Документальный учет основных средств

Основные средства поступают в организацию в результате приобретения, безвозмездного получения, вклада в уставную деятельность, получения для совместной деятельности, строительства.

Хозяйственные операции по учету поступления основных средств оформляют унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением Роскомстата РФ от 21.01.2003 г. № 7. В соответствии с Методическими указаниями № 91н организации, наряду с унифицированными формами документов, могут по своему усмотрению применять самостоятельно разработанные формы.

Для первичного учета поступления основных средств используются следующие унифицированные формы:

«Акт (накладная) приемки - передачи основных средств» (форма № ОС-1) оформляется при оприходовании объектов, поступивших в порядке строительства, приобретения за плату у других организаций, безвозмездного получения от юридических и физических лиц, внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал, поступления в хозяйственное ведение или оперативное управление, получения в аренду с правом выкупа и приобретения другими путями, не противоречащими действующему законодательству. Акт составляется в одном экземпляре, подписывается всеми членами приемочной комиссии, вместе с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию организации и утверждается руководителем.

«Акт на перевод животных» (форма СП-47). Применяется во всех случаях оформления перевода животных в основное стадо. Документ является универсальным, т.е. используется по всем видам и учетным группам животных. Акт составляет зоотехник, заведующий фермой или бригадир непосредственно в день перевода животных в основное стадо. Оформленные акты, утвержденные руководителем организации или подразделения и подписанные заведующим фермой, зоотехником и работниками, принявшими животных на дальнейшее содержание, используются для записей в книге учета движения животных и птицы. В конце месяца акты вместе с отчетом в движении скота и птицы на ферме (форма № СП-51) сдаются в бухгалтерию.

Затраты по закладке многолетних насаждений и уходу за ними до достижения эксплуатационного возраста оформляют «Актом приема многолетних насаждений» (форма № 404-АПК). Документ используется для оформления приема выращиваемых многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию как по плодовым насаждениям (после наступления плодоношения), так и по защитным насаждениям (после смыкания крон, в возрасте не менее 5 лет). Акт подписывают все члены комиссии, утверждает руководитель организации. Затем техническая документация передается в службу главного агронома.

При приобретении земельных участков и объектов природопользования составляют. Акт на оприходование земельных угодий (форма № 401-АПК). В акте отражается полная характеристика принимаемых на талоне земельных угодий (площадь, вид угодий, место расположения, данные о плодородии, о стоимости и др.). Акт составляется в двух экземплярах для принимающей и передающей стороны. Документ подписывают все члены комиссии (юрист, бухгалтер, экономист, главный агроном, агроном), утверждает руководитель организации, после чего акт передается в бухгалтерию для отражения данных в регистрах бухгалтерского учета. Указанные акты утверждены приказом Министерства сельского хозяйства РФ от 16 мая 2003 г. № 750 «Об утверждении специализированных форм первичной учетной документации.

Аналитический учет основных средств ведется в инвентарных карточках учета основных средств (форма № ОС-6). Инвентарные карточки открываются в одном экземпляре на основании первичных документов и применяются для пообъектного учета всех видов основных средств. Все инвентарные карточки находятся в бухгалтерии в специальной картотеке основных средств, где они группируются применительно к Общероссийскому классификатору по классификационным группам основных средств и по структурным подразделениям организации.

Данные инвентарных карточек суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств. Все основные средства, находящиеся в эксплуатации, закрепляются за подразделениями организации и материально-ответственными лицами. Каждому объекту основного средства присваивается инвентарный номер, который сохраняется за ним до конца эксплуатации. Одним из действенных элементов контроля за сохранностью основных средств является проведение инвентаризации.

Результаты инвентаризации оформляются документально и отражаются в «Инвентаризационной описи основных средств» (форма № инв.-1), которая составляется в трех экземплярах.

В сельскохозяйственных организациях действуют также ведомственные формы инвентаризационных описей, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия РФ от 25.09.1995 года № 271: «Инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птиц и пчелосемей (форма № ИНВ 21-АПК), «Инвентаризационная опись многолетних насаждений» (форма № ИНВ 22-АПК), «Инвентаризационная опись питомников» (форма № ИНВ 23-АПК), «Инвентаризационная опись земельных угодий» (форма № ИНВ 25-АПК).

В случае, если количество объектов основных средств в организации незначительно, аналитический учет ведется в инвентарной книге с указаниями необходимых сведений по их видам и местам нахождения.

Синтетический учет основных средств осуществляется на активном, инвентарном счете 01 «Основные средства», который предназначен для учета наличия и движения объектов, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, в доверительной управлении.

Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается на этом счете в соответствующей доле.

По Дебету счета 01 «Основные средства» отражается остаток основных средств на отчетную дату и их поступление, по Кредиту счета - выбытие основных средств.

К счету 01 «Основные средства» организации могут открывать субсчета в случае необходимости в соответствии с экономическим содержанием хозяйственных операций:

• субсчет 1 «Производственные основные средства основной деятельности»;
• субсчет 2 «Прочие производственные основные средства»;
• субсчет 3 «Непроизводственные основные средства»;
• субсчет 4 «Скот рабочий и продуктивный»;
• субсчет 5 «Многолетние насаждения»;
• субсчет 6 «Земельные участки и объекты природопользования»;
• субсчет 7 «Объекты неинвентарного характера»;
• субсчет 8 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;
• субсчет 9 «Основные средства, полученные по лизингу и в аренду»;
• субсчет 10 «Прочие объекты основных средств»;
• субсчет 11 «Выбытие основных средств».

В синтетическом учете затраты по поступлению основных средств рассматриваются как вложения во внеоборотные активы с отражением на активном калькуляционном счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Поступление основных средств, приобретенных за плату, от других организаций в сумме фактических затрат на приобретение, включая затраты на погрузку, доставку, разгрузку, отражаются следующим образом:

1. акцептован счет-фактура поставщика:

Дебет 08 «Вложения на внеоборотные активы», субсчет 4 «Приобретение отдельных объектов основных средств»,

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

1. отражена сумма НДС по приобретенному объекту:

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 1 «НДС при обретении основных средств»,

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

1. принят объект к учету в составе основных средств:

Дебет 01 «Основные средства»,

Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 4 «Приобретение отдельных объектов основных средств».

При приобретении основных средств иностранную валюту их оценка производится в рублях путем пересчета сумм в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату оприходования основных средств.

Разница между оценкой основных средств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, отраженной на счете 01 «Основные средства», и оценкой на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» относят на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Данная разница не включается в состав курсовых разниц. Стоимость основных средств в иностранной валюте необходимо указывать в инвентарных карточках.

1. отражены фактические затраты на приобретение основных средств в рублевой оценке по курсу ЦБ РФ на момент их формирования:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»,

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

1. приняты к учету основные средства в рублевой оценке по курсу ЦБ РФ на дату принятия:

Дебет 01 «Основные средства»,

Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

1. отнесена разница в оценке основных средств на прочие доходы:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»,

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»,субсчет 1 «Прочие доходы».

Формирование первоначальной стоимости объектов основных средств, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, производится в следующем порядке:

1. в процессе финансово-хозяйственной деятельности организации на сумму затрат:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»

Кредит 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 1 «Расчеты по вкладом в уставный (складочный) капитал».

1. на стоимость оприходования поступивших объектов основных средств от учредителей:

Дебет 01 «Основные средства»,

Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Принятие к учету безвозмездно полученных организаций основных средств по договору дарения отражается по текущей рыночной стоимости следующими бухгалтерскими записями:

1. на текущую рыночную стоимость безвозмездно полученных объектов:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»,

Кредит 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 2 «Безвозмездные поступления»;

1. принят объект в состав основных средств:

Дебет 01 «Основные средства»,

Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

1. в течение срока полезного использования объекта на сумму начисленной амортизации формируются внереализационные доходы:

Дебет 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 2 «Безвозмездные поступления»,

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1 «Прочие доходы».

По объектам, не подлежащим амортизации, списание доходов будущих периодов на прочие доходы осуществляются в конце отчетного года в сумме начисленного износа, учитываемого на забалансовом счете 010.

При регулярной переоценке объектов основных средств (на начало отчетного года) производят следующие записи:

1. на сумму дооценки объекта:

Дебет 01 «Основные средства»,

Кредит 83 «Добавочный капитал»;

1. одновременно на сумму амортизации:

Дебет 83 «Добавочный капитал»,

Кредит 02 «Амортизация основных средств»;

1. на сумму уценки объекта:

Дебет 83 «Добавочный капитал»,

Кредит 01 «Основные средства»;

1. одновременно сумма амортизации списывается записью:

Дебет 02 «Амортизация основных средств»,

Кредит 83 «Добавочный капитал».

