Функции менеджмента и связующие процессы

Выше мы указали четыре первичные функции менеджмента: планирование, организацию, мотивацию и контроль, которые объединены двумя связующими процессами – коммуникацией и принятием решений.

Настало время расшифровать эти понятия. В качестве базовых сведений используем материал предыдущих параграфов.

Функция планирования включает:

• анализ состояния внешней и внутренней среды и прогноз их изменения,
• формирование проблем. (проблемой назовем ситуацию, когда поставленные цели не достигнуты),
• формирование целей,
• формирование критериев, системы предпочтений и ограничений,
• формирование альтернатив достижения целей – стратегий,
• выбор наилучшей альтернативы.

Понятно, что планирование является тем инструментом, который позволяет координировать усилия всех членов организации по достижению поставленных целей. Планированию присущи следующие особенности.

Мы говорили уже о том, что для каждой цели должен быть установлен временной горизонт. Очевидно, что и планирование проводится для того же самого временного интервала. Но на этом интервале жизнь организации, как правило, не заканчивается. Формируются новые цели, для достижения которых необходимо заново осуществлять процесс планирования. Отсюда следует, что планирование не есть одноразовое событие, а должно проводиться непрерывно. Непрерывность планирования обусловлено и непрерывностью изменения внешней среды, к которой организация должна приспосабливаться. Подчеркнем еще один важный момент. Результаты прогнозирования изменения внешней среды всегда вероятностны, причем достоверность прогноза зависит как от протяженности интервала прогнозирования, так и от ряда других факторов. А поскольку планирование базируется на этих результатах, планы не могут быть догмой. Это очень точно подметил один из английских маршалов, заявив: "Планы не имеют никакого значения, но планировать абсолютно необходимо".

Функция организации предусматривает создание определенной структуры, обеспечивающей совместную деятельность членов организации по достижению ее целей. Напомним, что понятие структуры предполагает не только деление организации на подразделения в соответствии с установленными целями и выбранными стратегиями. Должны быть также описаны и взаимосвязи, т. е. четко установлено, кто какую работу выполняет, кто за что конкретно отвечает и кто какими правами (полномочиями) наделен. Мы специально выделили эти слова. Увы, не так уж редки случаи, когда обязанности на человека возлагают, а правами не обеспечивают. Типичный пример. Сотруднику поручают обеспечить высокое качество производственного процесса. На вопрос, имеет ли он право остановить в каких-то ситуациях производственный процесс, сотруднику отвечают: "Нет, не имеете". В результате принятие, при необходимости, решения об остановке неоправданно затягивается: пока подготовят соответствующее обоснование руководству, пока руководство его рассмотрит, пока оно примет решение...Мало кто считает при этом потери.

Передача задач и полномочий лицу, принимающему на себя ответственность за их выполнение, называется делегированием. Подчеркнем еще одну особенность делегирования. Задачи и полномочия по использованию ресурсов организации передаются. Но ответственность за выполнение задачи может быть передана лишь частично, не в полном объеме. Другими словами. Руководитель, ставя перед подчиненным какую-либо задачу, не может снять ответственность с себя, отчитываясь за ее выполнение перед высшим уровнем руководства. Особенно ярко это проявляется в армейских приказах типа "О случаях самовольных отлучек солдат в Таманской гвардейской дивизии и наказании виновных". Читаем: "Указанные нарушения явились следствием того, что командир дивизии не потребовал..., командир полка не организовал..., командир роты лично не контролировал..." Высший руководитель отвечает всегда и за все (и не только в армии): и за дела всей фирмы, и за своих сотрудников. Не случайно Гарри Трумэн в бытность свою президентом США написал на своем столе: "Больше ответственность сваливать не на кого" [14].

Помимо отмеченных в делегировании есть еще две проблемы, зачастую заставляющие руководителей исповедовать принцип "Лучше сделать самому". Во-первых, оно требует вначале детального инструктирования, которое занимает иногда больше времени, чем само выполнение функций. Во-вторых, оно всегда (хотя и временно) сопровождается ухудшением качества выполнения функции [7]. Сама технология делегирования во многом зависит от уровня подготовленности подчиненного к выполнению задания. Так, если этот уровень низкий, то процесс делегирования должен быть структурирован, ориентирован на задачу и иметь характер инструкции: что делать, когда и как. При среднем уровне основной упор делается на двустороннее общение, эмоциональную поддержку и убеждение. При высоком уровне вмешательство руководителя минимально. Он устанавливает и согласовывает с подчиненным цели, и в дальнейшем его роль сводится к контролю [7]. Наблюдение и контроль обязательны во всех рассмотренных случаях делегирования.

