Настроювання основного документа

1. Запустіть Microsoft Word.

За промовчанням відкриється документ. Якщо його закрити, команди наступного кроку будуть недоступні.

2. На вкладці Розсилки у групі Розпочати злиття клацніть елемент Розпочати злиття.

3. Виберіть тип документа, який потрібно створити.

Наприклад, можна створити:

· Конверти Зворотна адреса однакова на всіх конвертах, а кінцева адреса — різна. Виберіть пункт Конверти та визначте параметри розміру конвертів і форматування тексту в діалоговому вікні Параметри конверта на вкладці Параметри конверта.

· Етикетки з адресою Кожна етикетка містить ім’я й адресу людини, але на кожній етикетці вони різні. Виберіть пункт Етикетки та визначте параметри етикеток у діалоговому вікні Параметри етикеток.

· Бланки листів або електронних повідомлень Основний зміст однаковий у всіх документах або повідомленнях, але кожен із них містить відомості, характерні для окремого одержувача, наприклад, ім’я, адресу тощо. Для створення документів такого типу виберіть пункт Листи або Електронні повідомлення, щоб створити документи такого типу.

· Каталог Кожен елемент представлено однаковими відомостями (ім’я, опис), але для кожного елемента вони різні. Щоб створити такий документ, виберіть пункт Каталог.

Підключення документа до джерела даних

Щоб об’єднати відомості з основним документом, його слід підключити до джерела даних або файлу даних, який можна створити під час злиття.

Вибір файлу даних

1. На вкладці Розсилки у групі Розпочати злиття клацніть елемент Вибрати одержувачів.

2. Виконайте одну з таких дій:

· Щоб скористатися списком контактів Outlook, виберіть команду Вибрати з контактів Outlook.

Поради для роботи зі списком контактів Microsoft Outlook

· Якщо ви використовуєте таблицю Microsoft Office Excel, базу даних Microsoft Office Access або інший тип файлу даних, виберіть пункт Наявний список, відтак відшукайте файл у діалоговому вікні Вибір джерела даних.

В Excel можна вибрати дані з будь-якої таблиці або діапазону в межах таблиці. В Access можна вибрати дані з будь-якої таблиці або запиту, визначеному в базі даних. Для інших типів файлів даних виберіть файл у діалоговому вікні Вибір джерела даних. Якщо файлу в списку немає, виберіть потрібний тип, або зі списку Тип файлів виберіть пункт Усі файли. У ході злиття можна використовувати такі типи файлів даних:

· Файли однорівневих програм керування базами даних на основі файлів, для яких установлено відповідний OLE DB або драйвер ODBC. Кілька таких драйверів входять до складу Microsoft Office.

· Файл HTML, який містить одну таблицю. Перший рядок таблиці має містити імена стовпців, а інші рядки — дані.

· Електронні адресні книги:

· Адресна книга Microsoft Outlook

· Список контактів Microsoft Schedule+ 7.0

· Усі подібні списки адрес, створені за допомогою систем електронної пошти, які підтримують інтерфейс MAPI, наприклад, Microsoft Outlook.

· Документ Microsoft Word. У документі має бути одна таблиця, в перший рядок якої — заголовки стовпців, а інших — записи для злиття. Як джерело даних можна також використати джерело заголовка.

· Будь-який текстовий файл із полями даних, відокремленими знаками табуляції або комами, і записами даних, відокремленими знаками абзацу.

Уточнення списку одержувачів або елементів

Під час підключення до певного файлу даних може бути не потрібно виконувати злиття зі всіх записів файлу даних у документ.

Щоб розширити список одержувачів або використати підмножину елементів файлу даних, виконайте такі дії:

1. На вкладці Розсилки у групі Розпочати злиття клацніть елемент Редагувати список одержувачів.

2. У діалоговому вікні Одержувачі злиття виконайте будь-яку з таких дій:

· Вибір окремих записів Цей метод є найкращим, якщо список короткий. Установіть прапорці поруч із одержувачами, яких потрібно включити, і зніміть поруч із тими, кого слід виключити.

Якщо потрібно включити до злиття лише кілька записів, зніміть прапорці в рядку заголовка та встановіть лише потрібні. Так само, якщо потрібно включити більшу частину списку, встановіть прапорець у рядку заголовка та зніміть із записів, які включати не потрібно.

· Сортування записів Виберіть заголовок стовпця того елемента, за яким потрібно виконати сортування. Список буде відсортовано в алфавітному порядку зростання (від А до Я). Щоб відсортувати список у порядку спадання (від Я до А), клацніть заголовок стовпця ще раз.

Для більш складного сортування виберіть пункт Сортування у списку Уточнити список одержувачів, а в діалоговому вікні Фільтр і сортування на вкладці Сортування записів виберіть потрібні настройки. Наприклад, таке сортування можна використовувати, якщо одержувачів потрібно сортувати в алфавітному порядку за прізвищами в межах кожного з поштових індексів, відсортованих у числовому порядку.

· Фільтрування записів Ця функція корисна, якщо список містить непотрібні записи, які не потрібно відображати або включати в злиття. Після фільтрування списку можна встановити прапорці для включення й виключення записів.

Виконайте такі дії, щоб відфільтрувати записи:

1. У полі Уточнити список одержувачів виберіть пункт Фільтрування.

2. У діалоговому вікні Фільтр і сортування на вкладці Добір записів виберіть критерії для фільтрування.

Наприклад, щоб створити копії документа лише для адресатів з Австралії, виберіть пункт Країна або регіон у списку Поле, дорівнює у списку Порівняння й Австралія у списку Порівняння.

3. Щоб уточнити критерії фільтрування, виберіть пункти І чи Або, відтак виберіть додаткові критерії.

Наприклад, щоб створити копії документів лише для компаній з Мюнхена, потрібно відфільтрувати записи, поля Місто в яких містить слово Мюнхен, а поле Організація не пусте. Якщо у фільтрі замість варіанту І використати Або, злиття включатиме як усі адреси в Мюнхені, так і всі, які включають імена компаній, незалежно від назви міста.

Якщо інстальовано програмне забезпечення для перевірки адрес, можна натиснути кнопку Перевірити адреси в діалоговому вікні Одержувачі злиття, щоб перевірити адреси одержувачів.