Канцелярська мова XVII – XVIII ст

Обстеження ділової мови (договірних грамот, купчих, закладних, дарчих та ін. паперів), мови дипломатичних документів, зокрема канцелярії Богдана Хмельницького, свідчить про вироблення певних трафаретів – зачинів і завершень (так званих клаузул), а також про комбінацію формул у викладі.

Велику роль у формуванні офіційно-ділового стилю відіграли універсали, грамоти, листи гетьманської та полковницьких канцелярій середини ХVІІІ ст. Ділова документація Гетьманщини вимагає ретельного аналізу для розуміння загальних тенденцій розвитку офіційно-ділового стилю в Україні того часу. Огляд історичних та лінгвістичних класифікацій доводить, що спільною ланкою в них має бути поділ актів на офіційно-ділові та приватно-ділові. У межах цих груп класифікація будується за певною функціональною сферою та соціально-юридичним статусом акта.

Розташування складових частин документа (заголовок, основна частина, кінцівка) та їх співвідношення пояснюються обсягом інформації та її спрямуванням. Змістова нечіткість, оповідна манера викладу зумовлювали строкатість та невизначеність у композиції та оформленні первісних актів породжували аморфний їх формуляр. Зараджували у цій справі так звані «генеральні формуляри» або формулярники (у діловодній практиці – форми). Сьогодні в історичних архівах України зберігаються такі формулярники із зразками листів, подорожніх, купчих, пам'ятних записів та інших службових паперів з коментарями та рекомендаціями щодо оформлення.

Уніфікації формуляра багатьох документів сприяли іменні царські укази, а також втручання в українське діловодство центральних адміністративних установ – колегій.

Специфіка тексту актового документа виявляється в тому, що зміст його передається часто сукупністю формул.

Формула – словосполучення або синтаксична модель, де опорними ланками виступають юридичні терміни та канцеляризми із функціонально-стилістичним навантаженням.

У сучасному науковому вжитку використовуються терміни «формуляр» та «реквізит»:

Формуляр – не лише мовна оболонка (набір усталених та обов'язкових формул, словосполучень та речень), що втілюють зміст акта, за допомогою якої даний акт відрізняється від інших близьких за змістом, але протилежних за метою; крім того, це послідовність розташування основних частин, усталене графічне виділення елементів тексту, формат паперу та ін.

Реквізит – необхідний обов'язковий елемент правильного оформлення офіційного документа, без належних реквізитів офіційні документи не мають юридичної сили.

Розвиток ділової писемності ХVІІІ ст. виявляється через стилістичну єдність, яку засвідчує однотипне розташування текстів різних актів на полі аркушів визначеного розміру (1, ½, ¼ аркуша); шрифтове виділення спільних компонентів тексту (заголовок, царські титули, окремі формулярні рубрики і т.д.); подібна побудова (композиція) близьких за жанром (споріднених) актів; мотивоване звужене вживання діалектної мови з виразним її нівелюванням у мові канцеляристів; компресія у викладі за рахунок усунення оповідних компонентів, прямої мови і т.д. Відповідні тенденції простежуються з другої половини ХVІІІ ст., хоча давнім зразкам актів властивий був синкретизм в оформленні, отже й формуляр їх видається аморфним та маловиразним.

Актові документи ХVІІІ ст. поділяються на 6 жанрових груп, що відображають офіційно-ділові стосунки, взаємозв'язок влади з населенням Гетьманщини та Правобережної України.

1) Директивно-розпорядчі акти: універсали, укази, іменні укази, накази, ордери, інструкції, резолюції.

Універсал складається з трьох логічних частин: початковий протокол – формула богослов'я, титул (ім'я того, хто видає документ) та формула про особу або осіб, яким видається документ; основний протокол – формула з поясненням прав та обов'язків автора документа, формула пояснення причин видачі універсалу, формула розпорядження, формула про покарання за невиконання розпорядження, формула підпису та печатки; заключний протокол – формула підпису, формула дати підписання, формула богослов'я.

Указ з'являється під впливом російського діловодства. У його структурі можна виділити заголовну частину, основну (виклад) з мотивуючим та резолюційним підтекстом та заключний протокол.

Іменний лист генеральної та полкової старшини у 30-х рр. ХVІІІ ст. займав проміжне місце між універсалами та указами. У поєднанні з універсалами створювалися так звані «писання», а у поєднанні з указами – «накази» (цьому сприяло запозичення з універсалів імперативу «наказуєм» або «приказуєм»). Серед офіційних листів виокремлюються звернення, донесення, свідчення, скарги тощо. Часто використовується народна мова.

Наказ як розпорядчий документ спочатку з'являється у побуті, а згодом і в суспільно-політичній сфері. Становлення формуляру наказів припадає на 50-60 роки ХVІІІ ст.

Ордер – розпорядження вищої інстанції на місця – стає популярним у ХVІІІ ст.

Інструкція визначала статус службовця та уповноважених осіб, містила офіційні регламентації щодо здійснюваних заходів.

Резолюція містилася у вигляді коротких приписів офіційних осіб на папері нижче тексту документа або ж мала вигляд викладених осібно рекомендацій.

Більшість директивно-розпорядчих актів у початковому протоколі мали стабільні формули передачі адресата й адресанта («із» та назва канцелярії у формі родового відмінка, а потім ім'я та по батькові, стан одержувача у формі давального відмінка однини).

2) Виконавчі акти (донесення, рапорт, контракт).

Донесення могло означати чолобитну та скаргу, як правило писалося живою мовою. Певну єдність становили обидва різновиди донесень – чолобитні та скарги. Традиційним є поділ тексту на пункти в чолобитних. Чолобитні та скарги характеризуються задовгою оповідною частиною, викладом від першої особи та закличними формами прохання.

Рапорт зявився в 40-х роках ХVІІІ ст., його характерними ознаками є задана згори тематика, одноплановість, доповідний характер інформації, відсутність елементів прохання у викладі. З появою рапортів документ під назвою «донесення» перетворюється на скаргу або чолобитну. У цей період і донесення, й рапорти містили задовгу оповідну частину.

В 60-70-х роках ХVІІІ ст. для рапортів характерним стає стислий виклад, конкретність, послідовне розташування сталих формул з виразним графічним визначенням заголовку документа.

Особливо це стосується рапортів, що засвідчували факт одержання указів з вищої інстанції. Набір основних формул у них незмінний, і всі вони перспективні у часі: 1) назва адресата (канцелярії чи особи) у формі давального чи знахідного відмінка однини з прийменником «в»; 2) назва адресанта (канцелярії) у формі родового відмінка однини з прийменником «от» або «із»; 3) назва документа із супровідною ремаркою, яка розкриває його зміст; 4) основна частина (назва одержаного документа із зазначенням дати, вихідного номера та короткої анотації); 5) підпис (урядовий статус, ім'я та по батькові праворуч); 6) дата (рік, місяць та число – ліворуч).

Рапорт стає загальновживаним актом у всіх сферах адміністративного управління, ним послуговується апарат суддів, магістратів, ратуш та ін.

Інші різновиди рапортів нагадують традиційне «донесення»: це реляції виконавчого змісту, в яких основна частина поширена за рахунок детального опису вчинених дій або заходів.

До приватних рапортів можна віднести рапорти, писані служителями на ім'я господаря (власника маєтку) простою мовою.

Контракт – це термін для означення договірних документів. Специфічна стилістична ознака формуляра контракту є обґрунтуванням однією з сторін кожної умови угоди, чим зумовлено виділення основних положень акта в окремі пункти (статті) договору.

3) Засвідчувальна документація (атестат, свідоцтво, паспорт, білет).

Атестат – службова характеристика, яку видавали у 40-70-х рр. ХVІІІ ст. за вимогою або у зв'язку з переходом на канцелярську службу і т.д. Формуляр атестата містив вказівку на адресата, який видає документ і дані про адресата: посада, ім'я та прізвище у формі давального відмінка однини, перелік службових заслуг з визначенням моральних якостей. Місце й дата видачі, підписи та печатка – у традиційному місці.

Свідоцтво – факультативна назва цілого роду посвідкових документів зазнає спеціалізації. Цим документом часто підтверджується факт шлюбу. З появою запозичення спостерігається витіснення цієї назви більш конкретними назвами документів – паспорт, подорожня, білет.

Паспорт – типовий формуляр паспорта ХVІІІ ст. містив зазначення гетьманського титулу, соціального стану особи, імені та прізвища адресата, місце його слідування та прохання на вільний пропуск або проживання.

Білет – як посвідчення про звільнення зі служби з правом виїзду на обране місце проживання, побутує в 70-90-х роках у військовій сфері.

4) Статутна документація (цехова).

Документація цехів.

5) Обліково-статистична (відомість, квитанція, розписка, вексель).

Відомість – має специфічні ознаки (назва, графічна рубрикація, цифрові дані як основний компонент інформації). Виникла в 20-і рр. ХVІІІ ст. Остаточне формування відомості – 50-і рр. ХVІІІ ст. (еволюція від оповідного соціально-економічного опису до статистичного зведення). Різновиди відомостей – ревізійні, податкові, поземельні, інвентарні, грошово-видаткові. Мають специфічне мовне кліше – «усього» – для цифрових узагальнень. Згодом з'являються перші спроби виділення внутрішньо-текстових рубрик (розкладка даних за населеними пунктами та соціально-економічною градацією). Перші відомості мали оповідний стиль викладу й аморфність у подачі фактів. Поступово відомості удосконалювалися, стабілізувався формуляр, з'явилася заголовно-текстова рамка, цифровий матеріал перемістився в самостійні рядки та стовпчики.

Квитанція у першій половині ХVІІІ ст. мала такі характерні ознаки: внесення заголовка до тексту з варіюванням назви, домінуюча суб'єктивно-вказівна формула видавця документа, надмірна основна частина (виклад) за рахунок оповідних елементів, скріплених формулами-кліше, які засвідчують умовно-правові та інші взаємовідносини давця та адресата, широка сфера застосування (землекористування, видача провіанту, грошовий розрахунок).

В середині ХVІІІ ст. з появою назви «розписка» термін «квитанція» означає передусім документи, якими засвідчують сплату грошей. Слово «квитанція» виділяється в самостійну формулу (заголовок) та зменшується оповідна частина. Обов'язковим елементом стає печатка канцелярії, колегії чи службової особи.

Розписка фіксує різні зобов'язання з боку давця, позначає ряд приватних актів (договірних та заставних листів, оренд, свідоцтв). Сфера вживання – побут, соціально-економічні стосунки, судочинство. Стилістичні ознаки розписки – суб'єктно-вказівна формула адресанта, що містить і назву акта, заключна формула, яка передає умови зобов'язання.

Неодмінний компонент формуляра – розгорнутий підпис автора, інколи й свідків.

Вексель являє собою борговий лист, писемне зобов'язання про вчасне повернення позики за умовами діючого права.

6) Інформаційно-публікаторська документація (промеморія, офіційні повідомлення, письмові сповіщення про невиконання указів, офіційні оголошення)

Промеморія – надсилалися автономним, тобто не підлеглим за субординацією адресатам. Окрім назви, формуляр цих паперів відображає типову для більшості листів формулу на означення колективних адресанта й адресата за схемою: звідки – куди. На початку формули основної частини обґрунтовується прохання, далі викладено зміст указу чи повідомлення, а в кінцевому обрамленні – підписи чиновників.

З ХVIII ст. під впливом російського справочинства провідним розпорядчим документом стає указ. У цьому ж столітті з’являється й розвивається процесуально-юридична, канцелярська документація.

28 лютого 1720 року в Російській імперії був ухвалений Генеральний регламент, який визначав правила роботи колегіальних органів та оформлення ними документів. Генеральний регламент являє собою завершену систему норм з документування внутрішньої діяльності колегій, їх листування з іншими установами, завершені форми документування. В окремому розділі підкреслено переваги колегіального устрою, зазначено, що колегії мають працювати у відповідності з царськими та сенатськими указами, але виключно письмовими (!).

До штату канцелярії належали секретар, нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі, вахмістр, секретар президента колегії.

Працівники колегії повинні були складати присягу письмово або усно.

Секретар – центральна посада, відповідав за організацію діловодства, підготовку справ до засідання, робив доповіді на засіданнях, зберігав печатки. Повинен був знати закони й посилатися на них. Секретар отримував документи в колегії і позначав угорі праворуч № і дату отримання, а це визначало порядок розгляду справ. Підготовка та вправність секретаря визначали вирішення справи.

Нотаріус документував засідання колегії, складав протоколи (вгорі позначав дату, потім присутніх, потім текст самого засідання). До протоколу записували всі витяги з отриманих або розісланих документів. Передбачалося ведення розширених і коротких протоколів залежно від важливості справи.

Справи в колегії розглядалися у наступному порядку: справи в інтересах казни, справи в інтересах держави, приватні справи.

Реєстратори вели реєстраційні журнали. З метою охорони і зберігання документів була запроваджена реєстрація документів (покращення використання та систематизація). Велася загальна реєстрація усіх справ колегії: для цього вели щоденний запис (журнал), в якому за алфавітом та датою писали зміст усіх справ (вказувалися всі особи в документі, куди й кому). Такі записи велися на основі так званих «концептів», тобто указів та донесень за результатами розгляду справ. У кожній справі зазначалося, кому наказано її виконувати. Таким чином, журнал ставав основним довідником зі справ.

Нотаріус вів два розписи: перший – справи до розгляду й виконання колегією(укази Сенату або царя); під час засідань цей розпис був на столі у президента або голови («настільний реєстр»), у ньому перераховували справи до слухання й порядок слухання; записувалися вирішені та невирішені справи, вирішені, але не виконані. Другий – вирішені та виконані справи та кому після цього передані.

Для обліку вхідних та вихідних документів велися 4 (чотири) книги – «регістратури». Книги «А» та «В» – для вихідних документів, книги «С» та «D» – для вхідних документів.

В книгу «А» копіїсти записували повний текст листів, доповідей, відправлених з колегії до Сенату, царя і т.д., з показанням усіх осіб, які підписали документ. Записи вели в порядку відправлення документів.

У книзі «В» вели облік відправлених справ, інструкцій, дипломів, патентів до інших установ та осіб.

У книзі «С» записували отримані укази і справи від царя та Сенату у хронологічній послідовності, тут складали реєстр до них.

У книгу «D» записували отримані від колегій, губернських установ і т.д. оригінали листів, відомостей, меморій і т.д. Документи записували за провінціями у хронологічній послідовності, до них додавався реєстр.

Завершені у діловодстві документи збирав актуаріус, він складав реєстр таких документів, забезпечував їх зберігання в архіві, видавав справи з архіву у тимчасове користування (під розписку).

Значну увагу у Регламенті приділено було порядку засвідчення документів: так, протоколи мали бути підписані усіма членами колегії. Документи, складені на основі ухвалених рішень, підписували всі члени колегії, які були присутні. На документах був обов'язковий підпис – скрепа секретаря, яка свідчила про правильність виконання документа та його відповідність законодавству.

Найважливіші документи складалися секретарем, а решта – канцеляристами за вказівкою секретаря. Частина документів складалася за «генеральними формулярами» – зразками документів. Складені канцеляристами документи перевіряли секретарі.

Спеціальна частина Генерального регламенту встановлювала порядок використання печаток. Для кожної колегії була передбачена печатка з державним гербом та назвою колегії. Державні печатки, які засвідчували документи для іноземних держав, зберігалися в Колегії іноземних справ; печатки для внутрішньодержавного значення зберігалися в Сенаті; і т.д. печатка проставлялася у присутності двох свідків, одним з яких міг бути вахмістр.

Головною думкою в Генеральному регламенті була турбота про державний інтерес. Пакети з документами від царя або Сенату можна було розпечатувати президенту колегії. Категорично заборонялося зберігати службові документи за межами установи. Особливо охоронялася таємниця документів державного значення.

Для дотримання законів передбачалася система покарань за порушення правил документування, зберігання та використання документів. У цій галузі передбачалося покарання за наступні злочини: викрадення документів з колегії;

неправильне складання документів, спотворення їх змісту та невиконання указів; підробка протоколів та інших документів; передчасне розголошення рішень колегії, змісту її протоколів та таємниці голосування; невиконання службових обов'язків через родинні та дружні відносини або через хабарі.

Передбачалися наступні покарання за серйозні посадові злочини: смертна кара, заслання на галери, конфіскація усього майна, тілесні покарання (каліцтво); за менші злочини передбачалися тимчасове заслання на галери, повна або часткова конфіскація майна, позбавлення чину, грошовий штраф.

У колезькому діловодстві виникло багато нових видів документів. До Генерального регламенту було додано список тлумачення нових назв документів та понять, які згадувалися у регламенті: документ – доказовий лист, оригінальний лист, відпуск – копія відправленого листа, концепт – чернетка або виписка з усяких указів та донесень.

Документи, в яких фіксувалися законодавчі та розпорядчі акти («акти», «накази»), називалися указами, регламентами, інструкціями (генеральними та партикулярними), протоколами, резолюціями, приговорами.

Різновидами листування були листи, кореспонденції, донесення, реляції, рапорти, відомості, вимоги, екзекуції і т.д. Особливим видом документу були екстракти – конспекти документів справи – вони були дуже поширені й мають значну пізнавальну цінність.

Жалувані грамоти Генеральним регламентом перейменовувалися в дипломи, а жалувані грамоти на чин отримали назву патентів. Доволі поширеним видом документів були грамоти, вони тлумачилися в регламенті як документи із зверненням до іноземних держав, а в середині держави мали значення указів.

Законодавча частина діяльності передбачала створення повелінь, укази, регламенти, накази, інструкції. Питання документування також розглядалися в інших документах, які стосувалися діяльності Сенату, генерал-прокурора, судів і т.д. Для окремих колегій були створені спеціальні інструкції, а також для діяльності окремих установ на місцях. Все частіше складаються обов'язкові форми документів, наприклад, для рапортів.

До Генерального регламенту був включений розділ про архіви, який передбачав створення поточних архівів при установах та конторах, в яких документи зберігалися упродовж трьох років; створення архівів колегій, до яких справи здавали канцелярії та контори після трьох років зберігання; державних архівів, до яких усі колегії здавали документи, необхідні для довідок. Генеральний регламент передбачав створення двох таких архівів: при колегії іноземних справ для зберігання документів нефінансового характеру; при Ревізіон-колегії для зберігання документів щодо обліку прибутків та витрат. Саме в Генеральному регламенті вперше було згадане поняття архів.

Групування документів в згаданих архівах відбувалося наступним чином. Укази, журнали, протоколи, які являли собою складні документи, групувалися за номінальною, авторською або хронологічною ознакою. Іншу групу документів складали книги, у назві яких розкривався зміст самого документа. Основну масу первинних документів складали справи, в які документи формувалися за змістом (за предметом або питанням), кореспондентом, географічною ознакою. Використання географічної ознаки пояснюється тим, що структурні підрозділи в колегіях опікувалися не тільки конкретними питаннями, але й певними територіями. Здані до архіву справи описувалися, а до описів складалися алфавіти власних імен.

У 1722 році був введений у дію «Табель про ранги» – титулування стало обов'язковим, у тому числі в документах. Документ надавав чиновникам чини (їх було 14) – морські, сухопутні та цивільні. Найвищими були чини генерал-адмірала, генералісимуса, фельдмаршала, канцлера, дійсного таємного радника (1-й клас), а найнижчими – прапорщика, корнета та колезького реєстратора (14-й клас). Кожному чину відповідав певний титул, який у документах був обов'язковим для використання: перші два класи мали титул «високопревосходительства», 3-4 класи – «превосходительства», 5 класу – «високородія», 6-8 класів – «високоблагородія», 9-14 класи – «благородія».

Приватними титулами було позначено сам чин, який зазначався в табелі – статський радник, титулярний радник і т.д. Окрім згаданих титулів, які надавалися чином, були також приватні титули, які надавалися посадою – предводитель дворянства, губернатор і т.д.

Третій вид титулів був пов'язаний із походженням. Приватними титулами цього виду були світліший князь, князь, граф, барон, дворянин. До них додавалися загальні титули: «світлість» – особам князівського походження та за особистим розпорядженням царя; «сіятельство» – особам князівського та графського походження; «благородія» – особам дворянського походження, включаючи баронів.

На ступені поділялося й духовенство, яке також мало власні титули: загальний титул «високопреосвященство» належав митрополитам та архієпископам, «преосвященство» – єпископам, «високопреподобіє» – архімандритам та настоятелям, ігуменам, протоієреям, благочинним, «преподобія» – ієромонахам та священикам.