Правила формирования

Организация является не аморф­ной массой, а упорядоченной систе­мой. Поддерживать эту упорядочен­ность помогает организационная структура. Структура – это организационная характеристика системы, пред­ставляющая собой совокупность устойчивых, системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие си­стемы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность со­ставляющих ее элементов[110].

Организации изначаль­но свойственен системный подход, но наиболее точно со­держание системы, во многом определяющее ее сущность и обусловливающее потенциал, представляет структура как отражение внутреннего строения системы. В этом отраже­нии, представлении, модели изображаются элементы и связи, основой которых является функциональная организация, обусловливающая как выделение составляющих, так и опре­деленную модель их возможного взаимодействия[111].

Организационная структура позволяет организации:

• избежать хаоса и неопределенности – работники понимают, что они должны делать, как им нужно это делать и с кем им следует рабо­тать, а руководители различных подразделений представляют себе, как их работа со­четается с работой других подразделений;

• эффективно взаимодействовать с внешней средой;

• про­дуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, устанавливать четкие взаимосвязи между отдельными подразде­лениями, распределять права и ответственность;

• избежать по­литиканства и фаворитизма в вопросах повышения в должности и продвижения, без точного описания должностных обязанностей не могут быть созданы основы для подготовки других работников к выполнению работ тех сотрудников, которые про­двинуты по службе;

• удовлетворять потребности клиентов;

• дости­гать своих целей с высокой эффективностью.

Организационная структура и поддерживающая документация необхо­димы для любой организации с самого начала ее существования.

Руководитель должен учитывать и некоторые негативные характеристики организационной структуры[112]:

• схемы организационной структуры не показывают важные связи между работниками и организационными единицами, а то, что они показывают, может вве­сти в заблуждение, так как на них не изображены неофициальные линии коммуни­кации и управлен­ческие каналы влияния (телефонные и ком­пьютерные сети дают возможность людям контактировать с другими быстро и эффек­тивно);

• схемы организационной структуры изображают иерархии должностей, подразуме­вая, что чем они выше, тем более важны и влиятельны, что не всегда верно, так как неко­торые работники являются влиятельными при принятии одних решений и лишены вли­яния при принятии других;

• схемы организационной структуры способствуют очень узкому представлению работников о своих должностях, а так как дефиниции должностей означают, чего люди могут не делать, равно как разъяснение того, что они должны делать, то результатом этого является организация, не реагирующая на изменения.

Признаки эффективной ор­ганизационной структуры:

• структура соответствует стратегическим целям орга­низации;

• структура соответствует среде функцио­нирования организации;

• отсутствие противоречий между элемен­тами оргструктуры;

• сведение к минимуму или регулирование влияния индивидуального поведения в организа­ции, структура обеспечивает согласование людей, входящих в организацию, с ее требованиями, а не наоборот;

• структура помогает осуществлять властные функции (структуры устанавливают или определяют, какие позиции являются глав­ными и определяющими с точки зрения иерархии), в которых принимаются решения (направление потока информации для принятия решений главным образом определяется структурой) и в которых выполняется деятельность организации (структура является местом действия организации).

Правила формирования ор­ганизационной структуры[113]:

° наиболее важные (стратегические) виды деятельности должны стать основными звеньями ор­ганизационной структуры, а статус их руководителей должен соответствовать значимости видов деятельности для организации;

° структура должна быть полномас­штабной, она соединяет в целостную систему всех членов органи­зации: коллективных и индивидуальных, в пределах организа­ции не должно быть блоков, подразделений и отдельных людей, изолированных от остальной организации и не включенных в единую сеть структурных системообразующих связей;

° каждый компонент структуры дол­жен обладать определенной автономностью, которая, с одной стороны, позволяет ему функционировать как самостоятельной целостной микроструктуре, а с другой – не должна допускать нарушения целостности и единства структуры организации;

° ор­ганизационная структура должна корректироваться с изменением стратегии организации и внешней среды (меняется статус основных, второстепенных и вспомогательных видов деятельности);

° необходимо активно использовать аутсорсинг – передачу сторонним организациям субподрядов на более качественное, дешевое и быстрое выполнение тех видов деятельности, которые не влияют на конкурентное преимущество организации;

° приоритет выполняемых и желаемых функций над составом звеньев;

° приоритет объективных требований к формированию рациональной ор­ганизационной структуры над субъективными ориентациями коллективов и отдельных работников;

° все аспекты наиболее важных (стратегических) видов деятельности должны быть подотчетны одному руководителю;

° структура должна обладать способностью адаптироваться к изменениям внешней и внутренней среды, к целевой переориентации, к новой стратегии развития;

° связанные между собой виды деятельности должны выполняться скоординированно, посредством встраивания в организационную структуру специальных инструментов взаимодействия;

° рациональная структура – это струк­тура минимальной сложности, естественно, в тех пределах, кото­рые необходимы для обеспечения нормального функционирования организации; чем проще структура, тем легче в ней достичь полной скоординированности всех структурных компонентов и связей; чем сложнее структура, тем легче они дискоординируются (особенно в критических ситуациях), в них ослабляются адаптивные способности и нарушается единство целевой ориентации.

§ 2. Типы организационных связей и варианты интегрирования организационных структур

Организации решают раз­личные задачи и это многообразие решаемых задач порождает разные формы работы, а следова­тельно, и многообразие организацион­ных структур. Структуру организации составляют внутрисистемные межкомпонентные связи. Основой строения организации является соединение – узел связи со всей совокупностью входящих и исходящих каналов. Существуют следующие основные типы соединений в ор­ганизации, на основе которых может быть построено множество струк­тур (рис. 14.1).

