Необходимость и целесообразность формализации в работе менеджеров

«Узкие места» основных «рабочих мест» менеджеров, в первую очередь связаны со значительным недостатком времени при выработке решения по каждому заданию (Т_деф.) и требованиями к качеству каждого решения (Т_деф /качество), в процессе каждого рабочего дня. В результате, контроль времени, затрачиваемого на каждую рабочую операцию, становится первоочередной задачей на каждом рабочем месте (РМ). Все операции на РМ принято делить на три основных типа:

· регулярно повторяющиеся изо дня в день;

· периодически возникающие, однотипные;

· новые, ранее не возникавшие и причины их появления.

Анализ основных решаемых задач на РМ различных иерархических уровнях показывает, что по мере карьерного роста и перехода менеджеров на другие, более высокие уровни, задачи становятся все более сложными и, если для нижнего звена менеджеров они отличаются четкой структурированностью, для среднего звена - слабой структурированностью, а высшего звена – не структурированностью (рис. 17.22).

Рис. 17.22. Соотношение наличия методик и алгоритмов решения основных задач для различных иерархических уровней менеджеров

Опытом менеджмента доказано, что для структурированных задач, как правило разрабатывают и используют в практической работе менеджеров конкретные методики решения повторяющихся задач и операций, опирающиеся на определенную последовательность этапов и «шагов» и конкретных действий.

Слабо структурированные задачи можно и целесообразно обеспечивать определенными алгоритмами (последовательностью этапов и «шагов»), где могут быть даже возможные действия по каждому этапу.

Не структурированные задачи сложно, а порой и не возможно обеспечить конкретными методиками, ограничиваясь только обоснованием общих подходов и возможных повторяющихся действий, способных в определенной мере облегчить действия менеджеров, за счет формализации операций, к такого рода формализации принято относить «4-х шаровую методику» работы менеджеров в виде:

1. Структуризации задачи и операций

2. Систематизации последовательности действий и операций.

3. Характеризации, качественных и количественных элементов

4. Оптимизации, как получения определенного решения.

Существует и определенный процедурный подход к новым, не структурированным задачам и выявления действий для нахождения желаемого решения;

1. Определяется точный смысл и цели решения для каждой конкретной задачи, применительно к конкретному РМ.

2. Формируется наиболее общий план и последовательность выполняемых операций в процессе решения проблемы и /или задачи.

3. Устанавливаются потребные ресурсы (в первую очередь люди и время), необходимые для решения конкретной задачи.

4. Определяются и характеризуются основные этапы и «ключевые» элементы, на которые необходимо опираться и/или обращать основное внимание.

5. Описываются последовательности действий и операции в процессе решения однородных и похожих задач.

Такого рода подходы позволяют формализовать работу менеджеров, особенно в тех случаях, когда появляется необходимость принимать группой лиц.

В первую очередь, именно потребности совместной, групповой работы требуют создания и использования авторитетов и общепринятых методик, которые позволяют значительно сократить время, не снижая качества получаемых результатов, особенно за счет снижения уровня риска.

Соотношения желаемого результата («хочу») и его достижения («могу») становится все более эффективным (такое «хочу», которое «могу»).

При групповой работе принято заранее определять определенные «гранитные» условия;

1. Общее существо решаемой проблемы, содержание основных задач и возможные альтернативные направления решения (т.е. наиболее общие граничные условия и целесообразные пути и/или направления решений).

2. Сфера влияния последующих действий и результатов (внутренние факторы, противодействие или использование возможностей, возникших во внешней среде и др.).

3. Граничные условия по времени и др.видам ресурсов, требующихся для достижения желаемых целей.

4. Способы достижения определенных и желаемых целей и возможные варианты в зависимости от SWOT – анализа.

5. Влияние достигнутых целей на повышение конкурентоспособности, повышения имиджности и увеличение прибыльности компании важнейшие влияющие элементы.

6. Наличие необходимых регламентирующих документов для достижения желаемых задач (юридически – правового, экономического и др. характера) и осуществляемых действий.

В результате формализации (от общих подходов для тор-менеджеров до конкретных методик для нижнего звена менеджеров) значительно повышается эффективности работы менеджеров на каждом рабочем месте и становятся понятны требования к уровню квалификации и «скорости» освоения каждого конкретного рабочего места. Становится понятным основное направление (и/или составляющие) для каждого специалиста в компании самоменеджмента в соответствии с общим принципом «обучение на протяжении всей жизни».

Тесты

1. «Узкие места» основных «рабочих мест» менеджеров связаны с:

a. значительным недостатком времени

b. личных устремлений