Звітність про відрядження

Відповідно до пункту 2.15 Положення про ведення касових операцій, підзвітні особини зобов'язані протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження податі до бухгалтерії підприємства разом з невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі торб на відрядження. Цим же пунктом передбачено також і рядка звітування по інших коштах виданих під звіт:

· на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її перебоязкі на заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту (далі – закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини) – протягом 10 робочих днів з дня після видачі готівки під звіт;

· на всі інші виробничі (господарські) споживи - наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

·

Якщо з каси підприємства підзвітний особі одночасно бачено готівку на відрядження та для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), те підзвітна особа незалежно від терміну відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має податі до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження.

Отже протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник подає до бухгалтерії підприємства один загальний авансовий звіт разом з документами, що підтверджують факт витрачання їм готівкових коштів на проживання, придбання сировини та матеріалів, для заправляння бензином вантажного автомобіля підприємства тощо (товарні та касові чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні документи, а також акти про закупівлю товарів (виконання робіт, надання послуг), платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, домов купівлі-продажу тощо).

У цілому форма звіту нагадує форму авансового звіту (типова форма № 807). Єдине, на що слід звернути увагу, це новий елемент у звіті - розписка. Річ у тім, що несвоєчасне повернення підзвітних сум загрожує працівникові штрафом. Таким чином, розписка, отримана працівником при передачі звіту, а також квитанція від прибуткового касового ордера є документами, які підтверджують, що працівник відзвітував і повернувши залишок підзвітних коштів своєчасно, або навпаки - ці документи свідчитимуть про порушення граничних термінів.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, складається фізичними особами, що отримали такі кошти на підприємствах усіх організаційно-правових форм або у фізичних осіб, що є суб'єктами підприємницької діяльності.

Фізична особа, що отримала такі кошти, заповнює всі графи звіту, крім:

· «Звіт перевірено», «Залишок внесень (перевитрата бачена) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надчервона такі кошти;

· доцільності проведених витрат та «Звіт затверджено», які підписуються керівником (податковим агентом).

·

У випадку направлення в службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади необхідно перевірити дотримання вимог ухвали Кабінету Міністрів України «Про впорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади» від 27 червня 1996 р. № 682, а при відрядженні їх за кордон – відповідно до ухвали Кабінету Міністрів України «Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон» від 11 грудня 1992 р. № 698 із внесеними змінами та Указу Президента України «Про службові відрядження за кордон осіб органів державної виконавчої влади» від 28 серпня 1993 р. № 257/93.

Крім того, для підтвердження витрат на відрядження необхідна наявність звітів про виконану роботові осіб, що були у відрядженнях, відповідно до поставленого завдання, а саме: документів, що засвідчують доля відрядженої особини в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою основної діяльності підприємства чи встанови що відряджає працівника.