Взрослый рабочий и продуктивный скот учитывают в составе основных средств. Способы формирования организацией основного стада могут быть различны и в бухгалтерском учете отражаются в следующем порядке:

1. отражены затраты по переводу в основное стадо телок старше 2-х лет:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 6 «Перевод молодняка животных в основное стадо»,

Кредит 11 «Животные на выращивании и откорме»;

1. оприходованы телки старше 2-х лет в основное стадо:

Дебет 01 «Основные средства»,

Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 6 «Перевод молодняка животных в основное стадо»;

1. акцептован счет сторонней организации на покупную стоимость приобретения взрослых животных:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 7 «Приобретение взрослых животных»,

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

1. отражены затраты по доставке животных в организацию:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 7 «Приобретение взрослых животных»,

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками,

Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и Кредиторами»,

Кредит 23 «Вспомогательные производства» и др.;

1. оприходованы в основное стадо приобретенные животные по покупной стоимости и списаны затраты на их приобретение:

Дебет 01 «Основные средства», субсчет 4 «Скот рабочий и продуктивный»,

Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 7 «Приобретение взрослых животных».

В процессе проведения инвентаризации выявленные неучтенные объекты основных средств принимаются к бухгалтерскому учету в оценке по рыночным ценам как внереализационные доходы организации:

Дебет 01 «Основные средства»,

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»,субсчет 1 «Прочие доходы».

Основные причины выбытия объектов основных средств из организации:

• продажа физическому или юридическому лицу;
• ликвидация ветхих и морально изношенных, а также частичная ликвидация при выполнении работ по реконструкции;
• безвозмездная передача;
• передача в виде имущественного вклада в уставный (складочный) капитал других организаций;
• сдача в аренду, передача по договорам мены;
• недостача и порча объектов, выявленные при проведении инвентаризации;
• стихийные бедствия и прочие обстоятельства форс-мажорные другие причины.

Выбытие основных средств в результате различных хозяйственных операций оформляется типовыми первичными учетными документами и специализированными формами.

В качестве межведомственных типовых форм первичной документации по учету выбытия основных средств в сельском хозяйстве используются:

• акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1);
• акт на списание основных средств (форма № ОС-4);
• акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4а).

Акт формы № ОС-1 составляется в результате продажи или передачи основных средств сторонним организациям, также для оформления внутреннего перемещения объектов из одного подразделения организации в другое. Документ составляется на каждый объект или несколько однотипных объектов, если они имеют одинаковую стоимость и были приняты в эксплуатацию в одном календарном месяце. Акт после составления и оформления комиссией с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию для соответствующей отметки в инвентарной карточке.

Форма № ОС-4 акта используется при оформлении полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных средств). Документ составляется в двух экземплярах, первых экземпляр передается в бухгалтерию как основание для списания объекта, второй остается у работника, за которым был закреплен объект.

Акт формы № ОС-4а применяют при списании автотранспортных средств и приложением документов об аварии; причинах, вызвавших данную ситуацию, если она имела место.

Автотранспортные средства снимают с учета в ГИБДД.

Специализированными ведомственными формами первичной документации по учету выбытия основных средств, утвержденными приказом Министерства сельского хозяйства РФ от 16 мая 2003 года № 750 по согласованию с Роскомстатом России, являются:

• акт на списание многолетних насаждений (форма № 405-АПК);
• акт на выбраковку животных из основного стада (форма № 406-АПК);
• акт на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей (форма № 421-АПК).

Акт формы № 405-АПК используется для оформления списания многолетних насаждений при утрате ими производственного назначения или нецелесообразности их дальнейшей эксплуатации (изреженности свыше 70 % растений на 1 га, стихийные бедствия и т.п.).

Спасение с баланса многолетних насаждений производится только после их полной раскорчевки.

Форма акта № 406-АПК применяется для оформления выбраковки из основного стада продуктивного или рабочего скота животных при утрате ими хозяйственно-полезных качеств (снижение продуктивности; понижение работоспособности вследствие болезней, травм), при передаче на убой; при постановке на откорм или направлении на продажу. При убое животного в акте указывается полученная продукция и ее дальнейшее назначение (использование).

Все акты составляются и подписываются действующей комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в состав которой входят компетентные специалисты, работник бухгалтерии, должностные лица, ответственные за сохранность основных средств.

На основании оформленных актов на списание объектов, переданных бухгалтерской службе, в инвентарной карточке производится отметка о выбытии основного средства.

Инвентарные карточки по выбывшим объектам хранятся в течение срока, установленного руководителем организации, но не менее пяти лет.

Выбытие объекта основных средств признается в бухгалтерском учете организации на дату единовременного прекращения действия условий принятия их к бухгалтерскому учету.

Для синтетического учета выбытия основных средств действующим Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрены следующие счета:

• активный, инвентарный счет 01 «Основные средства» субсчет 11 «Выбытие основных средств». В случае выбытья объектов на счете 01 «Основные средства» по Дебету отражается списание их первоначальной стоимости, по Кредиту списание суммы накопительной амортизации до момента выбытия и остаточной стоимости выбывших основных средств.
• активно-пассивный, сопоставляющий счет 90 «Продажи» (в случае, если продажа объектов основных средств, в частности, животных основного стада является предметом деятельности организации), к которому открывают соответствующие субсчета.
• активно пассивный, сопоставляющий счет 91 «Прочие доходы и расходы» (в случае, если продажа объектов не является предметом деятельности организации).

Доходы и расходы от выбытия объектов основных средств подлежит зачислению зачислению на активно-пассивный, финансово-результативный счет 99 Прибыли и убытки» в качестве операционных доходов и расходов и отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому они относятся.

В случае продажи объектов основных средств другой организации имеют место следующие записи:

1. списана первоначальная стоимость проданного объекта:

Дебет 01 «Основные средства», субсчет 11 «Выбытие основных средств»,

Кредит 01 «Основные средства»;

1. списана сумма начисленной амортизации до момента продажи:

Дебет 02 «Амортизация основных средств»,

Кредит 01 «Основные средства», субсчет 11 «Выбытие основных средств»;

1. списана остаточная стоимость проданного объекта:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

Кредит 01 «Основные средства», субсчет 11 «Выбытие основных средств».

1. начислена выручка от продажи объекта:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»;

1. начислена сумма НДС за проданный объект:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расходы по НДС»;

1. определен и списан финансовый результат от продажи основного средства:
1. прибыль:
   Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 9 «Сальдо прочих доходов и расходов»
   Кредит 99 «Прибыли и убытки»
2. убыток:
   Дебет 99 «Прибыли и убытки»,

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 9 «Сальдо прочих доходов и расходов».

1. Списание объекта основного средства в результате недостачи, обнаруженной при проведении инвентаризации, оформляются следующие записи:
1. на первоначальную стоимость:

Дебет 01 «Основные средства», субсчет 11 «Выбытие основных средств»,
Кредит 01 «Основные средства»;

1. на сумму амортизации:

Дебет 02 «Амортизация основных средств»,

Кредит 01 «Основные средства», субсчет 11 «Выбытие основных средств»;

1. на остаточную стоимость:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Кредит 01 «Основные средства», субсчет 11 «Выбытие основных средств».

1. При ликвидации объекта основных средств в связи с моральным износом, ветхостью в бухгалтерском учете оформляются следующие записи:
1. на первоначальную стоимость объекта:

Дебет 01 «Основные средства», субсчет 11 «Выбытие основных средств»,

1. на сумму амортизации объекта:
   Дебет 02 «Амортизация основных средств»,
   Кредит 01 «Основные средства», субсчет 11 «Выбытие основных средств»;
2. на остаточную стоимость:
   Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,
   Кредит 01 «Основные средства», субсчет 11 «Выбытие основных средств»;
3. оприходованы детали, узлы, агрегаты и другие виды материалов, пригодные для ремонта других объектов, в качестве утиля, лома в оценке по рыночной стоимости:
   Дебет 10 «Материалы»,
   Кредит 91, субсчет 1 «Прочие доходы»;
4. начислена оплата труда работникам при хозяйственном способе осуществления работ по демонтажу, разборке и т.п.:
   Дебет 91, субсчет 2 «Прочие расходы»
   Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
   69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
5. на стоимость услуг, выполненных автотранспортом организации:
   Дебет 91, субсчет 2 «Прочие расходы»,
   Кредит 23 «Вспомогательные производства», субсчет 4 «Автомобильный транспорт»;
6. при подрядном способе ведения работ в соответствии с договором подряда по акцептованной счет-фактуре:
   Дебет 91, субсчет2 «Прочие расходы»
   Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
1. В случае выбытия объекта основного средства в результате вклада (взносы) в уставный капитал другой организации операция отражается в учете в следующем порядке:
1. на первоначальную стоимость объекта:
   Дебет 01 «Основные средства» субсчет 11 «Выбытие основных средств»
   Кредит 01 «Основные средства»
2. на сумму амортизации:
   Дебет 02 «Амортизация основных средств»
   Кредит 01 субсчет 11 «Выбытие основных средств»
3. на остаточную стоимость:
   Дебет 91 субсчет 2 «Прочие расходы»
   Кредит 01 субсчет 11 «Выбытие основных средств»
4. на договорную стоимость:
   Дебет 58 «Финансовые вложения»
   субсчет 1 «Паи и акции»
   Кредит 91 субсчет1 «Прочие доходы».

Синтетический учет выбытия основных средств ведется в журнале-ордере 13-АПК по Кредиту счета 01 «Основные средства», где выделен отдельный раздел.

Журнал-ордер заполняется на основании первичных документов по выбытию и списанию объектов.