I. Целевая установка и организационно-методические указания

Документационное обеспечение управления – это работа с документами, их составление, оформление, обработка, использование и хранение, на основе единых принципов и правил в учреждениях и организациях разных форм собственности. От того, как составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и рациональность принятия управленческого решения. В документах отражается деятельность организации. При проведении ревизии деятельности организации проверяют прежде всего ее документы.

Документирование деятельности позволяет сохранять и передавать культурное наследие народов. С помощью документов, составляемых органами законодательной и исполнительной власти, осуществляется регулирование процессов развития государства, регионов, предприятий. Документы делают возможным фиксирование процессов работы коллегиальных органов (заседаний, совещаний и принятие решений на них). Разносторонние коммуникации организаций, граждан и государственных органов осуществляются также посредством документов. Граждане идентифицируют себя при помощи соответствующих документов.

Документационное обеспечение управления требует профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в крупных организациях ведут специальные структурные подразделения (канцелярия, общий отдел, строевой отдел, экспедиция), а в небольших организациях - специалисты (секретарь, секретарь-референт). Однако, поскольку разные по содержанию и оформлению документы составляются различными специалистами – менеджерами, экономистами, бухгалтерами, финансистами, юристами, постольку знание основ документационного обеспечение управления является для них необходимым. Например, в современном мире менеджеры тратят 50–90% рабочего времени на процессы, обусловленные обработкой документационной информации.

Развитие документационного обеспечения управления обуславливается развитием государственного строя. Поэтому качественные изменения, происходящие в России на рубеже XX-XXI вв., находят свое отражение в изменении документационного обеспечения управления, которое регулируется нормативными правовыми актами и методическими документами. В последние годы в нашей стране создана солидная современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления: изданы законы, нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждений, а также регламентирующие работу службы делопроизводства. Интеграция России в мировое сообщество обусловила учет национальными стандартами требований международных стандартов по документации.

Это свидетельствует об актуальности и жизненной необходимости для менеджеров, бухгалтеров, экономистов, и других специалистов изучения дисциплины « Документационное обеспечение управления».

Объектом дисциплины «Документационное обеспечение управления» является: хозяйственная и управленческая деятельность предприятий, организаций и учреждений, фиксируемая в договорах, переписке, приказах, решениях, актах и многих других документах, которые отражают трудовые и гражданские отношения как внутри организации, так и в ее взаимоотношениях с другими организациями, государственными органами и гражданами.

Предмет дисциплины «Документационное обеспечение управления» - нормативно-правовые основы, правила и закономерности развития документационного обеспечения управления в связи с изменением государственного устройства, форм собственности и хозяйственной деятельности, а также методология формирования оптимального документооборота на предприятии любой организационно-правовой формы.

Дисциплину «Документационное обеспечение управления» следует изучать на завершающем этапе обучения в вузе, на основе знаний, ранее полученных при изучении таких дисциплин, как менеджмент, информационные технологии в управлении, система государственного и муниципального управления в России, правоведение и другие дисциплины, на которые опирается данный курс.

Цель курса «Документационное обеспечение управления» - формирование умения работать с документами, грамотно составлять их на основе государственных стандартов и своевременно осваивать развивающиеся нормы и инструменты делопроизводства путем:

- изучения нормативно-методической базы делопроизводства;

- освоения общих правил оформления документов;

- овладения языком документа;

- изучения специальных терминов и понятий;

- изучения системы документооборота;

- приобретение навыков формирования, оформления и систематизации дел.

Задача курса «Документационное обеспечение управления» - ознакомить обучающихся со следующими вопросами:

- роль документационного обеспечения управления в развитии общества, терминология ДОУ;

- история развития системы государственного делопроизводства в России;

- нормативно-методическая база документационного обеспечения управления;

- общие правила оформления документов;

- системы документации;

- совершенствование состава, форм и характеристик документов;

- особенности языка и стиля служебных документов;

- система управления документами в организации;

- порядок движения документов в организации;

- систематизация и хранение документов в делопроизводстве;

- документооборот конфиденциальных документов и гербовых бланков;

- архивное хранение документов;

- организация секретарской работы;

- средства организационной техники.

Методика изучения курса:

- лекционные занятия;

- самостоятельное изучение курса «Документационное обеспечение управления» по настоящей программе с использованием рекомендуемой литературы и нормативных источников;

- проведение практических занятий, если они предусмотрены расписанием и учебным планом;

- консультации преподавателя;

- самоконтроль знаний путем использования тестов, кроссвордов, задач и заданий, контрольных вопросов из настоящего пособия;

- написание контрольной работы, реферата, дипломной или курсовой работы, если они предусмотрены расписанием и учебным планом;

- контроль успеваемости и качества подготовки обучающихся, осуществляемый в форме текущего и итогового контроля.

На лекциях преподаватель излагает основные понятия и категории дисциплины, дает обзор литературы, рассматривает содержание основных проблем дисциплины. Для качественного усвоения теоретической части программы курса рассматриваются соответствующие конкретные реальные ситуации, возникающие в практической документационной деятельности разных организаций, и демонстрируются многочисленные документы разных организаций.

