Ввод информации о ходе проекта

Для отслеживания проекта информация может вводиться в следующие поля:

– фактических дат начала и окончания задач;

– процента завершения работ по задаче;

– фактической длительности задачи.

При этом достаточно ввести один или два параметра, остальные система пересчитает автоматически. Ввод фактических данных может быть выполнен в нескольких диалоговых окнах. Если ограничиться вводом процента завершения работ, то информацию можно вводить в окне «Сведения о задаче на закладке «Общие». Для ввода других параметров нужно вызвать окно «Обновление задач» с помощью команды Сервис–Отслеживание–Обновить задачи ….

При вводе фактических данных и управлении проектом удобно использовать панель инструментов «Отслеживание».

Кнопка выводит окно «Обновить задачи», кнопки с % позволяют ввести для выделенной задачи или группы задач соответствующий % завершения работ, по кнопке выводится сводка по проекту в окне Статистика.

1. Начнем теперь вводить информацию о степени выполнения проекта. Перейдите к представлению диаграммы Ганта с таблицей «Ввод». Введем фактические данные к 12 ноября.

Фактические данные по проекту всегда отражают выполнение проекта на определенную дату. Такая дата называется датой отчета. Если дата отчета не установлена, предполагается, что данные вводятся на текущую дату. Установите дату отчета на 12 ноября в окне «Сведения о проекте». Для этого выполните команду меню Проект–Сведения о проекте … и в поле «Дата отчета» установите требуемую дату.

2. Осуществите ввод фактического состояния хода проекта на дату отчета.

Предположим, задачи 1 и 2 выполнены на 100%, задачи 6 и 7 – на 50% каждая, остальные не выполнены. Укажите проценты выполнения задач с помощью панели инструментов «Отслеживание».

Фактическое выполнение задач отмечается на диаграмме Ганта в виде черных отрезков внутри синих полосок текущего плана (рис. 16).

Рис. 16. Диаграмма Ганта с данными по фактическому выполнению работ

3. Выведите в табличной части диаграммы Ганта таблицу отклонений: Вид –Таблица: Отклонения.

4. Просмотрите текущую сводку по проекту в окне статистики проекта, открыв его кнопкой .

При управлении проектом необходима информация о том, выполняется ли работа в соответствии с графиком, и если нет, то каковы отклонения от текущего и исходного базовых планов. Графическое отображение базового и текущего плана, а также степени выполнения работ можно увидеть в представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием. Перейдите в это представление. Здесь в виде серых отрезков выведен базовый план, красных и голубых – текущий план, причем красным показаны задачи критического пути, процент выполнения задач указан справа от отрезков. Закрашенная часть отрезков текущего плана графически отображает процент выполненного.

По умолчанию в данном представлении выводится таблица «Отслеживание».

На диаграмме Ганта с отслеживанием можно увидеть фронт выполнения работ на определенную дату в виде линий хода выполнения.

Мы будем выводить линии хода выполнения на каждую дату актуализации плана. Выведем линию хода выполнения на дату отчета 12 ноября.

5. Откройте окно линий хода выполнения с помощью команды Сервис–Отслеживание–Линии хода выполнения. Включите флажок Всегда показывать текущую линию хода выполнения ¤ на дату отчета о состоянии проекта. Укажите На основе ¤ базового плана (по отношению к базовому плану). На диаграмме появится вертикальная линия фронта работ (рис. 17). При установке другой даты отчета линия хода выполнения сместится на указанную дату.

6. Введите фактическое состояние реализации проекта на 17 ноября. Установите дату отчета – 17 ноября. Пусть к этому времени задачи 6 и 7 выполнены на 100%, задача 8 на 25% и 9 – на 50% (рис. 18).

Для установки линий хода выполнения на произвольную дату можно воспользоваться кнопкой . На экране появляется информационное окно линий хода выполнения, а курсор приобретает форму зигзагообразной вертикальной черты. Перемещая курсор по временной диаграмме Ганта, следует указать нужную дату.

Анализ выполнения проекта и перепланирование

MS Project предоставляет широкие возможности для анализа хода реализации проекта в виде различных представлений, таблиц и отчетов. Как мы отмечали выше, любой проект должен быть проанализирован с точки зрения сроков, ресурсов и затрат. В качестве основных форм получения плановой и фактической информации могут быть использованы следующие:

1. Информация о процессе выполнения задач:

1) задачи, выполняемые в текущий момент, – группа отчетов

Рис. 17. Диаграмма Ганта с линией хода выполнения работ на 12 ноября

Рис. 18. Фактическое состояние реализации проекта на 17 ноября

«Текущая деятельность»;

2) фактические данные по задачам – таблица «Отслеживание» представления диаграммы Ганта:

– список задач, содержащий фактические данные по срокам, проценту завершения, затратам и работе;

4) отклонения в сроках – таблица «Отклонения» представления Лист задач:

– плановые и фактические сроки задач с рассчитанными отклонениями.

2. Информация об использовании ресурсов

1) фактическая и плановая загрузка ресурсов – представление «Лист ресурсов » с таблицей«Трудозатраты»:

– список ресурсов с информацией о фактическом проценте выполнения работ по каждому ресурсу, фактическом и плановом объемах работ;

2) фактическая и плановая загрузка ресурсов в задачах – представление «Использование ресурсов» с таблицей «Трудозатраты»:

– список ресурсов с информацией о фактическом проценте выполнения работ по каждому ресурсу, фактическом и плановом объемах работ в разрезе задач.

3. Информация о стоимости:

1) бюджет проекта – отчет «Бюджет» в группе отчетов «Затраты»:

– плановые и фактические затраты по проекту в разрезе задач;

2) затраты по задачам – таблица «Затраты» представления диаграммы Ганта:

– список задач с данными по плановым и фактическим стоимостям, их отклонениям и оставшимся затратам;

3) перерасход средств на задачи – отчет «Задачис превышением бюджета» в группе отчетов «Затраты»:

– список задач, чья стоимость превысила запланированную;

4) перерасход средств на ресурсы – отчет «Ресурсы с превышением бюджета» в группе отчетов «Затраты»:

– список ресурсов, чья стоимость превысила запланированную;

5) распределение стоимости по ресурсам – таблица «Затраты» представления «Использование задач»:

– список задач с данными по плановым и фактическим стоимостям по каждому ресурсу.

Проведите анализ проекта по введенным данным на 5 ноября. Просмотрите таблицы и отчеты, отражающие ход проекта.

MS Project позволяет перенести не начатые работы на дату отчета проекта с тем, чтобы текущий план точно отражал дальнейшие работы над проектом. Проведем такое перепланирование от даты отчета.

Выполните команду Сервис–Отслеживание–Обновить проект …. Выберите ¤ Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом после… Укажите Для ¤ всего проекта (рис. 19.) Во всех окнах сообщений системы нажмите ОК.

Рис. 19. Перепланирование незавершенных трудозатрат

Теперь текущий план для незавершенных задач будет отличаться от базового (рис. 20).

Рис. 20. Диаграмма Ганта с отслеживанием после перепланирования работ

В случае если разрыв между базовым и текущим планами стал слишком большим и рассматривать отклонения от базового плана просто не имеет смысла, можно рассматривать текущий график как базовый при завершении работ по проекту. Сохраните его как базовый командой Сервис–Отслеживание–Сохранить базовый план…