Введение. Во все времена торговля оказывала колоссальное влияние на общественную жизнь

Во все времена торговля оказывала колоссальное влияние на общественную жизнь. Операция покупка – продажа совершается с целью удовлетворения потребностей человека, а так как потребности имеют свойство расти, появляются новые способы и пути к их достижению, которые совершенствуются раз от раза.

Внутренний рынок страны не всегда может обеспечить всем необходимым, поэтому торговые отношения выходят на международный уровень, чтобы обеспечить себя необходимым сырьем, расширить ассортимент.

Так как логистика представляет собой организацию рационального процесса продвижения товаров, услуг и сырья от поставщиков к потребителям, то ярким примером может послужить Великий шелковый путь, проложенный во II веке до н.э., который соединил Восток и Запад и способствовал не только обмену товарами, но и возникновению множества уникальных городов, исторических памятников, обычаев и даже государств.

Логистика - наука о планировании, контроле, управлении операциями, транспортировании, складировании и другими материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и материалов до производственного предприятия, внутризаводской переработки и далее доведения готовой продукции до конечного потребителя в соответствии с интересами и требованиями последнего, а также передачи, хранения и обработки соответствующей информации [1].

Деятельность в области логистики многогранна. Она включает создание всей необходимой документации для прохождения груза через границу, управление транспортом, складским хозяйством, запасами, кадрами, организацию информационных систем, коммерческую деятельность и многое другое.

В настоящее время услуги грузоперевозки сформировались в отдельное направление бизнеса в России. Существует немало компаний, оказывающие услуги логистики. Более того, данный сектор бизнеса достаточно активно и динамично развивается. Связано это с ростом спроса, который рождает предложение.

Появление логистики в экономике было вызвано тем, что возникавшие условия высокой конкуренции заставили предприятия искать новые способы обслуживания покупателей. Лидером становился тот, кто мог удовлетворить спрос более быстрой и точной поставкой товара.

Развитие рынка услуг привело к усилению конкуренции, что, в свою очередь, послужило необходимостью повышения качества оказываемых услуг транспортных компаний. Наряду с более качественными грузоперевозками, повышением профессионализма персонала, усилением лояльности клиентов немаловажную роль в составе конкурентного преимущества играет логистика, выросшая из процесса управления транспортировкой товара и призванная повысить ее эффективность [1].

На сегодняшний день современные ИТ-технологии крайне востребованы в сфере логистики. Все бухгалтерские и финансовые проводки осуществляются засчет программного обеспечения, в том числе документооборот.

Стал возможен сквозной мониторинг на всех этапах движения сырья, материалов, готовой продукции, а также применение программных продуктов для решения экономических задач.
В связи с развитием инновационных технологий в сфере сотовой связи (датчик в телефоне), появилась возможность отслеживать нахождение и перевозку груза. К примеру, если раньше координаты водителя были не известны, то сейчас можно отследить на каком участке следования он находится, рассчитать приблизительное время прибытия.

Если говорить о нынешнем состоянии логистического рынка, то наилучшим примером может послужить статья ИД «Госмедиа» о ситуации на рынке транспортно-логистических услуг в современных экономических условиях, опубликованная в журнале "Транспорт и связь Российской Федерации" (№1-2, 2014-2015):

«2014 год стал непростым для всех отраслей российской экономики. Рост геополитической напряженности, снижение потребительского и инвестиционного спроса, удорожание финансовых ресурсов – те факторы, которые повлияли, в том числе, и на рынок транспортно-логистических услуг.

Несмотря на то, что российские компании пострадали больше всего в кризисный период, ухудшение состояния отрасли транспортно-логистических услуг прослеживаются на всем евразийском пространстве.
В настоящее время на российском рынке логистики сформировалось несколько основных тенденций, которые отмечают как эксперты, так и сами участники рынка.

Одной из серьезных сложностей, с которыми все чаще встречаются транспортные компании в нынешних условиях рынка, является снижение платежеспособности клиентов в связи с нестабильным курсом валют.

Второй отличительной чертой логистического рынка последнего времени является стремление его участников оптимизировать логистические процессы и связанные с ними расходы.

Согласно исследованиям РБК, развитие мировой экономики в 2015 году будет проходить на фоне геополитических изменений. Среди прочих тенденций стоит отметить формирование экономических мегаблоков, изменение конфигурации мировой торговли и глобальных цепей поставок. 70% мирового производства и глобальной торговли приходятся на формирующиеся мегаблоки.

В условиях нестабильности рынка специалисты отмечают постоянные колебания ставок поставщиков услуг в зависимости от скачков курса валюты, что напрямую влияет как на операционную деятельность компаний, так и на прибыль. Стоимость перевозки зависит непосредственно от ставки авиакомпании, морской линии, железной дороги или владельца автомобиля»[].

Говоря о том, каким способом можно удержать клиентов, все специалисты транспортных компаний сходятся на том, что в этом деле важно все: сервис, цена, быстрая обработка заявки, мониторинг, документооборот без задержек.

Объектом исследования дипломного проекта является организация ООО «САКУРА». Общество с ограниченной ответственностью «САКУРА» существует с 2010 года, зарекомендовало себя как ответственного и грамотного поставщика на рынке логистических услуг. Клиентами являются как индивидуальные предприниматели, так и юридические лица.

Предметом - автоматизируемый процесс - создание спецификации. Решением является система интеллектуального анализа, создающая спецификации, которые являются важным документом, служащим основой для оформления других документов.

Автоматизация обработки электронных и бумажных документов – это применение программных средств и технологий с целью облегчения человеческого труда, вытеснения его ручных форм и повышения производительности.

На сегодняшний день это стало не только средством оптимизации внутренних процессов организации, но и насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Таким образом, вышесказанное обусловливает актуальность настоящего дипломного проекта.

Цель работы - повышение эффективности деятельности компании ООО «САКУРА» за счет автоматизации процесса обработки первичной документации. Внедрение системы интеллектуального анализа позволит:

· уменьшить риск возникновения ошибки в спецификации;

· сократить время обучения новых сотрудников;

· будет способствовать накоплению корпоративных знаний в организации;

· упростить работу с документами, повысить ее эффективность;

· повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания и обработки документов.

Поставленные задачи для достижения цели:

· анализ технико-экономических характеристик ООО «САКУРА», существующих в компании бизнес-процессов, выявление недостатков в организации работы документооборота компании;

· обоснование необходимости автоматизации бизнес-процессов, обоснование подходов к устранению отмеченных недостатков;

· разработка предложений по автоматизации документооборота;

· разработка технологии взаимодействия ПО;

· расчет экономической эффективности проекта.

Практическая ценность исследования, проведенного в дипломном проекте, заключается в том, что проект по автоматизации документооборота разработан с учетом специфики предприятия ООО «САКУРА» и может быть внедрен в ближайшее время.

Структура дипломного проекта построена согласно логике исследования, поставленным целям и задачам, состоит из введения, четырех глав, заключения и списка литературы.

Глава 1. Анализ компании ООО «САКУРА»