Структура письма

Как и всякое творение человеческого разума, письмо имеет соответствующую структуру, включающую определенные части. В деловом, официальном письме их больше. В личном, неофи­циальном письме — меньше. В общем и наиболее полном виде структура официального письма на английском языке может быть представлена следу­ющим образом:

1. Адрес отправителя (sender's address).

2. Дата (date).

3. Адрес получателя (inside address).

4. Обращение (salutation).

5. Зачин, или первая фраза (opening sentence).

6. Текст письма (body of the letter).

7. Заключительная фраза (closing sentence).

8. Заключительная формула вежливости (complimentary close).

9. Подпись отправителя (signature).

10. Постскриптум, т.е. приписка к оконченному письму (P.S. или Postscript).

Конечно, в каждом письме вовсе не обязательно должны при­сутствовать все без исключения перечисленные выше 10 частей. Некоторые из них можно опустить. Тем не менее основные или, по усмотрению отправителя, самые важные части должны при­сутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элементами английского письменного этикета.

Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:

· Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.

· В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.

· Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).

· Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.

· Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.

· Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I am writing to you to..."

· Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности ("Thank you for your prompt help...") и приветствием "Yours sincerely," если автор знает имя адресата и 'Yours faithfully', если нет.

· Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.

· Подпись автора ставится между приветствием и именем.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

Письма-ответы – ответы на инициативные письма.

Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.

Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.

Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.

Факсовые – отправленные по факсу.

Это основные виды деловых писем, но можно найти и другие классификации [19].

Рекомендательное письмо (Letter of recommendation)

При приеме на работу, тем более на должность, требующую ответственного подхода к исполнению профессиональных обязанностей, многие потенциальные работодатели предлагают соискателю вакансии предоставить рекомендательное письмо с предыдущего места работы. Рекомендательное письмо это краткая исчерпывающая характеристика деловых и человеческих качеств, профессиональных навыков, трудовых достижений соискателя должности. Строгих требований к написанию рекомендательного письма не предъявляется, но некоторые аспекты для солидности все же стоит соблюсти. Если работодатель является не частным лицом, а руководителем предприятия, организации, учреждения или уважающей себя фирмы, рекомендацию работнику лучше написать на фирменном бланке. Несмотря на то, что рекомендательное письмо предполагает произвольную форму написания, желательно обойтись без лирики, указав только конкретные факты трудовой биографии рекомендуемого работника. Следует также учесть, что информация, содержащаяся в рекомендательном письме, призвана создать первое впечатление о потенциальном сотруднике у потенциального работодателя, поэтому должна быть исключительно позитивной.

Факты трудовой биографии излагаются в лаконичной форме, лучше если письмо занимает не более одной страницы листа стандартного формата. И, пожалуй, самое главное требование – рекомендация должна быть составлена грамотно с точки зрения стилистики и, разумеется, не содержать ошибок. Если рекомендательное письмо предъявляется в совместное предприятие или иностранную фирму и требует написания на иностранном языке, следует обратиться за консультацией к специалисту, в совершенстве владеющему языком. Грамотно составленная рекомендация сама по себе послужит положительной характеристикой соискателю вакансии, поскольку практически все работодатели хорошо осведомлены, что рекомендательные письма зачастую составляют сами рекомендуемые. Рекомендация в обязательном порядке подписывается должностным лицом или ответственным работником. Заверения печатью не требуется, особенно в случае, когда рекомендательное письмо написано на фирменном бланке.

Сопроводительное письмо к резюме (Cover letter)

Первым делом нужно составить резюме, в котором коротко рассказать об образовании, опыте работе, возрасте и семейном положении. Чтобы резюме не осталось незамеченным в потоке десятков схожих шаблонов, необходимо грамотно написать сопроводительное письмо.

Сопроводительное письмо это документ, который подробно раскрывает таланты того, кто претендует на открытую вакансию и рассказывает о причинах заинтересованности именно этой работой. Здесь необходимо привести веские доводы в пользу своей кандидатуры. Если вакансия, на которую претендует соискатель, открыта в крупной иностранной фирме, то сопроводительное письмо нужно оформлять в соответствии с четкими международными стандартами: текст сопроводительного письма размещается на отдельной странице, на которой указываются все реквизиты (заголовок, дата составления письма, наименование и адрес получателя, подпись того, кто претендует на вакансию). Не следует писать больших мемуаров, свои мысли нужно излагать максимально коротко, ясно и доступно для понимания. Если сопроводительное письмо отправляется по электронной почте, то его следует сохранить в Word и отправить нанимателю в отдельном, прикрепленном к основному письму файле, сохранив тем самым структуру документа. В сопроводительном письме должны быть раскрыты все те аспекты, которые не понятны из резюме, например, почему вы покинули предыдущее место работы. Ни в коем случае не допускайте в сопроводительном документе негатива, ни в адрес бывших коллег, ни в адрес начальствующего звена, такие выпады заставят потенциального работодателя отказаться от вашей кандидатуры. В случае, если место, на которую претендует соискатель, не слишком вакантно, вполне допускается свободная форма составления сопроводительного письма.

Письмо о сотрудничестве (Letter on cooperation)

Письмо о сотрудничестве – это деловое письмо, которое составляется и отсылается организацией своему потенциальному партнеру, с предложением о дальнейшем сотрудничестве в разной форме. Деловые письма о сотрудничестве могут быть с предложением продать товары, услуги, продукты или же купить их. Цель письма - заинтересованность и побуждение адресата действовать в направлении автора. Данное письмо можно направлять одному корреспонденту или одновременно нескольким. Предложение, которое предлагает организация, может быть детальным и конкретным, после чего может сразу заключаться договор или обобщенным, являющимся предложением к взаимному началу переговоров. Если письмо отправляется первый раз, то оно должно содержать не только суть самого изложенного предложения, но и информацию о его авторе и организации. От того насколько правильно и грамотно написано и оформлено письмо о сотрудничестве зависит успех предстоящей сделки. Его содержание будет играть большую роль в доведении до потенциального партнера нужной информации. Начало письма лучше писать с конкретного предмета, чтобы даже при быстром его просмотре можно понять суть. Его основной составляющей должен быть акцент на индивидуальности предложения автора. Основные составляющие письма, которые принесут успех и дальнейшую плодотворную работу, это простой язык написания с умеренным употреблением различных профессиональных терминов, доступность для восприятия написанной информации и лаконичность. В нем должен быть сформулирован вопрос, характеристика самих взаимоотношений и предложение о сотрудничестве. Стиль написания зависит от самого предложения. Письмо целесообразно отправлять по одному вопросу, а если требуется обратиться в компанию по нескольким, то лучше написать отдельные письма. К нему можно приложить убедительные и доказательные материалы, такие как соглашения или проспекты. В письме о сотрудничестве указываются реквизиты, такие как название организации, данные о ней, код, государственный регистрационный номер, код налогоплательщика, дата, адресат, заголовок к тексту, отметка об исполнителе и подпись. Оно может быть написано на определенном бланке или чистом и плотном листе А4.

Информационное письмо (Information letter)

Что вы будете делать, если вам необходимо оперативно сообщить коллегам или конкурентам о намечающейся крупной конференции или другом важном для вашего предприятия событии? Правильно, писать информационные письма и рассылать их по разным инстанциям, начиная с многочисленных отделов своего предприятия, и заканчивая крупными компаниями, работающими в определенном секторе производства или услуг. Итак, попробуем разобраться, что же такое информационное письмо и каковы основные правила его написания.

