Расходы на командировки

Служебная командировка – это поездка работника по решению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Если работник направлен по распоряжению работодателя в обособленное подразделение головной организации (представительство, филиал), которое находится вне места постоянной работы, то такая поездка также является командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.

Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например возмездного оказания услуг или подряда), командировкой не считается. Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения считается частью его вознаграждения по договору.

Если налогоплательщик применяет метод начисления, датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При применении кассового метода командировочные расходы следует признавать в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. Причем сумма признанных расходов не должна превышать сумму выданного работнику аванса. Если в авансовом отчете зафиксирован перерасход, то сумма превышения фактически понесенных командировочных расходов над суммой выданного аванса может быть включена в состав расходов только после погашения соответствующей задолженности перед работником.

Авансовый отчет утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя.

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:

- командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма N Т-10). Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы РФ (кроме поездок в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории РФ и в указанные государства - участники СНГ заполнение реквизитов «прибыл-убыл» предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;

- документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения;

- документов, подтверждающих расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- документов, подтверждающих иные расходы, связанные с командировкой.

Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Закона РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов налогоплательщик при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (в частности приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № № Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (Письмо МФ РФ от 14.09.2009 № 03-03-05/169).

К расходам на командировки относятся расходы на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- суточные или полевое довольствие;

- наем жилого помещения, включая расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Данный перечень расходов не является исчерпывающим, поэтому налогоплательщик может отнести к командировочным и другие, не поименованные в нем расходы, которые обусловлены командировкой.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и день приезда).

Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя. В расходах, принимаемых в целях налогообложения, суточные учитываются в размерах, установленных коллективным договором налогоплательщика. Нормы суточных для целей налога на прибыль с 1 января 2009 г. отменены.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. При оптравлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие.

Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки.

Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории РФ выплачиваются по нормам, установленным для командировок для России. Суточные в день пересечения границы оплачиваются по нормам, установленным для страны въезда.

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице и оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостинице и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то в налоговом учете эти расходы учитываться не должны.

Расходы по проживанию должны быть подтверждены документально (счетами гостиниц, квитанциями об оплате гостиничных услуг и т.п.). Документально не подтвержденные расходы не могут учитываться в целях налогообложения прибыли.

Если в счете гостиницы отдельной строкой выделена стоимость питания (обычно завтраков), то эти затраты не должны учитываться в целях налогообложения.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету, соответственно, в расходах не учитываются.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

- стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.п.);

- оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

- плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

- сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при условии их документального подтверждения (кассовый чек или бланк строгой отчетности, приложенный к авансовому отчету) и экономической обоснованности. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (Письмо МФ РФ от 27.08.2009 № 03-03-06/2/162).

При направлении работников в загранкомандировки налогоплательщики могут приобретать авиабилеты у иностранных операторов. В этом случае информация на авиабилете, возможно, будет изложена только на иностранном языке. Для того чтобы признать в целях налогообложения расходы по такому билету налогоплательщик должен сделать построчный перевод следующих реквизитов: ФИО пассажира, направление и номер рейса, дата вылета, стоимость билета. Можно не переводить условия применения тарифа, правила перевозки и перевозки багажа. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и сотрудником налогоплательщика при условии, что это является его должностной обязанностью (Письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Если работник отправляется в командировку на личном автомобиле, расходы на проезд учитываются в целях налогообложения как расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личного автотранспорта сотрудников. Нормы на выплату таких компенсаций установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что она выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой.