Раздел II. Технология работы с документами

Тема 7. Управление документами в организации

Стратегия управления документами в организации

Управление документами в организации: понятие, этапы. Комплексная программа управления документами в организации и ее разделы. Политика и стандарты в области управления документами организации: необходимость и преимущества, регулирующая среда и распределение ответственности. Предоставление услуг, относящихся к управлению документами.

2. Понятие системы документации.

Применение принципа системности и его цели. Методы включения документа в документную систему: классификация, индексирование и регистрация.Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) и его структура. Общие характеристики документных систем: надежность, целостность, соответствие, системность, комплексность. Решение оригинальных и однотипных задач в делопроизводстве. Табель форм документов: понятие, этапы его разработки и структура по функциональному признаку. Альбом форм документов: понятие и состав. Сборник примерных, типовых и трафаретных текстов документов

Проектирование и внедрение систем документации.

Этапы проектирования и внедрения документных систем. Предварительное обследование и оценка существующих систем; анализ деловой деятельности; проектирование и документирование процессов функционирования документных систем. Обучение сотрудников-делопроизводителей. Долгосрочная программа обучения персонала организации в области управления документами. Установление стандартов, проверка соответствия им и их соблюдения. Определение сроков и условий хранения документов, определение ценности документов. Защита материальных носителей информации, доступ к документам (свободный и ограниченный). Распределенное управление документными системами. Контроль движения и использования документов (контроль действий, контроль местоположения документа), конвертация и миграция документов. Оценка рисков и возможностей повышения эффективности. Обследование после внедрения; прекращение применения документных систем, мониторинг и аудит.