Внемашинное ИО

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Таким образом, изучение потока информации позволяет совершенствовать потоки документов на основе повышения оперативности, сокращения дублирования, унификации документов, приведения в соответствие сбора данных с потребностью в них.

В результате анализа потоков информации должны быть выделены:

- документы, данные, источники данных, потребители данных и операторы систем сбора и обработки данных;

- связи и отношения между ними;

- способы кодирования данных;

- динамика генерирования данных источниками;

- динамика потребности в результирующих данных;

- свойства и характеристики потока информации (оперативность обработки; наличие дублирующих записей и связей, объем памяти данных, график нагрузки в системе обработки данных и др.).

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

- к унифицированным системам документации;

- к унифицированным формам документов различных уровней управления;

- к составу и структуре реквизитов и показателей;

- к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существующие унифицированные системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

- чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

- одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

- работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

- имеются показатели, которые создаются, но не используются и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании ИО.