Информационное письмо – это один из видов некоммерческих деловых писем, оно призвано сообщить адресату важную информацию, которую вы хотите до него донести. Размеры информационного письма могут быть самыми разными от одного-двух абзацев, до нескольких страниц. Обычно, если автор информационного письма желает сообщить большое количество информации, он вкратце резюмирует основные сведения, а масштабный текст оформляет в виде приложений, так существует больше шансов, что письмо будет прочитано адресатом, а не затеряется в потоке ненужной корреспонденции. Нередко в информационных письмах содержатся выдержки из законодательных или нормативных актов. Как мы уже отмечали, основная цель письма - проинформировать, известить, просветить или прорекламировать. Оно также может содержать в себе сообщение, напоминание, предложение, просьбу или другие данные. Нередко информационные письма напоминают адресату о том, что заканчивается срок действия какого-либо договора и его нужно пролонгировать. Оформляется информационное письмо по принципу деловых писем: дата, исходящий номер, должность, фамилия и инициалы адресата, название документа (информационное письмо), текст письма. Обычно информационное письмо заверяется подписью руководителя, либо его заместителя. Если осуществляется массовая рассылка информационных писем, допустимо использовать факсимильную подпись. Чаще всего массовые информационные письма рассылаются внутри одного ведомства, в таком случае на документе допускается подпись личного секретаря руководителя.

Гарантийное письмо (Letter of guarantee)

В арсенале многочисленных документов, которые используются в деловых отношениях между различными субъектами хозяйствования, фигурирует такой документ, как гарантийное письмо. Гарантийное письмо не является обязательным документом, однако его роль порой приобретает особую актуальность. Как правило, гарантийное письмо содержит в себе обязательство или заверение о выполнении каких либо действий в ответ на оказанную услугу или приобретенный товар. Нередко в нем указываются сроки оплаты за полученную продукцию, гарантии качества и т.д. Если говорить юридическим языком, то гарантийное письмо – это своего рода способ реализации выполнения обязательств сделки одной из сторон. Гарантийное письмо может решать вопросы аренды, оплаты за полученную продукцию, отсрочки платежа, предоставления адреса, может гарантировать поставку товара. Автором и адресатом является юридическое или физическое лицо. Четкого регламента и жестких рамок при написании гарантийного письма не существует, однако его принято составлять по общепризнанному принципу написания деловых писем. Есть определенные моменты, которые нужно учитывать. Если письмо составляется от имени юридического лица, то размещать его нужно на фирменном бланке. Обязательно необходимо указать дату и номер исходящего документа, должность, фамилию и инициалы должностного либо физического лица, которому оно адресованно. Название документа «Гарантийное письмо» должно быть указано большими буквами и размещено в центре листа под именем адресата. Затем должен идти текст самого письма. В конце не лишним будет указать банковские реквизиты юридического лица, от имени которого составляется документ, а также размер штрафных санкций, которые грозят адресату за нарушение обязательств. Далее следует подпись руководителя и главного бухгалтера, которые заверяются печатью предприятия. Нередко в гарантийном письме используются такие обороты, как «настоящим письмом гарантируем», «гарантируем», «компания … гарантирует» и т.д. В написания гарантийного письма нет ничего сложного, нужно лишь сознательно и ответственно подойти к делу.

Письмо-приглашение (Invitation letter)

Письмо-приглашение это одно из разновидностей письма-извещания. Отличие между ними состоит в том, что первое может оформляться как на бланке, так и на обычном листе бумаги, а также иметь любой цвет, формат и прочие атрибуты (рисунки, орнаменты, наклейки, разные шрифты и т.д.). Зачастую письма-приглашения адресуются конкретному получателю, именно поэтому в них обязательно используется формула личного обращения к будущему адресату, например: "Уважаемый Петр Григорьевич!". Что до написания приглашения, то текст письма должен содержать точную информацию о месте и дате проведения намечаемого торжества. Иногда письмо можно адресовать не только одному лицу, а группе людей. Отправляется письмо-приглашение за несколько дней, а лучше за пару недель до начала мероприятия, чтобы человек, которого пригласили, имел возможность и время собраться на торжество или принять решение по поводу его посещения. Оформление письма-приглашения осуществляется соответственно правилам, под которые попадает деловое письмо. Структура письма-приглашения должна быть следующей:

