У природничо-наукових музеях сировинні матеріали реєструються в книзі обліку сировинних наукових матеріалів

Предмети, що надійшли в музей на тимчасове збереження, вносяться в книгу надходжень у тимчасове користування. Повертаються вони по акті, що складається за розпорядженням директора і підписується головним хоронителем, завідувачем фондовим підрозділом, що зберігав предмет, і особою, що тимчасово прийняло його на матеріально відповідальне збереження.

Ціль книг надходжень як державного документа охоронного порядку - зареєструвати предмет під визначеним номером і дати короткий його опис, що виключає підміну предмета, а у випадку втрати або крадіжки полегшуючий його розшук. Проте унікальні матеріали завжди записуються індивідуально. Груповий запис предметів з дорогоцінних матеріалів і дорогоцінних каменів також забороняється.

Таким чином, поняття одиниця обліку й одиниця збереження, можуть позначати як окремий музейний предмет, так і групу предметів (колекцію, комплект), якщо вони зареєстровані в облікових документах під одним номером.

Реєстрація в книзі надходжень музейних предметів виробляється з урахуванням усіх зведень, зафіксованих в актах прийому і польової документації. Опис предмета робиться на основі результатів його атрибуції, отриманих до моменту його первинної реєстрації. Унікальні предмети в обов'язковому порядку фотографуються. У книзі надходжень фіксуються також дані про час, джерело, спосіб надходження предмета, його схоронності, вартості (при покупці), супровідних документах. Проставляється номер акта, дата запису.

Книга надходжень, як документ охоронного порядку, до заповнення оформляється відповідним чином: аркуші пронумеровуються, прошнуровуються, книга підписується й опечатується печаткою вищої інстанції. Усі записи робляться чітко, розбірливо, без підчищень, а їхнє виправлення допускається лише в крайніх випадках, при цьому старі і нові записи повинні чітко читатися. Незначні виправлення завіряються спеціальним записом у примітках книги за підписами директора і головного зберігача, завідувача відділом обліку, зберігача предмета. Підписи скріплюються печаткою музею. Всі істотні виправлення в книзі надходжень (атрибуція, схоронність, розмір, матеріал і т.п.) робляться тільки на підставі спеціальних актів, підписаних директором або його заступником по науковій праці, головним хоронителем, завідувачем фондовим підрозділом, і завіряються відповідальним за первинний облік особою.

Юридичні документи первинного обліку ретельно зберігаються; доступ до них має обмежене коло осіб. Тому вже на стадії первинного обліку створюється система картотек - карткових, а в останні роки й електронних. Особливо необхідна облікова картотека, що виконує інформаційну функцію книги надходжень. Складові її картки ідентичні по змісту записам у книзі надходжень і розташовані в порядку її номерів. На тимчасові надходження також складається картотека, систематизована по джерелах надходження.

Після реєстрації в книгах надходжень предмети передаються у фондові підрозділи хоронителям по актах на матеріально-відповідальне збереження (див. Додаток № 5). При цьому музейні предмети, на відміну від науково-допоміжних матеріалів, проходять другий етап обліку - інвентаризацію, що являє собою основну форму вивчення, опису і наукового визначення предметів основного фонду. Здійснюється вона за допомогою книг наукової інвентаризації - наукових інвентарів. Будучи юридичними документами, вони оформляються так само, як і книги надходжень.

Запис у науковий інвентар робиться тільки предметно і відповідно до встановленої інструкції формою (див. Додаток № 6, 6-А). Вона ґрунтується на подальшої, більш глибокій роботі фахівця з визначення музейного предмета. У науковому інвентарі дається точне найменування предмета, його докладний опис з переліком усіх наявних клейм, монограм, підписів і написів. Вносяться дані про автора, місце і час створення і побутування, історії предмета, що стосуються його публікаціях, матеріалі і техніку виготовлення, розмірі і вазі (для предметів з дорогоцінних металів і каменів), ступеня схоронності. У відповідних графах вказуються облікові позначення, старі облікові позначення (якщо вони маються), номера фотонегативів (якщо предмет сфотографований), дані про джерело і спосіб надходження, ціну.

Музейні предмети при інвентаризації систематизуються у відповідності зі структурою (будовою) основного фонду. Тому кожен фондовий підрозділ звичайно має кілька наукових інвентарів, відповідно до прийнятого в ньому класифікацією по групах музейних предметів. Наприклад, у підрозділі образотворчих джерел здобутків живопису, графіки, скульптури будуть вноситися в різні книги. Кожна з них має своє позначення, що дозволяє визначити приналежність книги і заінвентаризованого в ній предмета до конкретного фондового підрозділу і групи, утвореної усередині нього. Приналежність до підрозділу образотворчих джерел може позначатися буквою И, а до групи скульптури - буквою С.

Кожен предмет, записаний у науковому інвентарі, одержує свій номер, що проставляється на ньому й у книзі надходжень. Таким чином, музейний предмет у підсумку знаходить два номери: по книзі надходжень і по науковому інвентарі. Його повне облікове позначення може виглядати, наприклад, так: ГИМ-КП1245 З137

Проставляючи облікове позначення, важливо не завдати шкоди зовнішньому виглядові предмета і разом з тим нанести його так, щоб воно було доступно для огляду зберігачів і дослідників, не зіпсувалось, не стерлося. Наприклад, на металевих предметах воно проставляється емалевою фарбою, а на керамічних олійною фарбою або тушшю.

Як правило в експозиціях більшості великих музеїв представлена лише невелика частина їхніх колекцій, за різними оцінками, приблизно 1-5%. Тому проблема розширення доступу до культурних цінностей, що зберігаються, досить актуальна. В окремих музеях стосовно до деяких колекцій використовується форма відкритого збереження фондів, що дозволяє відвідувачам оглядати кожний із предметів, що знаходяться в спеціально обладнаному для цього фондохранилище. Така система збереження неминуче погіршує режим збереження предметів, особливо світловий, тому для деяких матеріалів вона неприйнятна. Відкрите збереження фондів більш безпечно для тих матеріалів, що у найменшій мірі страждають від впливу навколишнього середовища - кераміка, безбарвне скло, деякі види металів, вироби з каменя.