Проектирование форм входных и выходных документов

В процессе проектирования системы документации можно выделить 3 этапа работ:

1. Построение новых форм документа

2. Унификация всей системы документации

3. Разработка инструкций и методических материалов регламентирующих работу пользователей системой документации

Н а 1м этапе выполняется 6 видов работ:

1. Определение состава ………… указателей

2. Опред сост первичных указателей

3. Разбиение показателей по формам документов

4. Выбор типа формы документов

5. Определение способа нанесения информации в документы

6. Проектирование форм документов

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

1. Отсутствие первичных документов в постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов.

2. Отсутствие дублирования показателей документов

3. Выделение реквизитов имеющих одно или нескольких значений на документах, то есть выделения однозначных и многозначных реквизитов

4. Выделение справочных группировочных реквизитов и реквизитов основаниях.

5. Логичность построения, то есть старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим

6. Согласование последовательностей реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Разработка первичных документов выполняется в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа

2. Классификация реквизитов Разделение на однозначные и многозначные, на признаки и основания, на справочные и группировочные, на переносимые и непереносимые, на машинные носители.

3. Установление логической соподчиненностью реквизитов первичные документов

4. Выбор какой-либо формы первичного документа

5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

6. Выполнение расчета размеров документа по вертикале, горизонтали с учетом размера полей.

7. Выбор формата бумажного носителя

8. Построение эскиза документа соответствующих форм

9. Выделение толстой линией реквизитов переносимых на машинный носитель

10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем тезаурусом.

Как правило используется ряд типовых форм документов линейная форма, анкетная форма, табличная форма и комбинируемая форма. Выходные и результатные документы должны удовлетворять следующим требованиям:

1. Полнота информации, результатные документы должны содержать в себе первичные и результатные показатели

2. Количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков

3. Своевременность предоставлении информации управленческому персоналу

4. Достоверность предоставляемой информации

5. Хорошая читаемость – логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документа

6. Отсутствие показателей, которые рассчитываются в ручную

При построение документов:

1. Выделение 3х зон в документе

2. Разделение реквизитов на однозначные, многозначные

3. Выделение группировочных рексивитов, которые помещаются во вторую зону документа и размещение этих реквизитов в прядке убывания старшинства

4. Выделение реквизитов оснований и размещения их в пследовательности противоположной той, в которой выстраиваются группировочные реквизиты.

5. Если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документов 2й зоны вместе с реквизитами 3й зоны на другой лист при этом сохраняются размеры листов стандартными

Результаты документов разрабатываются в следующей последовательности:

1. Определяется полный реквизитный состав документа

2. Осуществляется классификация реквизитов – признаков на справочные и группировочные и реквизиты основания на первичные и результатные, а реквизиты основания результатные делятся по степеням и ……….

3. Выбор форы документа с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа

4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности

5. Подсчет длины строки в табличной зоне с учетом пробелов между реквизитами и пробелов разделительных линий. Длина строки это сумма длин всех реквизитов + произведение числа колонок в таблицах на число пробелов между колонками.

Могут быть экранные формы документов. Экранные формы документов это страницы с пустыми полями ставленая для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающее меню, списки для выбора После заполнения формы её можно отправить по электронной почте, по факсу, или на рабочий стол другому сотруднику. Проектирование форм документов, то есть создание шаблонов формы включает в себя выполнение следующих шагов:

1. Создание структуры электронного документа, который заключается в создании линий и создании графических элементов.

2. Определение содержания формы электронного документа. Выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены в ручную, с помощью выбора значения из списка, с помощью меню или с помощью БД.