вверху слева пишется ФИО или название организации, кому адресовано письмо;

на следующей строчке – от кого оно пришло;

затем на следующей строке идет тема письма;

потом обращения к личности или организации, и ниже сам текст письма, в котором обязательно указывается дата и место, где состоится мероприятие. Тон письма-приглашения должен быть положительным и радостным, ведь это приглашения на праздник. Также можно запросить ответ у получателя, чтобы знать, на какое количество людей рассчитывать. Если письмо-приглашение попало в ваши руки, и вы не хотите посещать запланированное мероприятие, то лучше пришлите вежливый ответ-отказ, который должен содержать в себе причину (можно выдуманную).

Письмо-требование (Inquiry letter)

Письмо-требование является служебным письмом, которое сотрудник компании отправляет организации, серьезно нарушившей раннее заключенные с ней договоренности. Цель письма - заставить получателя выполнить взятые на себя обязательства. Оно составляются в затруднительном и невозможном случае обмена информацией другим способом. Его можно написать на специальном бланке или же на обычном листе А4 или А5. Такие письма, в большинстве случаев, имеют сложную структуру. В его вступительной части обосновывается сама проблема, в основной части - ее доказательство, а в заключительной – цель. В письме в обязательном порядке описываются условия предварительно принятых договоренностей, ссылаясь на конкретные документы. В тексте письма следует изложить важность сложившейся ситуации и четко сформулировать предъявляемые требования о выполнении обязательств организации. Желательно уточнить дальнейшие действия отправителя в случае невыполнения требуемых обязательств. Письмо должно быть составлено логично, последовательно, убедительно в исключительно корректной форме. Все события и факты следует излагать четко, ясно, кратко, лаконично и объективно. В тексте письма не надо использовать различные объяснения. Его содержание не должно превышать двух машинописных страниц. Письмо-требование целесообразно подготавливать по одному возникшему вопросу, за исключением связанных между собой проблем, которые будут рассматриваться в той же компании. Письмо-требование обязательно должно быть завизировано его составителем, а, при необходимости, и руководителем отправляемой компании. Следует обязательно указать и необходимые реквизиты, такие как название и код организации, идентификационный номер, регистрационный номер, адресат, дата, отметка исполнителя и его подпись.

Письмо-жалоба (Claim letter)

Письмо-жалоба это деловое письмо с претензиями к поставщику товаров или услуг по поводу их качества. Жалобу пишут покупатели при неудовлетворенности продуктами, различными товарами, сервисом, доставкой, которые предоставила компания. Письма-жалобы можно отправлять в электронном виде, если претензии незначительные, а при серьезных проблемах лучше отсылать в конверте по почте. Первой целью написания таких писем является улучшение качества товара или услуги, устранение неполадок и проведение проверки, а второй – возмещение стоимости. Перед началом составления желательно убедиться, что вы правы и претензии обоснованные. Если действительно обнаружена причина жалобы, то об этом лучше написать сразу. Никогда не следует просить прощения в письме, так как это значительно ослабит вашу позицию и будет меньше шансов удовлетворить свою цель. При написании письма-жалобы лучше придерживаться формального стиля, чтобы подчеркнуть серьезность своих намерений. Вначале излагается суть самой жалобы и необходимая информация о товаре или услуге, опираясь на конкретные факты: дата, оплаченная сумма или номер заказа, полное название товара. Можно сравнить обещанные обязательства фирмы с возникшими реальными обстоятельствами. Для большей эффективности допускается описывать причины, вызвавшие такие претензии. Опишите и собственные предпринятые действия по отношению к возникшей проблеме. После сути изложенного материала, указываются пожелания и требования по поводу решения возникшей ситуации: разъяснения, компенсация, возмещение материальных или моральных издержек, устранение неполадки или замена товара. Можно сообщить о дополнительных мерах, которые будут приниматься в случае неудовлетворения жалобы, но в пределах делового этикета, не стоит грубить. Если есть копии документов, их можно приложить к жалобе. В конце письма жалобы должны быть подпись адресата, его ФИО, должность и обратный адрес.

