Учет расчетов по командировкам в национальной и иностранной валюте

Подотчетные лица должны представить отчет об использовании средств предоставленных на командировку или под отчет с приложением оправдательных документов и сдать неизрасходованную наличность не позднее:

1. трех рабочих дней после возвращения из командировки
2. десяти рабочих дней при выдаче на закупку сельскохозяйственной продукции, материалов;
3. следующего рабочего дня на производственно-хозяйственные нужды.

Для учета предназначен счет 372.

Наиболее часто расчеты с подотчетными лицами осуществляются по командировкам. При оформлении командировки издается приказ и оформляется командировочное удостоверение, которое регистрируется в специальном Журнале. Командированному работнику выдается аванс, где учитывается норма расходов на проживание, проезд и норма-дни в денежной сумме.

Время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

После прибытия из командировки предоставляются следующие документы:

• авансовый отчет
• документы: удостоверение, ксерокопия загранпаспорта, финансовые документы о затратах, билеты, квитанции, чеки и т.д.

Документы предоставляются в течение трех дней вместе с авансовым отчетом.

В свою очередь предприятие:

• возмещает суточные
• сохраняет средний заработок
• оплачивает затраты

Установленный размер суточных:

Количество раз питания	По Украине, грн	За рубежом, грн
Без питания 1 раз 2 раза полное

Авансовый отчет проверяется, на нем делается запись с указанием суммы к возмещению, указываются корреспондентские счета; отчет утверждается руководителем.

Если сумма аванса была выше, чем фактическая сумма расходов, подотчетное лицо обязано вернуть неиспользованный остаток в кассу. Если остаток не был возвращен в трехдневных срок, то применяется штраф в размере 15% от этого остатка. А если средства не были возвращены до конца месяца, то с данной суммы удерживается НДФЛ, который рассчитывается с применением следующего коэффициента:

Пример:

Аванс – 1200 грн. При возвращении 25.09 представлен отчет в сумме 900 грн. Остаток аванса возвращен 3.10.

Сделаем:

1. 15% штраф=(1200-900)*15%=45 грн
2. 

Итого удержано: 97грн 94 коп.

В учете делаются записи с подотчетными лицами:

Д372К301 – выдан аванс

Д92К372 – списаны административные расходы

Д91К372 – списаны расходы на командировку ОП значения

Д93К372 – если связано со сбытом

Д20,28,…К372 – с приобретением запасов

Д15К372 – связаны со стройкой, т.е капитальные инвестициями

Во всех расходах могут быть НДС: