Список и сортировка данных. Фильтрация данных

Электронные таблицы Excel можно использовать с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных, где строка списка – запись базы данных, а столбец списка – поле базы данных. Списком может быть ведомость, справочник и так далее.

В бухгалтерии часто нужно вести учет множества однотипных объектов, поэтому освоение работы со списками чрезвычайно полезно именно бухгалтеру. Список воспринимается программой, как аналог базы данных, поэтому имеется возможность сортировать список или искать в нем нужную информацию. Имеется набор функций, облегчающий обработку и анализ данных в списках.

Чтобы создать список, нужно вначале ввести информацию в ячейки таблицы. Это делается как обычно, то есть выделяете ячейку, а затем вводите в нее нужную информацию. Столбцы таблицы становятся полями списка, строки становятся записями, а заголовки таблицы – именами полей списка. Пустая строка указывает на окончание списка, поэтому не оставляйте пустых строк между заголовками столбцов и записями.

При работе с большими списками бывает удобнее отображать на экране не весь список, а лишь его подмножество. Отбор записей или, как еще говорят, фильтрация представляет собой выделение из списка определенных записей, которые удовлетворяют заданным критериям. В программу встроена возможность фильтрации данных в списках. Щелкните мышью на любой ячейке списка, а затем перейдите на вкладку Данные – панель Сортировка и фильтр – Фильтр.

У каждого поля появится кнопка, нажатие которой приводит к открытию перечня условий отбора для соответствующего поля. Эти условия представляют собой список значений в соответствующем столбце, а также ряд общих условий, таких как (Все, Последние десять и так далее).

Выбрав одно из условий, мы изменим вид всего списка, и в списке останутся лишь те записи, которые удовлетворяют условиям фильтрации, а остальные записи будут скрыты. Заголовки отфильтрованных столбцов окрашены по умолчанию в синий цвет.

Имеется возможность также настраивать довольно сложные условия фильтрации. В открывающемся списке условий необходимо выбрать элемент "Текстовые фильтры", и будет открыт диалог настройки, где в качестве условия для отбора применяются логические операции равно, не равно, больше или равно. Кроме того, есть ряд операций для текстовых данных, например, начинается с, заканчивается на.

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы, для ее выполнения необходимо перейти на вкладку Данные – панель Сортировка и фильтр – Сортировка. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

В среде Excel предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне (Сортировка диапазона) параметром <<Сортировать по>>.

Таблица 1.4 – Типовые технологические операции по сортировке данных