юридической силы (в документе обязательно должны быть подписи должностных лиц) Эти подписи подтверждают достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации предоставляет совокупность взаимосвязанных форм документов, которые регулярно используются в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

1. По степени официальности

2. По отражаемой стадии производства

3. По уровню управления

4. По принадлежности к определенной функции управления

5. По отношению к экономической системе (внешние и внутренние)

6. По отношению к экономической информационной системе обрабатываемые и не обрабатываемые

7. По отношению к задачи первичные, промежуточные и результатные

8. По способу заполнения (ручное, автоматическое, полуавтоматическое)

9. По способу чтения и обработки.

10. Машинно-ориентированные документы

11. Машиночитаемые документы

12. По периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.)

13. По срочности (срочные и не срочные)

Существующие не автоматизированные системы документации отличаются большим количеством разных типов форм документа. Большим объемом потоков документа, их запутанностью, дублированием информации. Низкой достоверностью получаемых результатов как следствие. Обработка документов в таких системах занимает более 40% времени работников управления. Для упрощения системы документации используются 2 подхода:

1. Проведение унификации и стандартизации документа.

2. Введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки

Унификация документов выполняется путем ведения единых форм документов на основе синтаксической и симатической близостью и похожестью. Вводится единообразие наименования показателей, единиц измерения и терминов. В результате получаем унифицированную систему документации. Она представляет рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов. Этот комплекс отвечает единым правилам и требованиям. Он содержит информацию необходимую для эффективного управления экономическим объектом. Унифицированная система документации классифицируется по уровням управления. Существуют межотраслевые системы документации, отраслевые унифицированные системы документации и системы документации локального уровня. В настоящее время разработаны следующие виды нимфицированной системы документации на межотраслевом уровне.

1. Стандарты и технические условия

2. Проектно-конструкторская и технологическая документация.

3. Проектная документация по капитальному строительству

4. Плановая документация

5. Статистическая отчетность

6. Первичная учетная документация.

7. Финансовая первичная и отчетная документация.

8. Бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений

9. Организационно-распорядительская документация

10. Документация по материально-техническому снабжению.

11. Документация по ценообразованию и торговле.

Унифицированная система документации должна удовлетворять следующим требованиям:

1. Документы, которые входят в состав унифицированной системы документации должны разрабатываться с учетом их использования в информационно-экономических системах и системах взаимосвязанных.

2. Унифицированная система документации должна содержать полную информацию, необходимую для эффективного управления тем объектом, для которого разработана система.

3. Унифицированная система документации должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники, для сбора, обработки и передачи информации.

4. Унифицированная система документации должна обеспечивать информационную совместимость ЭИС различных уровней.

5. Все документы унифицированной системы документации и все реквизиты признаки должны быть закодированы с использованием международных общесистемных или локальных классификаторов.