Функция мотивации – это создание у членов организации внутреннего побуждения к действиям по достижению целей организации. Уточним – не просто по достижению целей организации. А в соответствии с принятыми стратегиями, планами и делегированными им полномочиями и правами. При этом инициатива работников не должна выходить за рамки указанных ограничений. Функция мотивации реализуется через изучение и удовлетворение (полностью или частично) потребностей сотрудников. Мы уже упоминали выше о необходимости выявления личных интересов членов организации, их направленности и изучения возможностей влиять на эти интересы. Интересы и выступают как проявление потребностей, ожиданий, надежд, опасений, страхов – всего, что движет человеком. И вынесение мотивации в основные функции менеджмента отражает установленный наукой факт: чисто экономический подход к мотивации (через денежное вознаграждение) несостоятелен.

Контроль как функция менеджмента реализует в организации обратную связь, без которой управление не эффективно. Осуществление функции контроля предполагает:

• задание норм и стандартов, которым необходимо следовать. Нормы и стандарты устанавливаются соответствующими нормативными документами,
• измерение результатов деятельности и характеристик и параметров протекающих в организации процессов,
• сравнение их с нормами и стандартами,
• коррекцию деятельности для уменьшения отклонений от норм и стандартов.

Принятие решений. К цели, как известно, можно придти разными путями. И только когда цель не определена, к ней ведут все дороги, что отмечено давным-давно кем-то из великих. Во всех остальных случаях приходится делать выбор. Выбор одной из альтернатив и называется принятием решения. А выбранная альтернатива и есть само решение. Процесс принятия решений осуществляется при реализации всех перечисленных выше функций менеджмента: планирования, организации, мотивации и контроля. В большинстве случаев "принимать решения сравнительно легко. Трудно принять хорошее решение" [14].Следует различать два процесса: выработку решения и принятие решения. Принятие решения – процесс психологический и поэтому во многом определяется личностными характеристиками лица, принимающего решение. Выработка решения – процесс, который можно организовать, структурировать. Выработка решения в организациях часто поручается подчиненным (они "готовят решение"). Для выработки решения иногда приглашаются эксперты и применяются методы экспертного оценивания, используются специально разработанные процедуры (например так называемые организационно-деятельностные игры), а также предназначенные для этой цели программные продукты. Особой формой выработки и принятия решений в условиях несовпадающих интересов (другое, более корректное определение – в условиях стратегического противодействия) являются переговоры. Таким образом лица, принимающие решение, и лица, вырабатывающие решение, часто не одни и те же. Здесь важно подчеркнуть, что эффективность процессов выработки решения и принятия решения обеспечивается разными средствами. Технологии коллективной выработки и принятия решений, экспертные методы, а также принятие решений с помощью голосования будут рассмотрены ниже.

Коммуникация – это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Коммуникация может ставить целью взаимное или одностороннее информирование, или же она может быть ориентирована на выработку решения. Обмен информацией может происходить как между организацией и внешней средой, так и внутри организации. Формы, в которых может осуществляться коммуникация, довольно разнообразны. Это различного рода собрания, совещания, переговоры, выступления с докладами и сообщениями, мероприятия по рекламе и PR (паблик рилейшнз),беседы один на один. Последним, особенно в западном менеджменте, уделяется большое внимание. Считается [7], что это единственный способ эффективного делегирования полномочий. При беседе руководителя с подчиненным главными целями являются установление единой информационной базы по рассматриваемой проблеме, взаимное обучение и выработка одинаковых подходов к ее решению.

В процессе коммуникации участвуют лицо-передатчик информации и лицо-приемник информации. Казалось бы, что прямого канала передачи информации вполне достаточно для осуществления коммуникации. Однако это не так. Без каналов обратной связи качество коммуникации в большинстве случаев весьма низкое. Причем каналов обратной связи должно быть два. Во-первых, передатчик должен убедиться, что его правильно поняли. Во-вторых, приемник должен убедиться, что он правильно понял (рис. 1.2.). Необходимым условием эффективной коммуникации является передача информации на языке партнера. Это требование может быть удовлетворено, если информация содержит смысловую часть (которую можно передать по смыслу, своими словами) и текстуальную часть (которую необходимо передавать дословно).

Рис. 1.2. Функциональная схема эффективной коммуникации.

Повышению качества обмена информацией способствует также разбиение и предъявление информации по блокам и использование не одного, а одновременно нескольких сенсорных каналов – слухового, зрительного и двигательного. Разбиение на блоки можно производить по этапам предполагаемой деятельности, оговариваемой при коммуникации. Или же по ролям, если таковые предусматриваются. Или по логике действия, если оно содержит несколько возможных альтернатив в зависимости от каких-либо факторов.

Развитию умения слушать и слышать посвящено немало специальной литературы. А современной технологии переговоров мы уделяем целую главу.

a