Оформлення доручень, розписок, заповітів, посвідчень

.

Доручення – це документ, по якому організація або окрема особа надає право іншій особі від її ім'я здійснювати якісь дії.

Бувають офіційні або особисті доручення.

Офіційнідоручення можуть бути разовими, спеціальними, загальними й генеральними.

Разові доручення – даються на виконання однократної дії. Наприклад, одержання товарів або матеріалів.

Спеціальні доручення – дають повноваження посадовій особі на здійснення однотипних дій. Наприклад, представляти організацію в суді, виконувати банківські операції протягом певного строку.

Загальні доручення – надають право здійснювати операції, пов'язані з управлінням майна.

Генеральні – це документ, по якому довіритель передоручає іншому не тільки свої права, але й всі свої ступені відповідальності по цих правах.

По генеральному дорученню, що обов'язково засвідчує, людина має право виконувати передоручені йому дії протягом терміну дії юридичної особи, що предоставили йому свої повноваження.

Особисті доручення – передоручають повноваження однієї особи іншому. Вони також можуть бути разовими, на одержання заробітної плати, пенсії, поштового переказу, генеральні. Вони також дійсні протягом установленого строку або до моменту смерті довірителя.

В офіційному дорученні повинні бути наступні реквізити:

- назва довірителя (на спеціальному бланку або штамп);

- назва виду документа;

- дата;

- номер;

- місце створення;

- прізвище, ім'я, по батькові й посаді особи, що довіряє;

- назва юридичної особи, якому довіряють;

- прізвище, ім'я, по батькові й посаді конкретної особи від цього підприємства;

- назва підприємства, від якого щось потрібно одержати;

- номер і дата видачі супровідного документа (рознарядка, відрядження);

- термін дії доручення;

- зразок підпису особи, якому доручення видається;

- назва документа й всі дані документа, що засвідчує особистість;

- підпису осіб, які видали доручення;

- печатка організації.

Особисті доручення повинні містити наступні реквізити:

- назва виду документа;

- прізвище, ім'я, по батькові довірителя;

- прізвище, ім'я, по батькові довіреної особи;

- термін дії документа;

- дії, які потрібно виконувати;

- підпис довірителя й довіреної особи;

- дата складання доручення;

- посвідчення;

- підпису довіреної особи;

- підпису довірителя, де він працює або вчиться.

Розписка. За допомогою розписки підтверджується передача або одержання документів, грошей, товарів. Форма розписки довільна, але потрібно писати назву виду документа, посаду, прізвище, ім'я, по батькові того, хто дає розписку, інформацію пр того кому вона дається, точна назва дій. посилання на підставі чого виробляються дії, Дата й підпис одержувача.

Текст повинен починатися:

Видано мною, начальником канцелярії, прізвище, ім'я, по батькові

Я, прізвище, ім'я, по батькові, начальник відділу кадрів

Дата пишеться змішаним способом.

Грошові суми (обсяг і вага) пишуться цифрами й словами.

У деяких випадках підпис на дорученні засвідчується посадовою особою, наприклад інспектором відділу кадрів.

Заповіт. Цей документ підтверджує факт волевиявлення однієї особи, що розпоряджається майном і належить йому, розпорядиться цим майном у випадку його смерті.

Заповіт оформляється нотаріусом на спеціальних бланках нотаріальною голограмою печатки. Вказується місце й час складання заповіту, викладається бажання заповідача, ставиться його підпис. Заповіт нотаріально засвідчується.

У нотаріальному посвідченні вказується коли й ким засвідчено, ким підписано. І робиться напис нотаріуса: У моїй присутності. Робиться помітка про те, що заповідач - особа дієздатне.

Робиться оцінка про номер, місце, дату реєстрації заповіту, запис про сплату податку. Складається заповіт у двох екземплярах і про це робиться оцінка в тексті заповіту. Один екземпляр залишається в нотаріуса, а другий передається на руки заповідачеві.

Заповіт може бути змінено, тоді орієнтуються по даті останнього заповіту.

Посвідчення свідчать про факти повноважень громадян і їхніх діяльностей.

Є три види посвідчень:

- посвідчення особи;

- посвідчення про наділення громадянина якимись повноваженнями;

- посвідчення про відрядження.

Посвідчення особи підтверджує факт діяльності людини в якійсь організації. У посвідченні повинні бути наступні реквізити:

- назва виду документа;

- назва організації, що видала посвідчення;

- прізвище, ім'я, по батькові одержувача;

- термін дії;

- підпис керівника;

- печатка;

- дата видачі;

- фотографія.

Наприклад, пенсійне посвідчення, студентський квиток.

Посвідчення про наділення громадянина якимись повноваженнями видаються посадовим особам, які видаються ля виконання або проведення конкретних дій.

Наприклад, ревізії, контрольні перевірки й т.д.

Посвідчення оформляються аналогічно вищевказаному, у них обмовляються які повноваження людин має.

Посвідчення про відрядження. Перед видачею потрібно видати наказ або розпорядження по підприємству про напрямок посадової особи у відрядження, із вказівкою куди, з якою метою й наскільки днів. На виконання цього наказу пишеться посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження реєструється в журналі.

Посвідчення про відрядження має зворотну сторону, на якій робляться оцінки про вибуття й прибуття, а також вибуття з відрядження й прибуття до місця постійної роботи.

Авансовий звіт по відрядженню складається за використані засоби й надається в бухгалтерію, а письмовий звіт або доповідну записку, службову записку про результат відрядження надають у відповідну структуру. Звіт робиться протягом трьох днів після повернення з відрядження.

Загальні правила оформлення відрядження

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний рядків до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи. Оформлюючи документи на відрядження, слід керуватися наступними правилами

Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13 березня 1998 р. № 59 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 10 червня 1999р. 3 146), зі змінами і доповненнями (далі - Інструкція про службові відрядження), направлення працівника у відрядження оформлюється наказом (розпорядженням) керівника підприємства, після чого працівникові видаються посвідчення та кошти на відрядження. Повернувшись з відрядження, працівник передає звіт до бухгалтерії. Отже, зупинимось детальніше на шкірному з етапів складання усіх цих документів.