Самостоятельная работа является важнейшим видом обучения и предусматривает:

- изучение рекомендованных литературных источников, основных и дополнительных (не допустимо ограничиваться лишь изучением лекционного материала), включающих нормативные правовые акты, монографии, словари, справочники и энциклопедии, учебники и учебные пособия, статьи в журналах и газетах, официальные сайты в Интернете, документы на разных носителях конкретных организаций. При этом полезно делать выписки и конспекты наиболее интересных материалов. Это способствует более глубокому осмыслению материала и лучшему его запоминанию, отделению в тексте главного от второстепенного, проведению систематизации и сравнительного анализа изучаемой информации в условиях огромного количества разнообразных сведений;

- изучение понятийного аппарата дисциплины для правильного понимания специальной литературы и грамотного применения профессиональной терминологии на основе терминов и понятий, содержащихся в лекциях, предлагаемого словаря терминов и понятий, взятых из государственного стандарта, а также решения кроссвордов;

- доработку по литературным источникам материалов каждой лекции;

- самостоятельную подготовку к практическим занятиям, к промежуточному тестовому контролю знаний после завершения обучения по первому разделу и затем по второму разделу курса, а также ответов на контрольные вопросы;

- проведение семинарских занятий, на которых обучающийся должен уметь последовательно и аргументировано излагать учебный материал, приводить конкретные практические примеры. Ответ на семинарских занятиях оценивается по системе «рецензирования»: точность определения; логичность и свобода изложения; наличие примеров; наличие вывода; наличие обоснованной собственной точки зрения по данному вопросу;

- проведение практических занятий, на которых под руководством преподавателя обучающиеся составляют наиболее важные документы, такие как приказ, деловое письмо, протокол заседания коллегиального органа, акт, заявление и др., знакомятся с наиболее типичными ошибками в составлении документов, а также относят разные документы к разным системам документации.

- выполнение обучающимися домашних заданий для самостоятельной работы;

- повторение материала других дисциплин, примененного в данном курсе;

- аналитическая работа с документами организаций.

Проведение семинарских и практических занятий предполагает активную, самостоятельную работу обучающихся по уяснению важнейших вопросов курса.

Работа с документами организаций проводится следующим образом.

Во-первых, необходимо подобрать два документа из разных систем документации, например, приказ (система распорядительной документации) и исходящее письмо (система информационно-справочной документации) или инструкцию (система организационно-правовой документации) и план-график (система плановой документации).

Во-вторых, необходимо согласовать эти документы с преподавателем, так как не все отобранные студентами документы относятся к управленческой деятельности и могут быть использованы в данном курсе.

В-третьих, необходимо обвести карандашом или ручкой все реквизиты документа и обозначить их в соответствии с нормативно-методическими документами.

В-четвертых, необходимо найти многочисленные ошибки в документах организации. Ошибки могут относиться к отсутствию или оформлению отдельных реквизитов и их неправильному местоположению; применению межбуквенных и межстрочных интервалов; применению шрифтов по размеру и стилю, жирно, нежирно, курсив; применению линий и подчеркивания; несоблюдению полей, отсутствию выравнивания краев документа и т.д. Для выполнения этой работы надо очень внимательно сравнить образцы документов, данные в учебниках, с реальными документами организации. При этом использовать последовательный пронумерованный список реквизитов и схемы расположения реквизитов документов на стандартном листе бумаги формата А4 при двух различных способах расположения (угловом и продольном), которые также содержаться во всех учебниках и учебных пособиях по данной дисциплине.

В-пятых, на обратной стороне листа документа следует дать его краткое описание: к какой системе документации относится документ, для чего он создан и какую роль играет в документационном обеспечении управления.

После завершения обучения по каждому разделу курса проводится промежуточный контроль знаний: после завершения изучения 1 раздела курса проводится первый промежуточный контроль знаний, после завершения изучения 2 раздела курса – второй промежуточный контроль знаний, которые считаются пройденными, если больше половины ответов на тесты окажутся правильными.

Для студентов заочной формы обучения предусматривается выполнение контрольной работы. В случае отсутствия в учебном плане контрольной работы, она может выполняться в инициативном порядке и использоваться преподавателем для учета при выставлении положительной или высокой оценки на зачете с оценкой.

Студенты, изучившие дисциплину « Документационное обеспечение управления», должны:

знать:

- основные нормативные правовые акты Российской Федерации и методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления (ДОУ);

- специальные термины и понятия, применяющиеся в ДОУ;

- основные требования к составлению документов, формуляр-образец и реквизиты документов;

- системы документации и состав документов каждой системы;

- основные принципы организации и этапы документооборота;

- основные принципы хранения документов в организации и в архивах;

- особенности документооборота конфиденциальной информации;

- состав и классификацию средств организационной техники;

- особенности делопроизводства в организациях системы МЧС России;

уметь:

- правильно составлять и оформлять разные виды документов;

- пользоваться нормативными правовыми актами и методическими материалами по документационному обеспечению управления;

- оптимизировать документооборот организации;

- применять разнообразные средства организационной техники;

- применять термины и понятия данной сферы деятельности;

- применять специальный деловой язык документированных коммуникаций;

иметь представление о:

- истории развития документационного обеспечения управления в процессе становления и развития государственного строя России;

- работе таких структурных подразделений, как канцелярия, общий отдел, экспедиция;

- должностных обязанностях секретаря руководителя, секретаря-машинистки, секретаря-стенографистки и организации их работы;

- особенностях формирования информационно-поисковых систем в разных организациях.

По окончании курса студенты сдают зачет (зачет с оценкой). Зачет может проводиться как традиционным способом – по билетам письменно или устно, так и по тестам по выбору преподавателя. Каждый студент получает по две зачетных карточки, соответствующие материалам первого и второго разделов курса « Документационное обеспечение управления». В каждой карточке содержится по шесть тестов из разных тем курса. Тесты разработаны по усложненной форме: количество правильных ответов может быть любым – от 0 до 4. Кроме этого, студенты к зачету должны подготовить и проанализировать два реальных документа любой организации, взятые из двух систем документации.

Программу курса разработала кандидат экономических наук, профессор Белова Валентина Лукинична.