Создание сводных таблиц

Сводная таблица предназначена для объединения данных в один список, отображает данные только выбранных категорий. Как правило, используется для того, чтобы не подводить промежуточные итоги. Вместо огромной таблицы составляется отчет, поля которого легко редактируются, удаляются, добавляются, не влияя на исходную таблицу данных.

Чтобы создать сводную таблицу, необходимо перейти на вкладку Вставка и с панели Таблицы выполнить команду Вставить сводную таблицу. Будет открыто диалоговое окно мастера создания сводных таблиц и диаграмм (рис. 1.8).

Рисунок 1.8 – Мастер построения сводных таблиц

Далее необходимо указать диапазон ячеек, содержащего исходные данные. Полное имя диапазона ячеек записывается в виде:

[имя_книги]имя_листа!диапазон ячеек

Затем происходит построение макета сводной таблицы. Структура сводной таблицы состоит из следующих областей, определяемых в макете:

страница – на ней размещаются поля, значения которых обеспечивают отбор записей на первом уровне; на странице может быть размещено несколько полей, между которыми устанавливается иерархия связи – сверху вниз; страницу определять необязательно;

столбец – поля размещаются слева направо, обеспечивая группировку данных сводной таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы или строки определять столбец необязательно;

строка – поля размещаются сверху вниз, обеспечивая группировку данных таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы или столбцов определять строку необязательно;

данные – поля, по которым подводят итоги согласно выбранной функции; область определять обязательно.

Размещение полей выполняется путем их перетаскивания при нажатой левой кнопке мыши в определенную область макета. Каждое поле размещается только один раз в областях: строка, страница или столбец. По этим полям можно формировать группы и получать итоговые значения в области данные – группировочные поля.

Таблица 1.6 – Виды дополнительных функций над полем в области данных