Поздравительное письмо (Congratulation letter)

Поздравительные письма являются частью деловой переписки организации. Большинство из них пишутся руководителям других компаний или всей организации, с целью поздравить с торжественным случаем: праздником, значительным событием организации или ее юбилеем, избранием руководителя, достижением сотрудников. Целью таких писем является создание торжественного настроения. Поздравительные письма составляются в свободной форме официально-делового стиля, но с добавлением теплоты, приветливости, уважения, а иногда и экспрессии. Отправляются по почте, курьером или факсимильной связью. Во вступительной части поздравительного письма должно быть обращение и приветствие к адресату. Его содержание зависит от занимаемого положения в компании поздравляемого лица и его взаимоотношений с автором. При изложении поздравительного текста в основной части письма следует проявлять немного фантазии. Обычно сотруднику компании или же ее руководителю желают успехов в дальнейшей работе, здоровья, а также высказывают похвалу его индивидуальных деловых и личностных качеств. Допускается подчеркивание его личного вклада в успешную деятельность всей организации. Компании в основном желают дальнейшего процветания, успехов и финансового благополучия. Можно сделать упоминания о значимых достижениях. Поздравительные письма имеют небольшой объем текста, но при необходимости можно сделать и более расширенный текст. Письма могут выражать мнения всего коллектива компании, хотя под ним ставит подпись только один человек, или же руководитель индивидуально поздравляет, кого он хочет только от своего имени. Письма поздравления можно оформлять на специальной бумаге и использовать плотные и цветные конверты для них. Такие письма являются все же официальными, поэтому на них требуется всегда указывать реквизиты: название организации отправителя, государственный регистрационный номер, код налогоплательщика, дату, данные адресата и подпись.

Письмо-подтверждение (Confirmation letter)

Письмо-подтверждение является служебным письмом, в котором отправитель уведомляется о получении различных сведений, документов, ценностей, фактов, действий. Предметом подтверждения могут выступать различные переводы, письма, бандероли, грузы, прейскуранты, каталоги, телеграммы, образцы изделий, факты телефонного разговора, важная корреспонденция. Цель письма - донести отправителю информацию об успешном получении переданных материалов или информации (о выполнении достигнутых раньше договоренностей). Письмо-подтверждение свидетельствует о глубоком внимании, уважении к своему партнеру и является проявлением по отношении к нему вежливости. Такое служебное письмо часто является гарантией оговоренных раньше условий или предварительно данных обещаний. Написать его можно на специальном бланке или обычном плотном и чистом листе А4. Текст по содержанию такого письма является довольно простым. Его следует писать в корректной форме, логично и последовательно. Не стоит употреблять разные толкования, а писать только по существу. Все должно быть изложено лаконично, четко и понятно. При его изложении желательно кратко описать содержание того письма, на которое ссылаются для того, чтобы сразу было понятно получателю, о каком именно письме идет речь. Если речь идет о подтверждении предварительной договоренности, то в тексте следует кратко написать ее суть. Заканчиваться текст может какой-нибудь просьбой, замечанием, предложением, пожеланием или указанием. В письме подтверждении должны обязательно указываться все необходимые реквизиты организации, такие как ее наименование, справочные данные, код, регистрационный номер, идентификационный номер, адресат. В самом конце составитель указывает дату написания, ФИО и ставит свою подпись [20].

Образцы деловых писем на английском языке:

Письмо-запрос (Letter of Inquiry)

Письмо-запрос информацииотправляются, когда необходимо получить более подробную информацию о интересующем вас товаре или услуге. В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений: