Телеграма. Телефонограма Факс

Телеграма – це документ, який передається телеграфом, має гранично стислий текст, викликаний потребою негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить словесну та цифрову інформацію. Телеграма пишеться без абзаців, переносів, розрізнення великих та малих літер, розділових знаків, іноді – без службових слів.

Телеграма оформляється на бланку і заповнюється двома особами:

- відправником (він складає текст, вказує адресу призначення та відправлення телеграми, її категорію – звичайна чи термінова);

- працівником відділення зв’язку (фіксує дату і час прийому, кількість слів, визначає вартість телеграми згідно з тарифом).

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.

Реквізити:

1. Герб.

2. Назва міністерства.

3. Назва виду документа.

4. Номер.

5. Адресат.

6. Текст.

7. Адресант.

Телефонограма – це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) й містить розпорядження, інформацію вищих органів.

Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.

На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.

Радіограма – це повідомлення, передане по радіо.

Факс – це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера. Текст факсу пишеться без скорочень.

Обов’язкові реквізити факсу такі:

1. Місце відправлення.

2. Адресат.

3. Телефон місця відправлення.

4. Дата й час відправлення.

5. Кількість сторінок (при потребі)

ЗАПИТАННЯ І ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

Вправа 1. Продовжіть речення:

1. Доповідна записка – це документ …, у якому …

2. Укладається з … або …

3. Розрізняють … доповідні записки.

4. Зміст повинен бути …

5. У кінці подаються …

6. Цей документ містить такі реквізити: …

7. Пояснювальна записка – це …

8. Цей документ пишеться на вимогу …

9. Якщо документ не виходить за межі установи, то …

10. Пояснювальна записка, яка виходить за межі установи, …

11. Цей документ містить такі реквізити: …

Вправа 2. Напишіть пояснювальну записку на ім’я завідувача відділенням про порушення навчальної дисципліни вашою групою.

Вправа 3. Оформіть пояснювальну записку, розмістивши правильно реквізити на аркуші паперу формату А4.

Назва установи (підприємства, організації). Назва структурного підрозділу. Адресат. Пояснювальна записка. Дата. Про порушення виробничої дисципліни. 00. 00. 00 під моїм керівництвом було виготовлено експериментальну партію слабоалкогольного напою «Бренді-кофе», що не відповідає вимогам ДСТУ У-1234567-000-00. Це сталося через те, що було порушено пропорційність компонентів у складі цього продукту. Такого раніше не траплялося. Перед виходом партії товару обладнання лабораторії не було перевірено. Вартість збиткової партії, якщо керівництво вважатиме за потрібне, компенсую частинами з власної зарплатні. Старший лаборант О.К. Власенко.

Вправа 4. Напишіть текст запрошення на:

1) Всеукраїнський студентський форум;

2) новорічний гала-канцерт учасників фестивалю «Софіївські зорі»;

3) випускний вечір з нагоди вручення дипломів випускникам технікуму.

Вправа 5. Продовжіть речення:

1. Лист, це документ, за допомогою якого …

2. Усі листи за функціональним призначенням поділяються на такі, що …, й такі, що …

3. Потребують відповіді: листи- …

4. Не потребують відповіді: листи-

5. На відміну від інших документів, формуляр листа не містить …

Вправа 6. Дайте відповідь на наведений лист.

Генеральному директорові

ЗАТ «Оболонь»

п. Слободяну А.І.

Лохвицький технологічний технікум ПДАА просить Вас дати згоду на проходження виробничої практики на Вашому підприємстві студента ІІІ курсу Карпенка Ярослава Сергійовича за спеціальністю «Бродильне виробництво і виноробство» терміном 4 тижні на період з 31 квітня по 26 травня 2011 року.

Додається: Договір про проходження виробничої практики – 2 примірники.

Зі щирою повагою

директор Лохвицького

технологічного технікуму ПДАА (підпис) В.М. Корнієнко

Вправа 7 Складіть лист, яким ви вітаєте партнера з обранням його директором підприємства.

Вправа 8. Продовжіть речення:

1. Протокол – це документ, у якому …

2. Його веде …

3. Цей документ підписують …

4. Текст протоколу складається з …

5. При великій кількості присутніх на засіданні …

6. За обсягом інформації протоколи бувають …

7. Реквізити цього документа такі: …

Вправа 9. Напишіть протокол загальних зборів студентів вашої групи з таким порядком денним:

1. Звіт старости групи про результати зимової екзаменаційної сесії.

2. Про розподіл стипендій.

Тема 5.4. Особливості складання розпорядчих

та організаційних документів

План

1. Розпорядчі документи:

А) наказ;

Б) розпорядження;

В) постанова.

2. Ознайомлення з організаційними документами. Інструкція, положення, статут.

Основні знання, які студент повинен набути при вивченні теми:

- основні вимоги до складання й оформлення розпорядчих і організаційних документів, види документів, класифікацію і системи документації.

Основні вміння, які студент повинен здобути при вивченні теми:

- правильно складати розпорядчі документи, грамотно їх оформляти.

Завдання для самостійної роботи студентів:

- опрацювати теоретичний матеріал, вивчити зразки документів, виконати завдання для самоперевірки.

Наказ

Це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особливого складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

У заголовку такого наказу зазначають: «щодо особового складу». Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

1. У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають: а) на яку посаду; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформлюється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем)

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

4. У наказах про звільнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, які розписуються в оригіналі.

Організаційні накази видаються під час затвердження перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

1. Назва виду документа.

2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

3. Місце видання.

4. Номер.

5. Дата.

6. Заголовок.

7. Текст, що складається з двох частин:

· Констатуються та аналізуються на факти;

· Подаються розпорядження, заохочення або стягнення;

8. Підпис керівника установи.

9. Печатка.

Зразки наказів

ЛОХВИЦЬКИЙ ТЕХНОЛОГІЧНИЙ ТЕХНІКУМ ПДАА

Н А К А З

22 квітня 2010 р. № 58-с

м. Червонозаводське

«Про участь у фестивалі

«Поетична весна 2010»

Для участі в обласному фестивалі «Поетична весна 2010» н а к а з у ю:

Відрядити студентку групи Т-21б Дорошенко Тетяну та викладача Медведєву Марину Григорівну в м. Кременчук, льотний коледж, терміном на один день 23. 04. 2010 р.

Бухгалтерії технікуму провести оплату відряджень згідно діючого законодавства.

Підстава: факсограма Ради директорів ВНЗ І-ІІ рівнів акредитації в Полтавській області № 144 від 16. 04. 2010 р.

Директор технікуму (підпис) В.М. Корнієнко

Копію наказу одержав:

Гол. бухгалтер (підпис) Н.М. Оніщенко

ВАТ «ОХТИРСЬКИЙ ПИВОВАРНИЙ ЗАВОД»