Рис. 14.1. Основные типы соединений в организации

По содержанию и функциональному назначению структуры делят­ся следующим образом:

• технологические структуры – совокупность связей технологическо­го процесса изготовления продукции;

• организационно-управленческие структуры – совокупность связей, обеспечивающих упорядоченность, координацию и регулирование де­ятельности организации по достижению ее целей;

• экономические структуры – совокупность отношений экономиче­ского взаимодействия отдельных членов организации;

• социально-психологические структуры – совокупность связей, устанавливающих социальный статус членов организаций; психологиче­ские отношения между людьми.

Организационная структура об­разуется в результате объеди­нения составляющих ее элементов. Наличие иерархии является признаком высо­кого уровня развития организации. Элемент ор­ганизационной структуры – это должностные позиции. Такое объединение дает элементам системы дополнительное преимущество по сравнению с независимым существо­ванием (синергетический эффект), за счет минимизации (по мнению Н. Н. Тренева):

• издержек, что достигается за счет:

° централизованного планирования использования ресурсов и обору­дования;

° экономии на масштабе;

° аккумулирования опыта;

• упущенной выгоды, т. е. не полученной вследствие неиспользо­вания той или иной возможности, на­пример, из-за незнания или реализации альтернативного варианта, что достигается за счет:

° быстрого анализа больших объе­мов динамично меняющейся ин­формации;

° гибкого реагирования;

° аккумулирования опыта[114].

Минимизации издержек соответ­ствуют вертикальные субординационные отношения, которые наи­более адекватны стабильной фор­мализуемой среде. Ми­нимизации упущенной выгоды – го­ризонтальные координационные отношения, которые наи­более адекватны динамичной и плохо формализуемой среде (рис. 14.2).

Рис. 14.2. Типы организационных связей

На тип организационной структуры наиболее существенное влияние оказывают сложность и динамика развития внеш­ней среды (рис. 14.3). В простой стабильной среде опти­мальным образом существуют про­стые организационные структуры. Если внешняя среда начинает усложнять­ся, оставаясь при этом стабильной, то простая организационная структура также усложняется, превращаясь в сложную механическую структуру. Работа сотрудни­ков в таких организациях оценивается по формальным кри­териям:

• соблюдение дисциплины;

• соблюдение регламентов;

• исполнение в срок различныхпла­новых показателей.

Если же среда становится дина­мичной, оставаясь при этом простой, то возрастают накладные расходы и организационная структура распада­ется на отдельные элементы. Естественным примером такого рода является выделение кустарей, ре­месленников, художников, адвока­тов. При усложнении среды формиру­ется органическая структура – струк­тура, существенным образом опираю­щаяся на горизонтальные связи. Оплата труда сотрудни­ков в таких организациях привя­зана к тому вкладу, который приносят со­трудники:

• процент с объема продаж;

• процент от прибыли;

• процент от приносимого

резуль­тата;

• акции фирмы;

• опцион на приобретение акций фирмы.

На практике возможно сочетание вертикальных и горизонталь­ных организационных структур, результатом чего становится сложная (комбинированная) организаци­онная структура.

Варианты интегрирования организационных структур (рис. 14.4)[115]:

• вертикальная интеграция – интег­рация вдоль последовательных про­дуктов производственного цикла, в формах:

° консолидация посредством приобретения организационных структур;

° консолидация посредством слияния организационных структур;

° франчайзинг;

° обмен правами;

° целевая пролонгация договоров о правах и поставках;

• горизонтальная интеграция – ин­теграция вдоль параллельных продуктов производственного цикла, в формах:

Рис. 14.4. Варианты интегрирования организационных структур

° приобретения организационных структур;

° приобретения пакета акций;

° слияния;

° приобретения организационных структур;

° приобретения пакета акций;

° слияния;

° создания ассоциаций;

° создания консультационных органов;

° создания координирующих органов;

° создания общих финансовых органов;

° создания органов управления;

° взаимного обмена акциями;

° взаимного участия в прибылях;

• диагональная интеграция – инте­грация с фирмой, находящейся на другом уровне вертикального произ­водственного цикла и выпускающей параллельные виды продукции (например, приобретение авто­мобилестроительной фирмой завода по производству двигателей для мо­тоциклов и моторных лодок);

• комбинированная интеграция – одновременная интеграция вдоль вер­тикального производственного цикла и по параллельным видам продукции;

• жесткая интеграция – интегра­ция, предполагающая заключение юридически обязывающих соглаше­ний, в формах:

° финансово-промышленных груп­п;

° холдингов;

° концернов;

° франчайзингов;

° приобретения контрольного паке­та акций;

° создания совместных предприя­тий;

• мягкая интеграция – интеграция, не предполагающая заключение юридически обязывающих соглашений, в формах:

° приобретения пакетов акций;

° участия в прибылях;

° обмена информацией.

Структуру формируют прежде всего устойчивые связи и отношения. Залог качества организационной структуры – четкие, достаточно выраженные и сильные связи, ясные, определенные и од­нозначные отношения. Хотя в практике управления возможно существование структур с ослабленными связями, которые образуются при переходе системы из одного состояния в другое.

§ 3. Организационная структура управления: